Учет оплаты труда на примере ООО "Ренессанс"

Алгоритм действия бухгалтера, отражающий порядок операций по оплате труда и связанной с нею  расчётов:

1. начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия с отнесением за счёт соответствующих источников;
2. расчёт всех видов удержаний из заработной платы;
3. расчёт сумм отчислений в социальные фонды от фонда оплаты труда;
4. получение в банке и отражение в учёте наличных денег для выплаты работникам предприятия;
5. выдача и депонирование зарплаты.

Синтетический учёт.

Синтетический учёт расчётов с персоналом (состоящим и не состоящим  в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам) осуществляется на счёте 531 “Обязательства персонала по оплате труда”.  Счёт пассивный, входит в группу счетов обязательств.  На этом счёте отражается состояние расчётов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат. К данному счёту могут быть открыты следующие субсчета:

531.1 «Обязательства персоналу  по оплате труда» 

    531.2. «Обязательства  депонентам» 

По кредиту счёта  отражают начисления по оплате труда, пособий за счёт отчислений на государственное  социальное страхование и других сумм, а по дебиту – удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счёта кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Порядок учёта, начисления и включения заработной платы  в себестоимость продукции, услуг, приобретённых или созданных  активов или списание её на расходы  отчётного периода регулируется положением Национальный Стандарт Бухгалтерского Учета 2 (НСБУ) “Товарно-материальные запасы”, НСБУ₃ “Состав затрат и расходов предприятия ”,  НСБУ₁₁  “Строительные подряды”,  НСБУ₁₃  “Учёт не материальных активов”.

Обязательства по зарплате и премиям, возникают в следующих случаях:

Обязательства по заработной плате (работникам, занятым непосредственно  в производстве), начисление которой  производится за счёт себестоимости. При  этом делаются следующие бухгалтерские  записи:

Дебет счёта 811 ”Основное производство” (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счёта 812 “Вспомогательные производства” (оплата труда рабочим  вспомогательных производств);

Дебет счёта 813 “Косвенные производственные затраты” (оплата труда  цехового персонала и работников обслуживающих производств и хозяйств);

Кредит счёта 531 (на всю  сумму начисленной оплаты труда), если начисленная заработная плата  относится к прямым или косвенным  производственным затратам, она включается в себестоимость изготовленной  продукции, оказанных услуг.

Если заработная плата начислена  работникам, занятым, приобретением  или созданием активов, погрузкой  или разгрузкой материалов и прочими  видами работ, связанных со снабжением, она включается в первоначальную стоимость активов:

Дебет счёта 112  “Незавершённые нематериальные активы”

Дебет счёта 121  “Незавершённые материальные активы” 

Дебет счёта 211  “Материалы”

Дебет счёта 212  “Животные на выращивание  и откорм”

Дебет счёта 213  “Малоценные и  быстро изнашиваемые объекты”

Дебет счёта 217  “Товары”

Кредит счёта 531   “Обязательства персоналу по оплате труда”

Если начисленная заработная плата является расходом текущего периода, она не включается в себестоимость  продукции, а отражается на счетах класса 7 “Расходы” в зависимости от вида деятельности и характера работ в следующем порядке:

Дебет счёта  712 “Коммерческие  расходы”

Дебет счёта  713 “Общие и административные расходы”

Дебет счёта  721 “Расходы инвестиционной деятельности”

Дебет счёта  722 “Расходы финансовой деятельности”

Дебет счёта  723 “Чрезвычайные убытки”

Кредит счёта 531 “Обязательства персоналу по оплате труда”

Если обязательства  не погашаются, так как сотрудник  по субъективным причинам не получил  заработной платы, то всю не выплаченную  в течение 3 дней заработную плату  и другие причитающиеся сотруднику деньги необходимо депонировать, для чего делается запись:

Дебет счёта 531 1 “Обязательства по оплате труда”

Кредит счёта 531 2 “Обязательства депонентам”.

По дебету счёта 531 отражается:

 1) выплата.  Сумма зарплаты, пособий, материальной помощи, выплаченные наличными за счёт фонда оплаты труда,  в корреспонденции со счётом 241 “Касса”.

Оплата труда работникам организаций выдаётся в сроки, установленные  трудовыми и коллективными договорами.

22 марта бухгалтер  ООО «Ренессанс» для получения  денег в банке на выдачу заработной платы предъявляет следующие документы: чек, платёжные поручения на перечисление в бюджет обязательных налоговых  платежей (налог на доходы  с физических лиц, социальное и медицинское страхование).  Банк не в праве выдавать денежные средства, при невыполнении вышеуказанных  операций. На сумму, полученную по чеку, выписываются приходный кассовый ордер (Приложение 8). Выдача заработной платы работникам осуществляется кассиром на основании составленной платёжной ведомости (Приложение 9), в которой работник расписывается о получении денег.  На ООО ”Ренессанс” выдачу заработной платы осуществляет бухгалтер.

Денежные суммы на оплату труда работникам организации  должны быть выданы в течение трёх рабочих дней, включая день получения  наличных средств в банке. Если в течение данного срока по каким-либо причинам деньги не были выданы работнику, лицо, ответственное за их выдачу, в платёжной ведомости против фамилии таких лиц ставит штамп или делает пометку от руки “Депонировано”. Затем на основании платёжной ведомости заполняется реестр не выданной зарплаты.

В реестр заносятся следующие  данные:

его фамилия, имя и  отчество;

размер депонированной суммы

Ведение реестра не выданной зарплаты может не осуществляться, если в организации ведётся книга учёта депонированной заработной платы.

Депонированные суммы  должны быть выплачены по первому  требованию работника. На них составляется объявление на взнос наличными и  не полученные денежные средства сдаются  в обслуживающее отделение банка.

На сданную сумму в обязательном порядке составляется расходный кассовый ордер. Депонированная сумма на оплату труда отражается в бухгалтерском учёте до истечения срока исковой давности, составляющего 3 года. В течение данного срока работники, не получившие денег, имеют право потребовать их выплату.  В этом случае выдача депонированной суммы осуществляется по расходному кассовому  ордеру. По истечении указанного срока (3 года)  сумма не востребованной депонированной заработной платы, подлежит зачислению в состав доходов предприятия и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке.

На сумму выданной заработной платы по платёжной ведомости  бухгалтер расходный кассовый ордер (Приложение 10).

2) Отражаются удержания и вычеты:

• Сумма удержанного подоходного налога отражается в корреспонденции с кредитом счёта 5347  “Обязательства по подоходному налогу с физических лиц”;
• Удержания в Пенсионный фонд. На этот вид удержаний  составляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет счёта 5311  “Обязательства персоналу по оплате труда”

Кредит счёта  533 1 “Обязательства социальному фонду”.

• Индивидуальный взнос на медицинское страхование

Дебет счёта 5311 “Обязательства по оплате труда”

Кредит счёта 5333  “Обязательства  по медицинскому страхованию”.

• Удержания за допущенный брак, а также сумм в возмещение морального ущерба, причинённого работником предприятию, отражается записью Дебет счета  531  “Обязательства по оплате труда” Кредит счета 2274  “Краткосрочная дебиторская задолженность по возмещению морального ущерба”;
• Удержания по исполнительным листкам, отражаются в корреспонденции  с дебетом счёта 2275  “ Краткосрочная дебиторская задолженность персонала”;

3) Задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм, излишне выплаченных в результате неверно произведённых расчётов;

После начисления зарплаты производится зачёт выданных авансов работникам в пределах начисленной оплаты труда и составляет запись:

Дебет счета  531 “Обязательства персоналу по оплате труда”,

Кредит счета 227  “Краткосрочная дебиторская задолженность персонала  по оплате труда”.

4) Выдача авансов работникам:

Дебет счета  531 “Обязанности персонала по оплате труда”,

Кредит счета  241  “Касса”,

Если в конце отчётного  периода появляется дебетовое сальдо  по счёту 531 “Обязательства персоналу  по оплате труда”, оно списывается на счёт 227  “Краткосрочная дебиторская задолженность персонала”, так как План счетов не предусматривает активно-пассивных счетов, а данная сумма предусматривает дебиторскую задолженность, составляя  часть актива баланса путём составления бухгалтерской записи:

Дебет счета  227.1   “Краткосрочная дебиторская задолженность  персоналу”

Кредит счета    531.1 “Обязательства по оплате труда”

(на сумму остатка  по дебету 531 1)

В начале следующего отчётного  периода в финансовом учёте сальдо счёта  227.1 “Краткосрочная дебиторская задолженность персоналу”  списывается на счёт 531.1 “Обязательства персоналу по оплате труда” обратной бухгалтерской записью

Дебет счета  531  “Обязательства по оплате труда”

Кредит счета    227.1 “Краткосрочная задолженность  персонала”.

Если вследствие зачёта авансов счёт 531  “Обязательства персоналу по оплате труда” имеет  кредитовое сальдо, то оно остаётся на этом счёте и отражается в пассиве  баланса.

При журнально-ордерной форме учёта  для оформления операций по кредиту  счета 5311 “Обязательства по оплате труда” отдельный журнал-ордер не ведётся.  Также синтетический учет может осуществляется при помощи специализированных бухгалтерских программ «1С бухгалтерия» и др.. Первичный бухгалтерский учет осуществляется на бланках типовых межведомственных форм, а также бланках, разработанных бухгалтерами предприятия.

Рассмотрим  порядок  отражения начисленной и направленной к выплате заработной платы, а  также сумм подлежащих удержанию  у работников ООО “Ренессанс”  за март 2004 г.

   На основании расчётов, произведённых в книге по зарплате (Приложе -     ние11), а также ведомости по распределению начисленной зарплаты (Приложение 12) мы составим бухгалтерские записи.

В марте  начислена заработная плата работникам:

ремонтно-пошивочного  цеха:

Дебет счёта 811 “Основное производство” на сумму 8634,30 лея.

Работникам, обслуживающих  основное    производство

Дебет счёта 813 “Косвенные производственные затраты” на сумму 2371,40 лея.

Работникам административно-управленческого  персонала:

Дебет счёта 713 “Общие и  административные расходы” на сумму 1926,40 лея.

Кредит счёта 531 “Обязательства персоналу по оплате труда” на сумму 12632,10 лея.

В марте из кассы выдан  аванс:

Дебет счёта 531 “Обязательства по оплате труда”

Кредит счёта 241 “Касса”- на сумму 4558,1 лея.

Из зарплаты работников за март месяц удержаны следующие  суммы:

а) суммы подоходного  налога:

Дебет счёта 531 “Обязательство по оплате труда”

Кредит счёта 5347  “Обязательства по подоходному налогу с физических лиц” на сумму 721 лей.

б) суммы в Пенсионный фонд

Кредит счёта 5331 “Обязательства по расчёту с социальным фондом”  на сумму 252,60 лея

в) суммы в фонд обязательного  медицинского страхования

Кредит счёта 5333 «Обязательства по  обязательному медицинскому страхованию»   на сумму 252,60 лея.

Суммы составленных операций затем регистрируются в главной книге (Приложение 13) по счёту 531“Обязательство по оплате труда”  в строке “март”.

Данные главной книги  служат для заполнения баланса по строке 870 “Обязательства по оплате труда”.

Аналитический учёт

Аналитический учёт заработной платы ведётся в расчётно-платёжных ведомостях, карточках учёта выработки, лицевых счетах работников.

Документы, обобщающие данные  о причитающейся и подлежащей выплате зарплате, называется расчётной  и платёжной ведомостями. Причитающийся заработок показывается в этих ведомостях раздельно по цехам и отделам предприятия, категориям работников, видам выплат, т.е. в разрезе, который необходим для контроля за использованием фонда оплаты труда и составления различных справок и отчётности. Таким образом, расчётные и расчётно-платёжные ведомости выполняют двойную функцию: во-первых, по ним производят расчёт с работниками, во-вторых, они являются формой аналитического учёта к счёту 531 “Обязательства персоналу по оплате труда”, показатели которого также используются для составления отчёта по труду.

Для расчёта зарплаты, выплачиваемой повремённо из табелей  переносят данные о фактически отработанных днях и целодневных простоях, об отработанных часах, часах внутрисменного простоя, количестве дней, пропущенных по болезни или другим причинам, указывают расценку или месячный оклад работника.