Учет товарных операций в оптовой торговле

    При приемке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер тщательно их проверяет по существу, с формальной стороны и арифметически. Необходимо проверить правильность переноса остатков товаров и тары из предыдущего отчета; полноту и своевременность оприходования поступивших и правильность списания выбывших товаров и тары путем контроля переноса сумм в отчет из первичных документов, соответствие дат первичных документов отчетному периоду; наличие доверенностей покупателей при отпуске товаров по мелкому опту и самовывозом; наличие распоряжения руководителя и главного бухгалтера на внутренний отпуск товаров с одного склада на другой; правильность и полноту заполнения всех реквизитов первичных документов, особенно наличие всех подписей, подтверждающих приемку и отпуск товаров и тары, сквозную нумерацию выписанных на складе товарных (товарно-транспортных накладных); а также, подсчет итогов и выведение остатков товаров и тары на конец отчетного периода. Одновременно бухгалтер ведет учет бланков строгой отчетности: доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и товарных (товарно-транспортных) накладных. Обнаруженные бухгалтером при проверке отчета ошибки исправляет материально ответственное лицо. Факт проверки и приемки отчета бухгалтер подтверждает своей подписью в отчете. Последующая бухгалтерская обработка проверенного отчета заключается в отражении хозяйственных операций по поступлению и выбытию товаров и тары на счетах бухгалтерского учета. При ручном ведении учета бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям сначала указывают в первичных документах, а затем на бланке отчета производят группировку сумм по корреспондирующим счетам.

    Аналитический учет товаров и тары на оптовых  складах в стоимостном выражении. Аналитический учет товаров и тары на оптовых предприятиях в суммовом выражении ведут по местам их хранения и центрам материальной ответственности. Регистры аналитического учета позволяют контролировать остатки товаров и тары на отчетные даты, группировать в разрезе корреспондирующих счетов поступление, выбытие товаров и тары, товарооборот оптового предприятия и прочие обороты.

    При журнально-ордерной форме учета  аналитический учет товаров и тары на оптовых предприятиях ведут в ведомости и журнале-ордере № 1. Эти регистры открывают ежемесячно каждому материально ответственному лицу (бригадиру) и из регистров прошлого месяца в ведомости записывают остатки товаров и тары на начало отчетного месяца. Каждому отчету в регистрах отводится одна строка. После сверки остатков товаров и тары на начало отчетного периода в отчете и в ведомости журнала-ордера итоговые сгруппированные данные по корреспондирующим счетам из приходной части товарного отчета переносят в ведомость, а из расходной части — в журнал-ордер, где также записывают остатки товаров и тары на конец отчетного периода и сопутствующие записи. Результаты инвентаризации товаров и тары на основании сличительной ведомости записывают отдельной строкой: излишки товаров и тары — в ведомости, а недостачи — в журнале-ордере. Остатки товаров и тары после инвентаризации в журнале-ордере указывают на основании инвентаризационной описи.

    В конце месяца в журнале-ордере № 1 и ведомости к нему сначала подсчитывают итоги по аналитическим счетам материально ответственных лиц балансовым методом сверяют данные каждого раздела регистра, производят сверку стоимостного и натурально-стоимостного учета товаров и тары. Затем составляют сводный журнал-ордер № 1 и ведомость к нему по счету 41 «Товары», в котором каждому материально ответственному лицу отводится одна строка. Общие итоги сводного регистра сначала проверяют балансовым методом, а затем методом встречной проверки сумм по корреспондирующим счетам с другими учетными регистрами. Итоговые данные журнала-ордера № 1 по кредиту счета 41 «Товары» в дебет разных счетов записывают в Главную книгу.

2.4. Инвентаризация товаров  на оптовых складах  и учет ее результатов

    Инвентаризацию товаров и тары на оптовых складах проводят с целью контроля за их сохранностью, соблюдением условий хранения товарно-материальных ценностей, проверки рабочего состояния весоизмерительного оборудования, ведения складского учета, выявления неходовых, залежалых, с истекающими сроками реализации, подлежащих уценке товаров, их порчи, боя, применения мер к сокращению товарных потерь и приведения учетных данных в соответствие с фактическим наличием ценностей.

    В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем предприятия.

    Инвентаризацию  товаров и тары в обязательном порядке проводят: при смене собственника или реорганизации предприятия; при ликвидации предприятия; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя предприятия или материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

    Порядок инвентаризации товаров и тары на оптовых складах регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 г., № 54.

    Инвентаризацию  товаров и тары на оптовом складе проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя администрации оптового предприятия. Количество членов инвентаризационной комиссии определяется исходя из объемов инвентаризируемых ценностей и числа материально ответственных лиц. В состав комиссии включают опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, первичный учет и порядок инвентаризации. С целью исключения условий для злоупотреблений запрещается назначать председателем комиссии для инвентаризации ценностей в одном предприятии одного и того же работника два раза подряд. При проведении инвентаризации ценностей после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя страховой компании. При проведении инвентаризации ценностей в отсутствие материально ответственного лица (болезнь и т. п.), а также после хищений, краж, ограблений в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя милиции, местного Совета депутатов.

    Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором также указывают объекты, порядок и продолжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. Распоряжение регистрируют в книге учета инвентаризаций и под роспись в данной книге вручают председателю комиссии за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации. Внезапность инвентаризации — важнейший принцип ее проведения. Категорически запрещается доводить до сведения материально ответственных лиц сроки намечаемой инвентаризации.

    Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товаров и тары на складе. Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение правил и сроков проведения инвентаризации, за полноту и точность отражения в описи выявленных фактических остатков ценностей, за правильность отражения отличительных признаков и цен товаров, за качество оформления и своевременность представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию, за правильность оформления поступления ценностей в период инвентаризации.

    На  оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров и  тары инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:

    ♦    пломбирует входы и выходы (кроме  одного) всех помещений, где хранятся ценности;

    ♦    проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования;

    ♦    проверяет и визирует последний  на дату инвентаризации товарный отчет материально ответственного лица с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на... (дата)» и подпись председателя инвентаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию, который служит основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным;

    ♦    берет расписку у материально  ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

    ♦    при бригадной материальной ответственности  с согласия всех членов бригады председатель инвентаризационной комиссии составляет протокол формирования подкомиссий с определением состава каждой и распределением между ними инвентаризируемых объектов.

    В состав каждой подкомиссии должно входить  не менее трех человек: два члена инвентаризационной комиссии, одного из которых назначают председателем подкомиссии, и материально ответственное лицо — член бригады. Проведение инвентаризаций несколькими комиссиями позволяет сократить затраты времени на их проведение и проводить их, как правило, в нерабочее время.

    Проверку  фактического наличия товаров и  тары комиссия проводит в порядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Количество единиц товаров и тары определяет материально ответственное лицо, а председатель и другие члены комиссии контролируют правильность их определения. Товары, находящиеся в таре, упаковке, могут быть записаны в опись на основании спецификации или маркировки по таре, но часть товара выборочно должна быть распакована для проверки их количества и качества. При наличии большого количества весовых товаров результаты каждого их взвешивания член комиссии и материально ответственное лицо записывают предварительно в накопительную ведомость отвесов. По окончании взвешивания всей партии товара ведомость отвесов закрывают, сверяют общий итог количества товаров и переносят его в опись. Составленные по наименованиям отдельных товаров ведомости отвесов служат приложениями к описи. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров и тары со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.

    Сведения  о фактическом наличии товаров  и тары записывают в инвентаризационную опись товаров, материалов и тары в торговле. Отдельные описи с присвоением порядкового номера составляют на товары; порчу товаров; тару; товары и тару на ответственном хранении и т.п. Товары на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в общую инвентаризационную опись и обязательно проверяют, не списаны ли они материально ответственным лицом в расход. Товары и тару, поступившие на склад во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарно-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и отчет не включены». Документы на поступившие во время инвентаризации товары и тару заведующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.

    При инвентаризации товаров и тары описи  составляют в двух экземплярах под  копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценностей — в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной описи являются действительными и заполняются от руки или с использованием ЭВМ. Записи в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с полным заполнением всех реквизитов: наименование товара, номенклатурный номер, обоснование цены (прейскурант, дата и номер договора, протокола согласования цен), единица измерения, цена, количество, сумма и т.д. Исправление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи. Исправления в части наименования товаров, их количества, фасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии.

    На  каждой странице инвентаризационной описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, количество единиц в натуральных показателях независимо от единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т. д.), в которых записаны эти ценности и их стоимость. В процессе заполнения описей производится их сверка по каждой странице. Правильность итоговых данных на каждой странице своими подписями подтверждают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи на последней странице по окончании инвентаризации после записи данных по этой странице и про-черкивания незаполненных строк комиссия указывает в целом по всей описи число порядковых номеров товарно-материальных ценностей, количества единиц всех ценностей в натуральных показателях и их стоимость, что подтверждают своими подписями все члены инвентаризационной комиссии. Здесь же материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку имущества комиссией в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если при инвентаризации товарно-материальных ценностей составлено несколько инвентаризационных описей, то комиссия составляет сводную опись остатков товаров и тары, в которую записывают итоговые данные каждой отдельной описи и подсчитывают общие итоги всех ценностей по предприятию. Все реквизиты на титульной и последней странице сводной описи заполняют в полном объеме.

    Первый  экземпляр инвентаризационной описи, заполненный членом комиссии и экземпляры, заполненные материально ответственными лицами, а также акт о порче, бое, ломе товаров на выявленные при инвентаризации товарные потери и письменное объяснение материально ответственных лиц опричинах образования потерь и недостачи или излишков товаров и тары председатель комиссии в день окончания инвентаризации или на следующий рабочий день передает в бухгалтерию. Материально ответственные лица, сдающие и принимающие ценности, получают в обмен второй и третий экземпляры инвентаризационной описи, составленные членом инвентаризационной комиссии под копирку.

    Контрольная проверка качества проведения инвентаризации товаров на складе. Руководитель предприятия, главный бухгалтер или другие опытные работники по приказу руководителя предприятия проводят контрольные проверки качества инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контрольную проверку проводят в присутствии членов инвентаризационной комиссии в процессе проведения инвентаризации или по ее окончании, но до начала работы предприятия. Количество товарно-материальных ценностей, подвергающихся контрольной проверке, определяет руководитель предприятия в каждом конкретном случае. Результаты контрольной проверки оформляют актом контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей в двух экземплярах, в котором отражают данные по инвентаризационной описи, фактически установленные при контрольной проверке и выявленные отклонения по количеству, цене и сумме товаров и тары, подвергшихся проверке. Акт подписывают лица, проводившие контрольную проверку, председатель и члены инвентаризационной комиссии. Акт передают в бухгалтерию, на основании которого ведут учет проводимых контрольных проверок в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. При установлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки руководитель предприятия назначает новую инвентаризационную комиссию для проведения повторной сплошной инвентаризации. Виновных лиц за допущенные нарушения к проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей привлекают к административной ответственности. Если материально ответственные лица после окончания инвентаризации самостоятельно обнаружат ошибки в описях, то они обязаны немедленно (до начала работы склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссии проверяет такие факты и в случае их подтверждения производит исправления выявленных ошибок в установленном порядке.