Учет товарных операций в оптовой торговле

    От  станции груз принимает экспедитор, с которым заключают договор о материальной ответственности. Экспедитору выдают доверенность на получение товарно-материальных ценностей, которая является бланком строгой отчетности. Доверенность выписывает бухгалтер с полным и точным заполнением всех реквизитов. Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, в доверенности приводят только в том случае, когда в товарном документе не отражено наименование и количество получаемых ценностей. Срок действия доверенности определяют продолжительностью получения и вывоза товарно-материальных ценностей по соответствующему документу, но он не должен превышать 15 дней. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия или их заместители, их подписи заверяют печатью. Выдачу доверенностей регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей с последующей отметкой об использовании или возврате. Отметки об использовании доверенности бухгалтер производит два раза: во-первых, после получения и сдачи груза экспедитором на склад оптовой базы на основании счета поставщика и, во-вторых, по товарному отчету материально ответственного лица, оприходовавшего товары по данному документу.

    Неиспользованные  доверенности по истечении срока  их действия экспедиторы возвращают в бухгалтерию, они аннулируются путем перечеркивания либо специальным штампом. В журнале учета выданных доверенностей бухгалтер делает отметку о возврате, а аннулированные доверенности подшивает в специальную папку, где их хранят в течение года. Лицам, не отчитавшимся за ранее выданные доверенности, новые доверенности не выдают.

    Контроль  за соблюдением правил оформления, выдачи и использования доверенностей возложен на главного бухгалтера предприятия.

    Товарная  контора станции железной дороги в обмен на доверенность выдает представителю оптового предприятия железнодорожную накладную для приемки груза. Экспедитор в присутствии представителя железной дороги проверяет исправность вагона (контейнера), наличие и целостность пломб, соответствие оттисков печати на пломбах отправителя груза данным, указанным в железнодорожной накладной, и т.п. При отсутствии расхождений грузы, прибывшие в исправных вагонах, выдают получателю без проверки его массы, состояния и количества мест, о чем производят отметку в железнодорожной накладной за подписью начальника отделения железной дороги, заверенную печатью. После вскрытия вагона (контейнера) экспедитор оптового предприятия проверяет целостность упаковки, соответствие качества товара по маркировке данным, указанным в спецификации, упаковочных ярлыках, которые вложены в вагон (контейнер) и осуществляет приемку груза по количеству мест или весу.

    В случаях обнаружения повреждения  вагона (контейнера), целостности пломб отправителя и обнаружения недостачи или порчи груза по вине железной дороги по требованию грузополучателя или по инициативе транспортного предприятия для приемки товаров по количеству и качеству формируют комиссию из представителя оптового предприятия, экспедитора и представителя железной дороги. По факту повреждения вагона, отсутствия пломб на них, обнаружения пломб с неясными оттисками, просрочки доставки груза, простоя вагона, утраты документов и т.п. комиссия составляет акт общей формы в трех экземплярах. Недостачу товаров, не превышающую нормируемых потерь при транспортировке, комиссия фиксирует в железнодорожной накладной. Подпись представителя железной дороги заверяют печатью. Потери товаров в пути в пределах установленных норм убыли списывают на затраты получателя.

    На  выявленную недостачу товаров или  их порчу в других случаях комиссия составляет коммерческий акт в трех экземплярах. В нем указывают наименование товара, его количество или массу по документам поставщика и полученного фактически, что позволяет определить сумму ущерба. Дату и номер составленного акта указывают в железнодорожной накладной и товарной накладной поставщика. Первый экземпляр акта общей формы и коммерческого акта передают представителю железной дороги, второй — прикладывают к отчету материально ответственного лица, оприходовавшего товары, третий — сдают в бухгалтерию оптового предприятия, на основании которого транспортной организации предъявляют претензию.

    При доставке товаров со станции железной дороги на склад оптовой базы на каждую поездку оформляют товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах. Она подтверждает факт доставки груза, его класс, массу, обеспечивает учет работы грузового автомобиля и позволяет определить стоимость услуг за перевозку товаров для осуществления расчетов между оптовым и автотранспортным предприятиями.

    Документальное  оформление и порядок приемки товаров и тары по количеству, ассортименту и качеству. Приемка товаров по количеству и качеству производится в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь 26 апреля 1996 г., № 285, ГОСТами, другими нормативными документами и договорами с поставщиками.

    Приемку товаров по количеству и качеству, поставляемых поставщиком в открытой или поврежденной таре, осуществляет экспедитор оптового предприятия в момент приемки товаров на станции железной дороги; на складе поставщика — при самовывозе товаров; заведующий складом — на складе оптового предприятия при приемке от экспедитора оптового предприятия или поставщика при централизованной доставке товаров.

    Доставленные экспедитором на склад оптового предприятия товары, поставляемые поставщиком в закрытой исправной таре, заведующей складом в присутствии товароведа принимает по количеству единиц, ассортименту и качеству. Приемка товаров на складе покупателя по качеству должна быть проведена не позднее 10 дней, а по скоропортящимся продуктам — в течение 24 часов. Приемка товаров на складе покупателя по количеству должна быть проведена при одногородних поставках не позднее 10 дней, при иногородних — не позднее 20 дней, а по скоропортящимся продуктам — в течение 24 часов.

    По  маркировке на ящиках, пачках, коробках материально ответственное лицо подсчитывает количество единиц, массу, проверяет сортность, комплектность продукции, отпускные цены на товары и тару и сверяет их с данными товарной или товарно-транспортной накладной поставщика. В случае выявления несоответствия между фактическим количеством и качеством поступивших товаров и тары с данными сопроводительных документов поставщика приемку товаров приостанавливают и возобновляют после создания комиссии.

    В комиссию входят представители покупателя, поставщика (или по его поручению представитель от иного юридического лица, местного органа управления или самоуправления, выделенного с их согласия) и материально ответственное лицо, принимающее груз. Покупатель должен вызвать представителя поставщика не позднее 24 часов, а по скоропортящимся товарам—немедленно после обнаружения недостач, пересортиц и т.п. или в сроки, установленные договором или законодательством. Вызов представителя иногороднего поставщика обязателен только в случаях, предусмотренных договором или условиями поставки. При неявке представителя поставщика в срок или с его согласия по договору в комиссию включают:

    ♦    при приемке продукции (товаров) по количеству—компетентного представителя общественности, назначенного руководителем оптового предприятия из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета, или постоянного представителя вышестоящего органа управления, в случаях, когда продавец и покупатель являются его субъектами хозяйствования;

    ♦    при приемке продукции (товаров) по качеству—представителя органа, осуществляющего государственный контроль качества товаров, если это предусмотрено законодательством или договором (центра гигиены и эпидемиологии Министерства здравоохранения, центра стандартизации и метрологии Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации и др.).

    Экспертизу  нестандартных товаров, а также  явно недоброкачественных, испорченных  продуктов, не требующую специальной медицинской компетенции, осуществляют товароведы оптового предприятия или представители инспекции по качеству.

    Гигиеническую экспертизу пищевых продуктов представители  санитарно-эпидемиологической службы проводят только при наличии специфических санитарно-эпидемиологических показаний.

    Представители другого юридического лица или общественности для участия в приемке товаров обязаны представить надлежаще оформленное и заверенное печатью юридического лица или профсоюзного комитета покупателя разовое удостоверение на участие в приемке.

    В случае отсутствия профсоюзной организации  у покупателя с согласия продавца покупатель осуществляет приемку товаров  по количеству и качеству самостоятельно и комиссию по приемке формирует в одностороннем порядке.

    По  результатам приемки товаров  по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. В акте подробно описывают выявленные дефекты и их причины, дают подробные выводы и предложения комиссии по выявленным недостачам и пересортицам, указывают приложения: упаковочные ярлыки тарных мест, пломбы тарных мест, транспортные документы и др. Дату и номер составленного акта указывают в товарной (товарно-транспортной) накладной поставщика. Первый экземпляр акта высылают поставщику, второй — прикладывают к отчету материально ответственного лица, третий — передают в бухгалтерию.

    На  основании надлежаще оформленных  и утвержденных руководителем предприятия актов об установленных расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров на сумму причиненного ущерба оптовое предприятие:

    ♦    предъявляет поставщику претензию, если ему была произведена предварительная оплата;

    ♦    заявляет частичный отказ от оплаты за предъявление частично бестоварного счета (отказ предъявляет в обслуживающее отделение банка);

    ♦    при расчетах платежными требованиями-поручениями  оплачивают только за фактически поступившие  товары.

    На  фактически поступившие товары и  тару заведующий складом выписывает карточку складского учета в двух экземплярах и подписывает ее. При отсутствии расхождений по количеству и качеству заведующий складом в получении груза расписывается в товарных документах поставщика, указывает на сумму принятых товаров и тары и заверяет свою подпись штампом склада. При автоматизации учета для формирования базы данных для натурально-стоимостного учета товаров и тары на оптовых предприятиях выписывают внутренние товарные накладные на оприходование фактически поступивших товаров и тары.

    Бесплатно поступившую от поставщиков тару вместе с товаром заведующий складом приходует по ценам возможной реализации на основании акта на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт в одном экземпляре составляет комиссия, назначенная руководителем оптового предприятия из представителя администрации, представителя общественности и материально ответственного лица.

    От  одногородних поставщиков на оптовые  предприятия товары поступают, как  правило, в порядке централизованной доставки. С учетом применяемых форм расчетов последовательность оформления платежных и товарных документов при автомобильных перевозках будет такая же, как и при железнодорожных. На товары, подготовленные к отправке, поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы № ТТН-1 (Приложение 1) в четырех экземплярах. Второй экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя для списания товарно-материальных ценностей, а три экземпляра вручают водителю (экспедитору) при отправке груза покупателю. К товарно-транспортной накладной прилагаются документы, удостоверяющие качество товаров.

    Заведующий  складом поступившие в опломбированной  таре товары принимает от представителя поставщика по количеству мест или массы, сверяя фактическое наличие сданными первичных документов. При отсутствии расхождений заведующий складом расписывается в получении груза во всех экземплярах товарно-транспортной накладной, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада, который заменяет доверенность на получение товаров от поставщика. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной, предназначенной для оприходования поступивших товаров и тары, оставляет у себя, а третий и четвертый экземпляры возвращает перевозчику. Третий экземпляр служит основанием для расчетов за автоуслуги, поэтому перевозчик прилагает его к счету за перевозку груза и высылает заказчику, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета работы автомобильного транспорта и для начисления заработной платы водителю. Последующую приемку товаров по количеству и качеству заведующий складом проводит в установленные сроки. Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведующий складом производит по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При установлении расхождений сданными документов поставщика приемку товаров осуществляет комиссия, в которую входит и представитель поставщика. На установленные расхождения по количеству и качеству комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах. Один экземпляр акта передают представителю поставщика. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной указывают номер и дату составленного акта. На фактически поступившие товары заведующий складом выписывает свою товарно-транспортную накладную в двух экземплярах с передачей второго экземпляра представителю поставщика