Учёт операций с наличными денежными средствами и денежными документами

      Расчёты – обмен информацией между  плательщиком и получателем денег, а также финансовыми посредниками (банками) о порядке и способах погашения обязательств; процесс урегулирования взаимных расчётных претензий.                                                                                                                                В учебной литературе выделяют следующие принципы расчётов:                               - целевой характер платежа – перечисление денег на счёт получателя осуществляется в соответствии с целями, вытекающими из содержания денежного обязательства плательщика;                                         

- срочность  – конкретный срок выполнения  плательщиком (поставщиком) договорных обязательств;                                                         

- обеспеченность  платежа – наличие у плательщика (гаранта) ликвидных средств в размере, достаточном для погашения обязательств перед получателем денежных средств;                                                                           

      Расчёты организаций всех форм собственности по своим обязательствам перед другими хозяйствующими субъектами за товарно – материальные ценности, работы и услуги должны производится, как правило, денежными средствами в безналичном порядке через учреждения банков. В исключительных случаях с разрешения обслуживающего банка расчёты могут производится наличными в пределах разрешённых законодательством сумм. 

      Денежные  средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся  в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах впути и денежных документах.                                                            

      Денежные  средства характеризуют начальную  и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность - одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, организации необходимы определенные запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции - и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.                                                                                                                            Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации /1,с.118/.                 

      Денежные  средства появляются у предприятия  с момента создания: вначале

— перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем

— полученные от клиентов за проданные товары или  оказанные услуги.                                                                                                                                             Денежные средства – это наличные деньги и денежные документы, находящиеся в кассе организации, номинированные как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.                                                                 

      Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.     Если предприятие осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться (сдаваться на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).     Возможны расчеты векселями — долговыми обязательствами установленной гражданским законодательством формы — которые имеют особую форму учета.                                                                 

      Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:                              - своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;                                                        

- оперативный,  повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;                                    

- контроль  за использованием денежных средств строго по целевому назначению;                                                                                                                                              - контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;                                                                                                                                               - контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;                                                    

- своевременная  сверка расчетов с дебиторами  и кредиторами.                            

      Денежные  расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными  деньгами. Для их осуществления необходимо: 

- наличие  специально оборудованного помещения  кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

- ведение  кассовой книги и других кассовых  документов установленной формы;

- прием  наличных денег организациями  при осуществлении расчетов с  населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин;                                                                                                 

- хранение  свободных денежных средств в  учреждениях банков;

- расходование  наличных денег, полученных из  банков, строго на цели, указанные в чеке;

- хранение  наличных денег в кассе в  пределах лимитов, установленных  обслуживающим банком после согласования  с руководством организации.

Исключение  составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий.  Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег, как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк.  Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке /1, с. 392/.

      Денежные средства предприятия являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

      Денежные  средства поступают на предприятие  от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

      Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения предприятия с различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.

      Денежные  средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.

      В условиях рыночной экономики следует  исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, предприятие должно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.).

      Денежные  средства предприятия представляют собой самые ликвидные активы. Ликвидность обеспечивается тем, что они способны выполнить обязательства любого вида, т.е. для погашения обязательств не требуется длительного времени. Наличие денежных средств позволяет своевременно выполнить свои обязательства перед кредиторами, бюджетом, персоналом.

При умножении  денежных средств их правильное использование  и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии  предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет и др.

      Бухгалтерский учет кассовых операций имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования в народном хозяйстве. Также учет кассовых операций имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью.

      Исходя  из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- проверка  правильности оформления, законности  документов,

-своевременное  и полное отражение операций  в учете.

-обеспечение  своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;

-своевременное  проведение инвентаризации наличных  денежных средств и отражение ее результатов в учете;

- обеспечение  сохранности денежных средств,  денежных документов в кассе  предприятия и других местах хранения;

- изыскание  возможностей наиболее рационального  вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

      Указанные стандарты предусматривают право  предприятия самостоятельно определять конкретные формы и методы организации учета и контроля, исходя из организационно-правовой формы хозяйствования, отраслевых особенностей, специфики сферы и характера деятельности и т.д.

      Кассовые  операции - прием, хранение и выдача наличных денег.  Указанные процедуры урегулированы нормами финансового права и представляют специальный правовой институт.

      Таким образом, грамотный и своевременный  учет денежных средств в кассе  заключается в обеспечении сохранности  денежных средств в кассе в  соответствии с нормативно-законодательными актами; полном и своевременном документировании всех кассовых операций; соблюдении расчетной и финансовой дисциплины; своевременном и достоверном ведении аналитического учета /13,с.256/.

      Итак, наличные денежные средства хоть и  принимают весьма скромное участие в денежных расчётах, играют немалую роль в отношениях между организациями. 
 

      1.2Нормативно  – правовое регулирование учёта  наличных денежных средств и  денежных документов 
 

      Учёт  наличных денежных средств и денежных документов регулируется следующими нормативными документами:                               

- Гражданским  кодексом Республики Беларусь 7 декабря  1998 года № 218-3, принятым Палатой представителей 28 октября 1998 года, одобренным Советом Республики 19 ноября 1998 года.

В статье 141 указывается, что рубль является законным платёжным средством, обязательным к приёму по нарицательной стоимости на всей территории Республики Беларусь осуществляются путём наличных и безналичных расчётов. Также раскрываются случаи, порядок и условия использования иностранной валюты на территории Республики Беларусь.

- Постановлением  Правления Национального Республики  Беларусь 24 августа 2007 года №  166 “Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь”  с изменениями и дополнениями, утверждёнными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 сентября 2009 г. № 155.

В постановление  указаны правила организации  наличного денежного обращения в Республике Беларусь, определяется порядок использования наличных денег из выручки юридическим лицам, подразделениям, предпринимателям, частным нотариусам, лимит остатка касс юридическим лицам, подразделениям, установления лимитов кассы, сроков сдачи выручки.