Учёт операций с наличными денежными средствами и денежными документами

- несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;                                      - отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;                                                                   

- отсутствие  аналитического учета командировочных расходов в пределах нормы, сверх норм.                                                                          

      К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:                                                        

- нарушение  порядка удержания налога на  доходы физических лиц с сумм  превышения командировочных расходов сверх установленных норм;                                - некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

      На  исследуемом предприятии ОАО  «Быховский консервно - овощесушильный завод», в связи со спецификой работы предприятия (переработка сельхоз сырья), широко развиты закупки сельскохозяйственной продукции у населения. Так как предприятие не имеет возможности перечислять необходимые суммы населению с расчётного счёта, приходиться задействовать подотчётных лиц. Каждому подотчётному лицу выдаётся под отчёт определённая сумма наличных денежных средств. На которую лицо и осуществляет закупку сельхоз сырья.

      Так из кассы предприятия 14 сентября 2010 года по расходному кассовому ордеру №792 (приложение И) были выданы наличные денежные средства подотчётному лицу, Белокурской Р.В., на закупку сельхоз сырья - рябины черноплодной. Белокурской Р.В. было закуплено 7 кг ягод рябины, но к оплате было принято 6,9 кг. Закупочная цена 1 кг-1100 рублей (одна тысяча сто). Стоимость закупленного сырья составила 7590 рублей (семь тысяч пятьсот девяносто). На что прилагается приёмная квитанция №0001196 (приложение С).

На операцию делается проводка:

Дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Кредит  счёта 50 «Касса»

С подотчётного лица, Белокурской Р.В. списана ранее  выданная подотчётная сумма:

Дебет счёта 10 «Материалы»

Кредит  счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

      Часто на исследуемом предприятии возникает  необходимость командировать своих работников в другие города и, даже, страны. Что также находит непосредственное отношение в учёте.

      Так, например, 1 сентября 2010 года на основании расходного кассового ордера №758 (приложение К) работнику предприятия, Романенкову С.И., были выданы наличные денежные средства на командировочные расходы в сумме 20000 рублей (двадцать тысяч):

Дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Кредит  счёта 50 «Касса»

Списываются расходы по командировке:

Дебет счёта 20 «Основное производство»

Кредит  счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Работник, Романенков С.И., потратил все выданные наличные денежные средства на командировочные расходы, но не более выданного аванса. Он ничего не должен возвращать в кассу.

      На  исследуемом предприятии широко развита практика выдачи подотчётных денежных средств работникам. Также не редки различные командировки и поездки работников. На основе исследованной документации можно сделать вывод, что выдача денежных средств и командировочные расходы неотъемлемая часть работы данной организации. Однако предприятие строго отслеживает и учитывает данные операции, что позволяет вести бухгалтерский учёт в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 
 
 

 

                                                   

     3 Отчётность о денежных средствах  и денежных документах, направления совершенствования их учёта 
 

      3.1 Отчётность по учёту операций  с наличными денежными средствами и денежными документами 

 

     Данные  текущего бухгалтерского учета периодически обобщаются, систематизируются с целью создания итоговой информации о состоянии имущества, капитала, обязательств, результатов финансовой деятельности предприятия. Этот этап учетного цикла (процесса) принято называть этапом составления отчетности.

      Бухгалтерская отчетность – это система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение предприятия на отчетную дату, а также финансовые результаты его деятельности за отчетный период /15,с 88/.

Её сущность как заключительной стадии  или  элемента системы метода бухгалтерского учёта заключается в обобщении данных бухгалтерского учёта в виде экономических показателей в определённых формах или таблицах, удобных для восприятия и использования внутренними и внешними пользователями.

      Отчётность  должна отвечать следующим требованиям: достоверность показателей, единство показателей для всех организаций конкретной отрасли, сопоставимость фактических показателей с плановыми, обязательность составления и своевременность предоставления, доступность, экономичность.

      Министерство  финансов Республики Беларусь разрабатывает  и утверждает отчётные формы бухгалтерской (финансовой) отчётности и методические указания по их заполнению.

      В состав годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности входят:

1) бухгалтерский  баланс (форма №1)

2) отчёт  о прибылях и убытках (форма  №2)

3) отчёт  об изменении капитала (форма  №3)

4) отчёт  о движении денежных средств  (форма №4)

5) приложение  к бухгалтерскому балансу (форма №5)

6) отчёт  о целевом использовании полученных  средств (форма №6)

7) пояснительная  записка к годовому балансу  (форма произвольная)

      Бухгалтерский баланс состоит (приложение Т) из двух частей – актива и пассива. В активе бухгалтерского баланса отражается стоимость имущества и долговых прав предприятия (внеоборотный и оборотный капитал); в пассиве – источники их формирования (собственный капитал и обязательства). Баланс составляется на первое число по определенной форме.

      В конце каждого раздела подводятся итоги по соответствующим разделам.

      В разделе II “Оборотные активы” бухгалтерского баланса приводится информация об остатках активов, составе дебиторской задолженности и финансовых вложений, а денежных средствах организации.

      Данные  для заполнения бухгалтерского баланса берутся из Главной книги.

      Например  в строке 260 указывается сумма  денежных средств предприятия. Исходя из этого у предприятия на начало 2008 года имелось 5905 млн. р. (пять тысяч девятьсот пять), а на конец года только 211 млн. р. (двести одиннадцать). Значит предприятие потратило 5694 млн. р.(пять тысяч шестьсот девяносто четыре) На эту же сумму и уменьшилась сумма оборотных активов.

      К бухгалтерскому балансу обязательно  прилагается приложение к бухгалтерскому балансу форма №5 (приложение У). Оно отражает движение заёмных средств (остаток на начало года, получено, погашено, остаток на конец года); наличие и движение дебиторской и кредиторской задолженности (остаток на начало года, возникло обязательств, погашено обязательств, остаток на конец года); остатки и движение средств финансирования долгосрочных инвестиций и финансовых вложений (амортизационный фонд по основным средствам и нематериальным активам, кредитов банка и заёмных средств); остатки, поступление и выбытие основных средств и нематериальных активов (амортизируемого имущества); сведения о платежах в бюджет в разрезе каждого налога и сбора; расчёт стоимости чистых активов; расшифровку затрат по их элементам.

      Так на предприятии ОАО «Быховский консервно - овощесушильный завод» ведётся данное приложение. Исходя из него можно заметить, что оно детализирует бухгалтерский баланс.

Отчет о прибылях и убытках (приложение Ф) позволяет установить основные элементы, из которых сложилась прибыль (убыток) предприятия за отчетный период, дать оценку их изменений, сопоставив с аналогичным периодом прошлого года.

      Как мы можем видеть из отчёта ОАО «Быховский консервно - овощесушильный завод» в 2009 году понёс убытки в размере 1493 млн. рублей, которые возросли по сравнению с предыдущим годом на 1455 млн. рублей.

Однако  предприятие увеличило долю капитальных  вложений во внеоборотные активы, полностью использовав на это средства целевого финансирования из бюджета, что отражено в  отчёте об изменении капитала (форма №3) (приложение Х).

      В отчёте о движении денежных средств (приложение Ц) приводятся данные:

- в разделе  I “Остаток денежных средств на начало года” — поступило денежных средств, в том числе: выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, доходы от реализации внеоборотных активов, доходы от сдачи в аренду, лизинг активов с ценными бумагами, с иностранной валютой, государственная помощь, целевое финансирование, поступления на строительство, включая долевое строительство, суммы полученных кредитов, суммы полученных процентов по предоставленным займам, полученные дивиденды, доходы, полученные проценты от банка, включая проценты по депозитам, прочие поступления;

- в разделе  II “Направлено денежных средств  ”в том числе на оплату: приобретаемых, активов, работ, услуг, расходы по выбытию внеоборотных активов, расходы по аренде, лизингу, расходы от операций с ценными бумагами, расходы от операций с иностранной валютой, использовано средств государственной помощи и целевого финансирования, использовано поступлений на строительство, включая долевое строительство, погашены полученные кредиты и займы, проценты по ним, уплачены дивиденды, доходы, предоставлены займы, зачислено на депозитные счета, расходы по оплате труда, расчёты с персоналом, расчёты по налогам и сборам, расчёты по социальному страхованию и обеспечению, прочие выплаты.

      Также справочно приводится информация о  поступлении и сдачи денежных средств в кассу и из неё.

Основным  показателем, необходимым для заполнения данных форм является сумма денежных средств поступивших в кассу  и выбывших из неё. Остаток денежных средств в кассе  исчисляется путем суммирования остатков денежных средств на начало дня и сумм поступивших за день, далее отнимаются суммы выбывшие из кассы в течение дня.

Также в кассе ведутся журналы регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров.

      Исходя  из отчёта о движении денежных средств  можно увидеть, что большая часть поступивших денежных средств была получена от текущей деятельности - 24405 млн. рублей. Всего же поступило за отчётный период - 34507 млн. рублей. Основными расходами являются: долевое строительство - 9074 млн. рублей, погашение полученных кредитов и займов и процентов по ним - 8374 млн. рублей, расходы по оплате труда - 1660 млн. рублей, расчёты с персоналам - 64 млн. рублей, расчёты по налогам и сборам - 25 млн. рублей, расчёты по социальному страхованию и обеспечению - 655 млн. рублей. Прочих выплат не наблюдалось.

      Бухгалтерская отчётность составляется не только за год, но и за 9 месяцев, полугодие, квартал, месяц. Однако именно годовая бухгалтерская отчётность играет важную роль в прогнозировании, планировании и контроле деятельности предприятия.

      Таким образом, отчетность по учёту наличных денежных средств и денежных документов должны составлять и представлять предприятия всех форм собственности, являющиеся юридическими лицами. Основными требованиями при составлении статистической отчетности являются полнота заполнения отчета и достоверность отчетных данных. За достоверность данных отчетах и своевременность представления отчетов несут персональную ответственность руководители и другие должностные лица предприятий в соответствии с законодательством. 
 

     3.2 Совершенствование учёта операций  с наличными денежными средствами и денежными документами 
 

      На  ОАО «Быховский консервно – овощесушильный завод» учет наличных денежных средств и денежных документов ведётся частично автоматизировано.

В целях  совершенствования учета расчетов следует полностью автоматизировать учет по данным расчетам. Это необходимо для высвобождения рабочего учетного персонала от трудоемких вычислений, повышение качества расчетов, сокращения сроков подготовки данных.  Реализовать на практике эти преимущества учетного процесса позволяет правильно подобранная программа.

      К основным факторам выбора при подборе  программы для учета расчетов относят:

• полнота соответствия специфике расчета на предприятии, то есть  учитывается мнение кассиров, ведь именно они представляют все мельчайшие особенности работы с наличными денежными средствами и денежными документами на своем предприятии и могут проверять их отражение в выбираемой программе. В основном проверяют, можно ли получить все необходимые ведомости, и другие сводные  регистры учета, и насколько вид этих документов совпадает с формами, принятыми на предприятии;
• производительность, то есть оценивается скорость расчета операций;
• надежность, то есть, как давно данная версия предлагается разработчиком к продаже. Чем больше времени версия реализуется, тем выше вероятность приобретения достаточно надежного программного продукта;
• простота работ с программой. Она должна быть достаточно проста в настройке и текущей учетной работе;
• совместимость программы с другими  автоматизированными программами бухгалтерского и управленческого учета;
• затраты по приобретению, внедрению и эксплуатации. Сравнивается стоимость внедрения собственными силами и силами представителя разработчика;
• время внедрения. Также оцениваются и второстепенные факторы: экономичность, наличие встроенных справочников, реальность одновременного использования программного продукта несколькими бухгалтерами в режиме реального времени  и другие.