Учёт операций с наличными денежными средствами и денежными документами

Учет  расчётов с наличными денежными  средствами и денежными документами – достаточно трудоемкий участок бухгалтерского учета, который характеризуется значительными объемами исходных данных, для формирования которых используется большое количество различных по форме и содержанию первичных документов. Назначение участка учета состоит в обеспечении достоверного отражения наличных денежных сумм, в своевременном и правильном исчислении, контроле за своевременностью и точностью расчетов с  ними, за правильностью использования средств.

      Среди программ, обладающих гибкостью, позволяющих настроится на требования любого предприятия, любого законодательства и адаптироваться к требованиям конкретных бухгалтеров, выделяют “1С: бухгалтерия”, “Турбо-бухгалтер”.

      На  данном предприятии используется программа  “1С: бухгалтерия”.                 При использовании  этой компьютерной формы учета денежные средства учитываются следующим образом. Данные первичных документов вводятся с клавиатуры в ЭВМ. При этом в памяти ЭВМ формируются рабочие базы данных (БД) по каждому счету. По счету 50 вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации. Этот этап призван фиксировать в ЭВМ документальное оформление операций. Следующий этап - фиксирование в ЭВМ их исполнения. По счету 50 это отражение реального движения денежных средств по кассе. Кассир или по его просьбе бухгалтер по учету денежных средств ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях.                                                                                                Результатом этих действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).                                                                                                                         После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в БД. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться на дисплее, как документы при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), или распечатываться в виде машинограмм (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.                                                                           

      В итоге по счету 50 обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги (приложение) и отчет кассира. Причем последние две машинограммы составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.                                                                                  

      После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.                                                                     

      Вкладные  листы кассовой книги хранятся у  кассира. В конце года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.                                                                                      

      В хозяйстве можно применять вариант  с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера.  Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее ЭВМ.  Этот принцип также может широко использоваться и на других участках учета (учет материалов и т.д.). После этого документы распечатываются и передаются кассиру для исполнения. Дальнейший технологический процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, с той лишь разницей, что в БД данные о документах вводятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и отражения их данных в БД ЭВМ совмещаются.                                                                                             

      В данное время программа «1С: Бухгалтерия, версия 7.7.»  значительно усовершенствовалась, сейчас используется 8 версия программы 1С: Бухгалтерия. Еще одно предложение» по усовершенствованию бухгалтерского учета – это переход на 8 версию данного программного обеспечения.                                                                                                              Так как бухгалтерский и налоговый учет 8 версии реализованы в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.                                                                           

      "1С:  Бухгалтерия 8" обеспечивает решение  всех задач, стоящих перед бухгалтерской  службой предприятия, если бухгалтерская  служба полностью отвечает за  учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.                                                                                   "1С:Бухгалтерия 8" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе, причем в роли отдельных организаций могут выступать индивидуальные предприниматели. Это будет удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность этих организаций тесно связана между собой: в текущей работе можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции — простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.                                                                               

        Много усовершенствований произведено по учету операций с денежными средствами по сравнению с версией 7.7.                                                                    

      Во-первых, автоматизирован учет движения наличных и безналичных денежных средств, в том числе операций обмена валюты.

      Во-вторых, автоматизированы расчеты с контрагентами и подотчетными лицами. Учет расчетов с контрагентами может вестись в тенге и иностранной валюте.        

      В-третьих, автоматизированы начисление заработной платы работникам предприятия, взаиморасчеты с работниками вплоть до выплаты заработной платы через кассу, перечисление зарплаты на лицевые счета работников в банке и депонирование.                                                                              

      Благодаря возможности учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, "1С:Бухгалтерия 8" может использоваться как в небольших организациях, так и в холдингах со сложной организационной структурой.                                                                                                                   

      Также для совершенствования учёта  операций с наличными денежными  средствами необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

      Организация бухгалтерского учета наличных денежных средств и денежных документов в ОАО Быховский консервно – овощесушильный завод осуществляется в соответствии со всеми предъявляемыми требованиями. 
 
 
 
 
 

                                                Заключение 

     Для хранения наличных денежных средств  и выполнения расчётов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создаётся касса. Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причинённый предприятию, организации, учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.                                                                                                

     Для учета движения денежных средств  в кассе установлены первичная  документация и отчетность. Факт любого наличного получения денежных средств  оформляется приходным кассовым ордером - ПКО (форма № КО-1). Ордер выписывается в одном экземпляре на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных кассовых ордеров и журнале регистрации расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) .

     Журнал  регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее ПКО передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается отрывная квитанция от ПКО, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском. Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам – РКО (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам и прочее) с наложением на них специального штампа, заменяющего РКО. РКО подписывают у руководителя, главного бухгалтера, кассира и получателя.

     Деньги  по кассовым ордерам выдаются на основании  документов, удостоверяющих личность получателя, в РКО отражаются основные реквизиты этого документа. Если же получатель действует по доверенности, то в ордере после него следует указать доверителя и прикрепить доверенность к РКО. Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте должны отражаться на счетах бухгалтерского учета в валюте Республики Беларусь, путем применения к сумме в иностранной валюте спот-курса между функциональной валютой и иностранной валютой на дату операции.        

     Работникам  организации могут быть выданы из кассы наличные деньги  на операционные, хозяйственные и командировочные  расходы. На операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 дней (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города).                                                                                                                      Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:              

     -круг  лиц, имеющих право на получение  денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;                                                                                       

- предельный  размер подотчетных средств. Суммы,  выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.                                                                                                

- сроки  представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.                                                                                                                         - Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.