Налоговый контроль за применением контрольно-кассовой техники

     - в случае невозможности дальнейшей  работы из-за неисправности кассовой  машины кассир совместно с  представителем администрации оформляет  окончание работы на данной  кассовой машине так же, как  при окончании смены, с отметкой  в "Журнале кассира-операциониста"  на данную кассовую машину  время и причину окончания  работы.

     Кассиру запрещается:

     - работать без контрольной ленты или склеивать её в местах обрыва;

     - допускать посторонних лиц в  помещение кассы к кассовой  машине, кроме директора (заведующего)  предприятия, его заместителя,  бухгалтера, дежурного администратора  с их разрешения технического  специалиста или контролирующее  лицо для проверки кассы;

     - покидать кассовую кабину без  уведомления администрации и,  не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую  кабину, кассовую машину. В случае  необходимости покинуть кассовую  кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

     - самостоятельно вносить изменения  в программу работы кассового  терминала (для чего последний  должен иметь защиту от несанкционированного  доступа);

     - не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) [12].

     При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает  до закрытия предприятия, кассир должен:

• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

     Представитель администрации в присутствии  кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение  дня контрольную ленту. Представитель  администрации подписывает конец  контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания  секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и  время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Журнал кассира-операциониста".

     По  показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки  должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков  и контрольной ленты. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной  в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

     После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Журнале кассира-операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

     2. При расхождении фактическая  сумма выручки определяется путем  сложения сумм, напечатанных на  контрольной ленте. При расхождении  результатов сложения сумм на  контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с  кассиром должен выяснить причину  расхождений. Выявленные недостачи  или излишки заносятся в соответствующие  графы "Журнала кассира-операциониста".

     По  результатам проверки администрация  предприятия в случае недос-тачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

     3. Закончив оформление кассовых  документов, кассир производит: межремонтное  обслуживание машины и готовит  ее к следующему дню в соответствии  с требованиями руководства по  эксплуатации на данный тип  кассовой техники. Кассиры (контролеры-кассиры,  продавцы, официанты и др.), работающие  на кассовых машинах, должны  быть снабжены следующими принадлежностями  по уходу за ними:

- щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

- кистями для окраски подушек и валиков чекопечатающего механизма;

- пинцетами для изъятия застрявших чековых лент;

- формалином или другими средствами для периодической дезинфекции денежных ящиков кассовых аппаратов;

- соответствующими ключами к кассовым машинам. Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира.

     После проведения технического обслуживания кассир:

- закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;

- сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

     Старший (главный) кассир после получения  всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме № КМ-7 за текущий день.

     Сводный отчет вместе с актами, приходными, расходными ордерами, передается им в  бухгалтерию до начала работы следующей  смены.

     4. Использованные чеки и копии  товарных чеков хранятся у  материально-ответственных лиц не  менее 10 дней со дня продажи  по ним товаров и проверки  товарного отчета бухгалтерией.

     Использованные  контрольные ленты хранятся в  упакованном или опечатанном  виде в бухгалтерии предприятия  в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней  инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела. Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года) не меньше вышеуказанных для электромеханических касс.

     Ответственность за хранение в течение указанного срока кассовых чеков, копий товарных чеков, контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут директора (заведующие) и владельцы предприятий.

     После окончания установленного срока  хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные  ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья. 

2. Обязанности налогоплательщиков

и обслуживающих организаций 

     Обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих контрольно-кассовую технику прописаны в статье 5 Федеральном законе № 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»: 

1. осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
2. применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
3. выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки; 
4. обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;
5. производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

     Кроме того, в соответствии с п. 11 постановления  Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 на всех ККМ в обязательном порядке должна применяться контрольная лента, и по каждой ККМ должен вестись журнал кассира-операциониста, заверенный в налоговом органе. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждена форма № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста».

     Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста  и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение  сроков, установленных для первичных  учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение  хранения указанных документов несет  руководитель организации.

     Нарушение вышеназванных обязанностей, выявленные в ходе проверок, могут повлечь  за собой значительные штрафные санкции.

     Согласно  п. 5 Положения по применению ККМ чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти. Там же установлено, что применение при осуществлении денежных расчетов с населением ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.

     Согласно  ч. 2 ст. 10 Закона № 54-ФЗ применение ККТ без фискальной памяти при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт после 27 декабря 2003 г. не допускается.

     С завода-изготовителя ККТ поступает  к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию  сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый  инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный  номер ККТ, идентификационный номер  налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим  уже нельзя отключить.

     В городах с развитой сетью торговых предприятий, оснащенных большим количеством контрольно - кассовых машин, следует организовывать и обеспечивать деятельность республиканских (республик в составе РФ) и региональных (краевых, областных, межрегиональных, районных, городских) технических центров по их ремонту и обслуживанию.

       Технический центр обязан:

- направить  представителя на предприятие  (по его заявке) для вскрытия  заводской упаковки и расконсервации  приобретенной контрольно - кассовой  машины;

- обеспечить  входной контроль новых кассовых  машин, поступающих с заводов  - изготовителей; провести необходимые  работы по расконсервации, регулировке  и техническому освидетельствованию,  диагностике; 

- обеспечить  надежное закрепление маркировочной  таблички с заводским номером  машины, исключающее ее замену;

- опломбировать  кассовые машины совместно с  налоговой инспекцией;

- изготовить  и установить фирменное клише  с наименованием торгового предприятия  и номером расчетного узла (кассы)  или ввести его программным  методом; 

- произвести  ввод машин в эксплуатацию  и принять на техническое обслуживание;

- производить  ежегодное техническое обслуживание, технические освидетельствования  и все виды ремонтов;

- проводить  списание изношенных и морально  устаревших кассовых машин, их  разборку и утилизацию.

     Техническое обслуживание машин осуществляется для поддержания в постоянной исправности, предупреждения выхода из строя при эксплуатации и продления  срока службы. При организации  технического обслуживания руководствуются  соответствующими ГОСТами. Техническое  обслуживание означает строгое соблюдение предусмотренных для каждого  типа машин структуры планово-предупредительных  ремонтов (ППР) и межремонтных сроков и включает: межремонтное обслуживание, осмотр машины, текущий и капитальный ремонты. Межремонтное обслуживание производится кассирами ежедневно.

     Механик проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов машины, устранение мелких неисправностей. Механик обязан:

- предъявлять  директору или представителю  администрации или главному кассиру  предприятия служебное удостоверение  с фотокарточкой и с разрешения  администрации предприятия произвести  в присутствии кассира (контролера - кассира, продавца, официанта и  др.) и главного (старшего) кассира  осмотр и ремонт кассовой машины;

- производить  периодически осмотр и профилактический  ремонт кассовой машины в соответствии  со структурой ППР данной модели, смазку всех трущихся деталей  и проверку работы чекопечатающего  механизма (подачу чековой и  контрольной ленты), работу нумератора, красящего приспособления, замков  и других механизмов кассовой  машины;