Налоговый контроль за применением контрольно-кассовой техники

     Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов регламентируются разделе II данного Порядка.

     В соответствии с п. 13 Порядка прием  наличных денежных средств в кассу  предприятия производится по приходным  кассовым ордерам.

     При приеме денежных билетов и монет  в платежи кассиры предприятий  обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами  определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка  России (Приложение 1 к Порядку ведения  кассовых операций в РФ).

     Согласно  п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам.

     К таким документам относятся: платежные  ведомости; расчетно-платежные ведомости; заявления на выдачу денег; счета  и пр.

     При использовании вместо расходного кассового  ордера одного из вышеперечисленных  документов на нем проставляется  штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами, на это  уполномоченными.

     Отсутствие  подписи руководителя предприятия  на расходном кассовом ордере допускается только в случаях, когда его подпись имеется на прилагае-мых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. д.).

     Денежные  средства выдаются из кассы по предъявлении получателем этих средств документа, удостоверяющего его личность (паспорта или иного документа).

     В том случае, если на ведомости будет  проставлен штамп с реквизитами  расходного кассового ордера, сам расходный ордер организация вправе не составлять (п. 17 данного Порядка).

     Руководитель  предприятия на титульном листе  ведомости делает разрешительную надпись (например: «Оплатить») и визирует ее своей подписью. Кроме того, ведомость  должна быть подписана главным бухгалтером  организации или иным лицом, на это  уполномоченным.

     Не  допускается выплачивать по одной  ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате  предприятия.

     Если  средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии  не были получены работниками в течение  трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка (для предприятий, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок продлен  до пяти дней), то по истечении этого  срока кассир обязан закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость в  соответствии с п. 18 Порядка ведения  кассовых операций, а невыданные (депонированные) суммы наличных денег сдать в  учреждения банков, оформив на общую  сумму сдаваемых средств один общий расходный кассовый ордер (п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ).

     Прием и выдача денег  из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти  операции, служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет в  организации.

     Согласно  п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утвержда-ются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.

     Во  исполнение вышеприведенных норм Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

     1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

     2) расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

     3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

     4) кассовая книга (форма № КО-4);

     5) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) (приложение 1-5).

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  выписываются бухгалтером организации  в одном экземпляре. Заполняться  эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью  средств вычислительной техники (пишущей  машины).

     Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются (п. 19 указанного Порядка).

     Операции  с наличными средствами должны производиться  только в день составления приходных  и расходных кассовых ордеров.

     В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание  для их составления, а также перечислены  реквизиты (номера и даты) прилагаемых  к ним документов.

     Перечень  прилагаемых документов Порядком не установлен. Организация самостоятельно определяет, реквизиты каких именно документов будут указаны в кассовых документах. В качестве основания приводится содержание произведенной хозяйственной операции.

     Кассовые  документы считаются надлежащим образом оформленными только после  их подписания. Приходный кассовый ордер заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

     Документы на выдачу денег (расходный кассовый ордер или заменяющие его документы) должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

     Составленные  и подписанные приходные и  расходные кассовые ордера (документы, его заменяющие) регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3), а затем передаются для совершения кассовых операций в  кассу.

     Таков общий порядок регистрации кассовых документов. В особом порядке регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов уже после выдачи денежных средств по ведомости.

     Передача  приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения  кассовых операций в РФ).

     В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций в РФ перечислены требования, предъявляемые к оформлению приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих).

     Получив приходный кассовый ордер или расходный кассовый ордер, кассир обязан проверить:

     а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

     б) правильность оформления документов;

     в) наличие перечисленных в документах приложений.

     При невыполнении хотя бы одного из этих требований документы возвращаются кассиром в  бухгалтерию для надлежащего  оформления. После того как деньги получены или выданы, кассир заверяет своей подписью приходный (расходный) кассовый ордер, а на приложенные к нему документы ставит штамп (или делает запись) «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) оплаты. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. 

     1.4. Проведения налоговыми  органами проверок  по применению  контрольно-кассовых  машин 

     Работа  налогоплательщиков с контрольно-кассовой техникой не относятся к налоговым  отношениям, но контроль за соблюдением  правил использования контрольно-кассовой техники возложен на налоговые органы. Налоговые органы в соответствии со статьей 7 ФЗ № 54-ФЗ должны:

• осуществлять контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.03г.;
• осуществлять контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
• проверять документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
• проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
• налагать штрафы в случаях и порядке, которые установлены Кодексом РФ об административных правонарушениях, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.03.

     Эти функции налоговых органов более  подробно изложены в п.4 Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно - кассовых машин в РФ - налоговые органы:

• ставят и снимают с учета центры технического обслуживания в соответствии с решениями органов исполнительной власти субъектов РФ, имеют оттиски используемых ЦТО пломбиров и печатей;
• регистрируют ККМ, допущенные к использованию в РФ и поставленные на техническое обслуживание в ЦТО, ведут учет зарегистрированных ККМ;
• снимают с регистрации ККМ тех моделей, которые не допущены к использованию государственной межведомственной экспертной комиссией;
• ведут регистрационные карточки, в которых отмечают постановку на учет или снятие с учета ККМ, а также постановку на ремонт и ввод в эксплуатацию после ремонта;
• проверяют наличие пломбы на ККМ, установленной ЦТО;
• вводят пароль налогового инспектора и контролируют включение фискальной памяти ККМ, контролируют фискальную память в процессе эксплуатации ККМ;
• проверяют доступными им способами исправность применяемых ККМ, привлекая для участия в таких проверках специалистов ЦТО, в которых ККМ находятся на обслуживании;
• рассматривают жалобы, связанные с применением ККМ и др.;

     Органы  внутренних дел взаимодействуют  в пределах своей компетенции  с налоговыми органами при осуществлении  контрольных функций. Правом контрольной закупки налоговые органы не наделены, но оно имеется у работников органов внутренних дел. Поэтому, в целях получения фактических данных (доказательств) правильного применения контрольно-кассовых машин, рекомендуется во время проверок производить указанными работниками контрольные закупки и оформлять их актами, которые прилагаются затем к акту проверки предприятия.

      Приблизительный порядок проведения налоговыми органами прове-рок по применению контрольно-кассовой техники прописан в методических рекомендациях по организации контроля за применением контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением:

     Проверка правильности применения предприятием контрольно-кассовых машин проводится в присутствии соответствующих должностных лиц проверяемого предприятия и в полном соответствии с требованиями Закона о применении ККМ и других законодательных и нормативных актов, положений и инструкций.

     Проверки по вопросам соблюдения действующего законодательства по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов населением и правильности уплаты местных налогов и сборов рекомендуется проводить в следующей последовательности:

• на первоначальном  этапе  проверки следует установить организационно-правовую форму предприятия (торговой точки), его наименование, осуществляет ли оно реализацию товаров и услуг населению, в том числе винно-водочных изделий и других подакцизных товаров, наличие ценников на товары и прейскурантов на услуги, применяет ли предприятие при расчетах с населением ККМ, выдается ли при этом на руки покупателю кассовый чек, или другой заменяющий его документ, утвержденный в установленном порядке. С согласия покупателей просматриваются выданные им чеки на предмет их четкости и полноты в них соответствующих реквизитов и фирменных знаков. При необходимости в установленном порядке производится контрольная закупка, которая оформляется соответствующим актом;
• после этого проверяющие предъявляют руководителю или другому должностному лицу предприятия документы, удостоверяющие их личность и должность и поручение налогового органа, и приступают к документальной проверке данного вопроса. В частности, проверяются лицензия на право торговли, лицензия на право торговли винно-водочными изделиями и другими подакцизными товарами, документы на право собственности (или аренды) помещения, земельного участка, документы, удостоверяющие личность работников  (продавцов),  их  принадлежность  данному предприятию, документы, подтверждающие регистрацию предприятия и постановку его на учет в налоговом органе и др.;
• при отсутствии лицензий проверяющие определяют и фиксируют сумму выручки, полученную в результате торговли, для последующего взыскания в установленном порядке в бюджет незаконно полученного дохода;
• при документальной проверке применения контрольно-кассовых машин необходимо установить наличие на предприятии ККМ, зарегистрированы ли они в налоговых органах, наличие технической документации и регистрационных карточек на ККМ. Сверяются данные предприятия, записанные в книге учета ККМ в налоговом органе, с документами, представленными предприятием (номер паспорта завода-изготовителя, номер регистрационной карточки ККМ и др.), особое внимание обращается на тождественность таких данных, как номер паспорта, заводской номер ККМ, номера счетчиков, место установки ККМ. В случае расхождений в записях, проверяющий выясняет их причину, результаты отражает в акте проверки и предлагает руководству предприятия принять меры по устранению этих нарушений и недостатков;
• проверка правильности эксплуатации производится непосредственно на месте установки ККМ в торговом зале путем смотра внешнего состояния ККМ (тождественность заводского номера на машине и в документах, наличие пломб на кожухе машины, работа табло на покупателя, качество чека и полнота напечатанных на нем реквизитов и др.). Если в ходе проверки будет установлено, что машина выдает кассовый чек с нечетким шрифтом и не со всеми реквизитами, проверяющий констатирует неисправность ККМ и в доказательство этого прилагает к материалам документальной проверки кассовый чек (в том числе и контрольный), не соответствующий установленным правилам;
• после осмотра контрольно-кассовой машины рекомендуется тщательно проверить имеющиеся ленты (особенно в местах обрыва), обращая особое внимание на наличие на ленте порядковых номеров, даты и времени совершения торговой операции, количество гашений счетчиков и все ли они проводились в присутствии представителя налогового органа. Следует иметь в виду, что в некоторых моделях ККМ дата и время продажи вводятся механически, что не исключает возможность злоупотреблений при использовании ККМ. В то же время нумерация чеков на всех машинах, включенных в Государственный реестр, осуществляется автоматически, что позволяет установить допущенные злоупотребления относительно утраты или замены части контрольной ленты. Следует также проверить нулевые чеки: их количество, время пробития, если в течение смены, то чем была вызвана эта необходимость;
• выборочно проверяется соответствие цены на товар, указанной в накладной на поступление товаров, цене, указанной на ценнике, а также наличие на ценнике подписи материально-ответственного лица, заверенной печатью (штампом) предприятия, и даты составления. Наименование товара, его сортность, марка и т.п., указанные на ценнике, должны соответствовать данным накладной [5].