Оптимизация организационной структуры

                               ,                                  (2.1) 

     где К_сс - показатель эффективности состава системы;

       К_св - показатель эффективности структуры связей;

       К_мц - показатель эффективности механизма целеполагания;

       К_му - показатель эффективности механизма управления.

       Расчет  обобщающих показателей К_сс, К_св, К_му производится с использованием метода ранжирования частных показателей по формуле: 

                              

,                       (2.2) 

  где - количество частных показателей, принятых для оценки соответствующего обобщающего показателя;

        - коэффициент весомости показателя (он устанавливается экспертным путем по характеру его влияния на результаты работы фирмы, при этом должно соблюдаться условие );

        - оценка в баллах по шкале от 1 до m.

       Показатель  прогнозных возможностей системы К_мц, определяемый отношением результата к главной цели, должен также учитывать то, что вклад подсистем в достижение цели системы в целом будет различным. Необходим дифференцированный подход к их оценке через ранжирование подсистем по степени важности их вклада. В этом случае К_мц определяется по формуле: 

                              

,                               (2.3)

   где Р - результат функционирования хозяйственной организации за рассматриваемый период;

       Ц - цель хозяйственной организации за рассматриваемый период;

        - количество подсистем, вносящих  свой вклад в целевую эффективности  системы; 

        - оценка частных показателей  эффективности целеполагания i-ой подсистемы (на основе анализа отношения ( ) соответствующей подсистемы), при этом ; - коэффициенты весомости i-ой подсистемы, при этом также должно соблюдаться условие .

       Значение  К_мц=1 свидетельствует о высоком качестве целеполагания и эффективности работы прогнозного блока системы. Отклонения свидетельствуют о сбоях в системе целеполагания или наличии экономического кризиса. Частные показатели, характеризующие эффективность механизма целеполагания основных блоков организации, показывают, где именно образовалась критическая зона.

       Показатель  К_мц, таким образом, является мерой реализации целевых установок системы управления.

       Надежность  организационной структуры управления может быть определена через комплексный показатель эффективности оргструктуры: 

                                            ,                        (2.4) 

       Степень реализации внешних и внутренних возможностей - через комплексный показатель эффективности организационного механизма К_ом: 

                                                         ,                       (2.5) 

       где а₁, а₂, а₃, а₄ - коэффициенты весомости соответствующих обобщающих показателей; (а₁ + а₂ + а₃ + а₄) = 1.

       Анализ  организационной структуры управления ООО «Чикаго» проведем в следующей последовательности.

       Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего  обеспечения системы менеджмента.

       Целью анализа оргструктуры на данном этапе  является оценка уровня организационно-регламентирующего обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени влияния на постановку регулярного менеджмента.

       В таблице 2.2 приведена классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии. 

Таблица 2.2 - Классификация нормативно-методических документов ООО «Чикаго»

 

       Из  основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии и перечисленных в таблице 2.2, являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО «Чикаго» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

       В организационную структуру ООО «Чикаго» помимо аппарата управления входит восемь структурных подразделений. Штатное расписание определяет состав структурных подразделений из должностей работников, а также формирует окладную часть фонда заработной платы работников.

       Для каждого подразделения разработано  положение о подразделении. Положение о подразделении представляет собой документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

       Необходимо  отметить, что для положений о  подразделениях в ООО «Чикаго» характерна единая структура документа. В него входят: общие положения, состав отдела, основные задачи и функции, права отдела, руководство и ответственность.

       Видим, что в положениях о подразделениях в ООО «Чикаго» не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

       Еще одним структурообразующим документом является должностная инструкция.

       Она представляет собой документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности  и содержащей требования к работнику, занимающему эту должность.

       В ООО «Чикаго» разработаны должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов - тарифно-квалификационные характеристики.

       Таким образом, ООО «Чикаго» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии.

       Основными структурообразующими документами  являются штатное расписание, положения  о подразделениях и должностные  инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

       Этап 2. Анализ целостности объекта управления

       Целью анализа является оценка степени  взаимосвязи и взаимообусловленности  подразделений организации, которые  обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

       Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный  анализ целесообразной совместимости  различных направлений деятельности в выполнении главной функции  системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели, а также пути их достижения.

       Долгосрочной  целью или стратегическим видением ООО «Чикаго» является лидерство на продовольственных товаров г. Череповца.

       Краткосрочной целью ООО «Чикаго» является повышение доходности предприятия.

       Миссия  предприятия - предоставление качественных услуг в сфере оптово-розничной торговли населению по доступным ценам.

       Основными направлениями деятельности ООО «Чикаго» являются:

       Оптовая торговля продуктами питания;

       Розничная торговля продуктами питания;

       Оптовая торговля продуктами алкогольными напитками;

       Розничная торговля продуктами алкогольными напитками.

       С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений предприятия.

Таблица 2.3 - Матрица соответствия основных направлений деятельности 

 

       Из  таблицы 2.3 видим, что основные направления  деятельности ООО «Чикаго» не только соответствуют друг другу, некоторые  направления взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления «Розничная торговля продуктами алкогольными напитками» и «Оптовая торговля продуктами питания».

       Действительно, разработка графического товарного  знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.

       В таблице 2.4 приведена матрица взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений ООО «Чикаго» в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.

Таблица 2.4 - Матрица взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений