Документоведение деятельности организации

Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.²⁸

Штатное расписание разрабатывается  организациями самостоятельно. Ответственность  за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают  руководители структурных подразделений  организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе  утверждения указываются общая  штатная численность организации  и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью  организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность  закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации. Штатное расписание подписано главным бухгалтером и утверждено генеральным директором ООО «ФАКТ». Гриф заверен печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание издается приказ.

Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

Составление номенклатур дел является обязательным для всех государственных и негосударственных  структур. Номенклатура дел - методически отработанный и полезный инструмент контроля состава документов, систематизации и поиска документов²⁹.

       Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

      В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.³⁰

Группировка документов в  дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы,  акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по  вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по  корреспонденту);

- географическому (по географическому  признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному (с учетом сроков хранения).

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

 

     Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00. Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам. Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы.

     Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Если в организации нет структурного деления, и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

    Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

    При составлении номенклатуры дел отдела кадров необходимо определить состав документов. Часть таких документов вошла в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст, другая часть - в подсистему кадровой документации и часть - в унифицированную систему отчетно-статистической документации. ³¹

Кроме того, к кадровым документам относят:

- лицевые счета;

- первичные учетные формы,  состав которых уточнен в постановлении  Госкомстата России от 06.04.01 №  26 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты" (формы Т-1, Т-2, Т-8 и др.);³²

- документы по социальному  обеспечению и личные документы,  необходимые для формирования  личного дела сотрудника.

       В каждое  дело группируются строго определенные  документы. Не допускается помещение  в дело документов, содержание  которых не соответствует заголовку  данного дела, а также различных  черновиков. Внутри дел документы  располагаются в определенной  последовательности.

       При систематизации  каждой группы документов необходимо  учитывать следующие правила:

- распорядительные документы  группируются в дела по видам  и хронологии с относящимися  к ним приложениями;

- протоколы располагаются  в деле в прямом хронологическом  порядке и по номерам. Документы  к заседаниям группируются в  отдельное дело, так же, как и  приложения к протоколам, если  они содержат более 25 страниц; 

- приказы по личному  составу группируются отдельно  от приказов по основной деятельности;

- при формировании приказов  по личному составу необходимо  формировать отдельно приказы  по различным вопросам в соответствии  со сроками хранения, например, приказы  о приеме, перемещении и увольнении  следует формировать в одно  дело (срок хранения - 75 лет), а остальные  (срок хранения - 5 лет) - так, как  это удобно кадровику; 

- отдельно заводить дело  на запросы и на ответы нельзя;

- планы, отчеты, сметы группируются  отдельно от проектов этих  документов;

- предложения, заявления,  письма и жалобы граждан формируются  в отдельные дела, причем отдельно  по вопросам улучшения работы  организации и отдельно по  личным вопросам;

- в дела по переписке  помещаются все документы, возникшие  в ходе решения вопросов. Переписка  по одному вопросу формируется  вместе и систематизируется по  вопросно-логическому признаку, сначала  запрос, затем документы, создаваемые  в ходе решения вопросов, далее  ответы. Внутри дела документы  располагаются по хронологии;

- лицевые счета и другие  подобные документы группируются  в самостоятельные дела в пределах  года и располагаются в них  по алфавиту;

- документы по рационализаторским  предложениям и патентам должны  формироваться в отдельное дело.

Подводя итог рассмотрению организации, следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления организации как инструкция по делопроизводству. Организация делопроизводства по кадрам требует серьёзных доработок со стороны руководства ООО «ФАКТ».

 

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В

ООО «ФАКТ»

 

В ООО «ФАКТ» применяются различные методы подбора персонала:

         ● в случае подбора специалистов на руководящую должность, поиск   кандидата производится внутри организации - это способствует карьерному          росту перспективных работников;

         ● приём работников по рекомендациям коллег и знакомых;

         ● подбор кандидатов из числа тех, которые откликнулись на публикацию объявлений в СМИ.

        Перед  тем, как пригласить человека  на собеседование, руководитель  просматривает резюме и если  кандидат подходит, то ему перезванивают  и приглашают на собеседование.  Резюме нужно прислать по факсу, электронной почте или оставить у секретаря в офисе. Независимо от способа подбора персонала, кандидату назначается время собеседования и предлагается заполнить анкету. Целью собеседования является углубленное ознакомление с кандидатом. В анкете кандидат кратко излагает сведения о себе, об образовании, владении иностранными языками, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, отношении к воинской обязанности.

Форма анкеты разработана секретарем ООО «ФАКТ» и утверждена директором. (См. прил.). Анкета используется лишь на этапе собеседования и после приёма кандидата уничтожается.

После заполнения анкеты кандидат приглашается на собеседование. В ООО «ФАКТ» независимо от вакантной  должности, собеседование со всеми проводит непосредственно директор. В процессе собеседования выявляется мотивация трудоустройства, преобладающие ориентиры и планы соискателя должности на будущее.

Обычно в процессе беседы уточняются следующие вопросы:

1. представление претендента о характере будущей работы и возникающих при этом обязанностях;
2. возможные сроки начала работы;
3. о состоянии здоровья;
4. внеслужебные интересы и предпочтения;
5. желаемый размер заработной платы;
6. обстановка в семье.

Наибольший  интерес представляет вопрос, касающийся заработной платы. Если в ходе обсуждения размера заработной платы кандидат называет максимальную сумму дохода, это свидетельствует о том, что  для него наиболее важна материальная составляющая работы, а не стремление к карьерному росту, и кандидат по максимуму оценивает свои силы.

Если соискатель подходит на должность, начинается оформление документов о приеме на работу.

3.1. Документирование  рекрутинга

      Рекрутинг (от англ. recruiting — вербовка, комплектование личным составом) начальная стадия деятельности по управлению персоналом.³³

    К основным документам  по рекрутингу персонала относятся: 
на этапе поиска:

● сведения о потребностях предприятия в персонале определенной квалификации и численности;

● заявка на поиск и отбор персонала;

● условия поступления на предприятие;

● квалификационные требования к соискателю вакансии;

● объявление о вакансии;

На этапе отбора:

●резюме; 
●анкета;

●автобиография;

●письменный тест самооценки соискателя вакансии; 
личный листок по учету кадров и дополнение к нему; 
На этапе найма:

● письменное заявление о приеме на работу;

● проект трудового договора;

● приказ о приеме на работу;

● трудовая книжка.

           Поиск сотрудников в ООО «ФАКТ» - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, профессиональные и личностные качества которых удовлетворяют общим требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансии предприятия, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации потенциальных кандидатов.

      Работа по  поиску сотрудников организуется  секретарём в соответствии с  поисковым заданием начальника.

    Организация поиска  сотрудников включает:

Подготовительные работы.

● Распространение информации об открытии вакансии.

● Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов на вакансию.

● Систематизация и анализ информации.

● Формулирование и представление предложений по персональному составу потенциальных кандидатов на рассмотрение руководства.

Подготовительные работы включают:

● Формулирование общих требований профессиональным и личностным качествам потенциальных кандидатов.

● Определение основных и резервных каналов для распространения и сбора информации о потенциальных кандидатах.

● Определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в предварительный список.

● Определение сроков поиска потенциальных кандидатов.

● Оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансии.