Документоведение деятельности организации

Например, режим  работы секретаря определяется в  соответствии с Правилами внутреннего  трудового распорядка, установленными в Обществе. Секретарь работает в  режиме 5(пяти) - дневной рабочей недели. Установлено следующее время  начала и окончания работы, а также  перерыва для отдыха и питания:

1. начало работы – в 9 ч 00 мин;
2. окончание работы – в 18 ч 00 мин (в пятницу в 17 ч 00 мин);
3. обеденный перерыв – с 13 ч 00 мин до 14 ч 00 мин.

В связи с  производственной необходимостью секретарь  руководителя обязан выезжать в служебные  командировки.

 

3.4.Документирование перевода сотрудников на другую работу

 

      Перевод  на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.  Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя⁵⁰, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

       Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы  
№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

    Законодательством допускается три вида переводов на другую работу:

1. перевод на работу в той же организации;
2. перевод на работу в другую организацию;
3. перевод  в другую местность, в том числе вместе с организацией.

Все эти изменения  трудового договора допускаются  только с письменного согласия работника⁵¹.

В ООО «ФАКТ» применяется только пункты 1и 2, т.к. организация работает в пределах Тверской области.

Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу в ООО «ФАКТ» включает следующие  процедуры:

1. предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон – работника и работодателя (в лице директора организации);
2. написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его заместителю директора (обычно при переводе по инициативе работника);
3. написание заместителем директора представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
4. согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с директором подразделения, в которое переводится сотрудник;
5. согласование заявления и представления (докладной записки) с директорами функциональных структурных подразделений – бухгалтерией, секретариатом;
6. передача заявления работника и представления (докладной записки) директору для принятия решения (резолюции);
7. при положительном решении вопроса – обсуждение сторонами содержания контракта или, при необходимости, - внесение в текст дополнений и изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;
8. составление секретарем унифицированной формы приказа о переводе; распечатка приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководителем организации;
9. визирование приказа, подписание его директором организации; ознакомление с приказом работника;
10. внесение соответствующих изменений в табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12);
11. внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
12. внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Представление к переводу (назначению) на другую должность  содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должность, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение  профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований  для перевода на другую должность.

Последовательность  перевода работника на другую должность  схематически может быть выражена следующим  образом (рис. 3).

 

 

Рис. 3. Последовательность перевода работника на другую должность

 

При переводе внутри организации часто вместо представления составляется служебная  записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод сотрудника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе сотрудника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

При положительном  решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается  новый трудовой договор. Действующий  трудовой договор аннулируется. Аннулирование  осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового трудового договора с указанием  его даты, номера и росписи секретаря.

Переводы  на другую работу оформляются индивидуальным приказом унифицированной формы  №Т-5 или №Т-5а (прил.5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы. Эти данные заверяются (визируются) подписями двух сторон. Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода и требует  составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листа  прохождения инструктажей, справки  о несданных материальны ценностях  и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением  значительного количества документов.

 

 

3.3.  Документирование увольнения сотрудников

 

В ООО «ФАКТ» трудовой договор может быть прекращен  по целому ряду оснований, в частности  по соглашению сторон, истечению срока  договора, расторжению договора по инициативе работника или работодателя и др. во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Работник  имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.

По соглашению сторон трудовой договор может расторгаться и до истечения этого срока.

Расторжение трудового договора по инициативе работника  адекватно увольнению по собственному желанию.

Работодатель  может расторгнуть трудовой договор  в случаях:

1. ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом;
2. сокращения численности штата работников организации;
3. несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, недостаточной квалификации;
4. смены собственника имущества организации (в отношении руководства и главного бухгалтера);
5. неоднократного исполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
6. однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: прогула, появления на работе в состоянии опьянения; разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; совершения по месту работы хищения, растраты, уничтожения имущества, установленных судом или постановлением полномочного органа; нарушением работником требований по охране труда, повлекшего за собой тяжелые последствия;
7. совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия;
8. совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка, несовместимого с продолжением данной работы;
9. принятия необоснованного решения руководством и главным бухгалтером организации и его самостоятельного подразделения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб;
10. предоставление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора;
11. в других предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и трудовым договором с руководителями случаях⁵².
12. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и нахождения в отпуске (кроме случаев ликвидации организации и прекращения деятельности работодателем – физическим лицом).

Исходными документами  для рассмотрения вопроса о прекращении  трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при  возникновении обстоятельств, не зависящих  от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле  или неявке на работу, совершения иного  дисциплинарного проступка, в которых  подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут  служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие. Решение аттестационной комиссии или  ученого совета, приговор суда и  другие документы, а также факт смерти работника⁵³.

Приказ о  расторжении трудового договора издается до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику  выдается оформленная трудовая книжка, производится расчет по заработной плате.

Наиболее  часто инициатива работника по расторжению  трудового договора в ООО «ФАКТ» выражается в виде письменного заявления об увольнении по собственному желанию.

Последовательность  увольнения работников схематически может  быть выражена следующим образом (рис. 4).

 

 

Рис. 4. Последовательность документирования увольнения работника

 

 

В заявлении  указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения  процедуры увольнения к заявлению  прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей  за днем подачи заявления об увольнении. (См. прил.).

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в  том числе неудовлетворенность  работой, конфликт с руководством, территориальная  отдаленность места работы от места  жительства и др. Такие сведения необходимы руководству и для  выявления и анализа причин текучести  кадров.

Свое заявление  работник передает на визирование заместителю  директора. Оно визируется и передается директору, который принимает решение  и налагает резолюцию.

На основании  принимаемого решения издается приказ об увольнении по форме № Т-8 (прил.6).

В соответствии с приказом вносится запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Бухгалтерия согласно приказу производит полный расчет с работником.

 

 

 

 

 

 

4. Документирование отпусков сотрудников и порядок их предоставления

 

1. Порядок оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Статьей 115 Трудового  кодекса РФ закреплено за каждым работником право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка⁵⁴.

Для оформления и учета отпусков, которые предоставляются  в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором, применяются: форма № Т-6 «приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику», в которой документируется  факт предоставления отпуска одному работнику, и форма №Т-6а «приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работникам». Форма № Т-6а используется, когда кадровая служба организации оформляет в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам⁵⁵. В ООО «ФАКТ» нередко используются обе формы.

Текст приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, сотрудник отдела по персоналу использует личную карточку работника.

Затем заполняется  графа «за период с «__» _______20_г. по «__»_______20_г., т.е. проставляется начальная  и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право  на отпуск.

Далее заполняются  в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме №Т-6.

Поскольку ст. 115 ТК РФ установлено, что продолжительность  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска составляет 28 календарных  дней, заполнение пункта А не вызывает у кадровиков вопросов.

При решении  вопроса о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска  работнику за первый год работы необходимо учитывать: согласно ч. 1 ст. 122 ТК РФ право на использование такого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Если достигается соглашение между работодателем и работником, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Кроме того, следует  иметь в виду, что в ч. 2 ст. 122 ТК РФ перечислены категории работников, по заявлению которых работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы:

1. женщинам – перед отпуском по беременности и родам непосредственно после него;
2. работникам в возрасте до 18 лет;
3. работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
4. в других случаях предусмотренных законодательством.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При  этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней⁵⁶.

В ООО «ФАКТ» продавцы только мужчины.

Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие  праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных  дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Например, на период отпуска работника приходится нерабочий праздничный день 12 июня – День России. В таком случае продолжительность отпуска увеличиться  на один день, но оплачен он не будет. В графе А нужно проставить количество календарных дней отпуска, а конечная дата нахождения в отпуске увеличится на один день, который бухгалтерия не оплатит.