Документоведение деятельности организации

 

       Систематизация  и анализ информации о потенциальных  кандидатах организуются с целью  предварительного определения степени  соответствия профессиональных  и личностных качеств лиц, рассматриваемых  в качестве потенциальных кандидатов, общим требованиям предприятия. 

       Решение  о допуске потенциальных кандидатов  к участию в мероприятиях отбора  принимает директор. После этого  организуются подведение итогов  этапа поиска и постановка  задач на этап отбора.

Организация отбора сотрудников  включает:

● Проверку информации о потенциальных кандидатах.

● Уточнение информации о потенциальных кандидатах.

         Проведение  собеседования с потенциальными  кандидатами, результаты проверки  и уточнения информации о которых  признаны удовлетворительными. Кандидаты,  не допущенные к собеседованию,  информируются об этом по телефону.

В ходе собеседования:

● проверяются личные документы кандидата;

● уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;

● кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;

● даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;

● изучаются, предварительно оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.

По результатам собеседования  принимается решение.

     Наем сотрудников  - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно прошедшими отбор.

Организация найма сотрудников  включает:

● Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с проектом трудового договора;

● Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с основными локальными нормативными актами, действующими на предприятии;

● Рассмотрение письменного заявления сотрудника о заключении с ним трудового договора;

● Заключение трудового договора;

● Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу;

● Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую книжку сотрудника записи о приеме на работу;

● Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника на работу.

 

2. Документирование приема на работу

 

Правовые  аспекты трудовых отношений, возникающих  между работодателем и работником, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещении работников, представлении отпусков, поощрении, наложении взысканий и пр., составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовой договор, приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело³⁴.

В ООО «ФАКТ» составлением и оформлением документов по личному составу, ведением личных дел работников занимается секретарь. Эти функции зафиксированы в  его должностной инструкции.

При приеме работника  в ООО «ФАКТ» секретарь фиксирует  его основные анкетно-биографические данные, условия приема и оплаты труда.

          Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном  решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора  (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать  трудящемуся заработную плату и  обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”.³⁵

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) администрации  предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется  работнику под расписку”. Таким  образом,  “в настоящее время  письменная форма обязательна для  всех трудовых договоров”³⁶, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой  договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются  основные и дополнительные условия  трудового договора (контракта). К  основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

      К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.³⁷

Согласно  статье 21 КЗоТ, при заключении трудового  договора (контракта) может быть обусловлено  соглашением сторон испытание с  целью проверки соответствия работника  поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в  приказе (распоряжении) о приеме на работу.³⁸ В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.³⁹

     В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

● на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

● на определенный срок не более пяти лет;

● на время выполнения определенной работы.

      Срочный договор (контракт) заключается,  в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.⁴⁰ Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается  временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров  являются договора о временной и  сезонной работе.⁴¹ Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и  
регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).⁴² В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.⁴³ 

Трудовой  договор в ООО «ФАКТ» заключается  в письменной форме в двух экземплярах. Он подписывается  генеральным директором ООО «ФАКТ» и работником. Подпись  генерального директора закрепляется печатью организации.

В трудовых договорах, заключенных в ООО «ФАКТ» указываются:

1. наименование работника и работодателя, место работы;
2. дата вступления в силу трудового договора;
3. наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;
4. права и обязанности работника;
5. права и обязанности работодателя;
6. характеристика условий труда, режим труда и отдыха;
7. условия оплаты труда;
8. виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Условия трудового  договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.

При заключении трудового договора лицо, поступающее  на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или подготовки.

Эти требования установлены в ст. 65 ТК РФ и обязательны  для использования во всех организациях и соблюдаются в ООО «ФАКТ».

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании трудового  договора (Прил. 4). Издание приказа о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру документирования оформления трудового договора как состоявшегося юридического факта. Приказ издается в 3-дневный срок.

В настоящее  время в ООО «ФАКТ» приказ о  приеме на работу соответствует унифицированным  формам № Т-1 или № Т-1аС использованием этих форм документируется прием  на работу всех категорий работников. При оформлении приказа о приеме на работу указываются: коды организации и форма приказа по соответствующим классификаторам, срок действия трудового договора, табельный номер работника, его фамилия, имя, отчество, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), разряд, класс (категория), квалификация, условия приема на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы), оклад (тарифная ставка), надбавка к окладу, период испытательного срока⁴⁴(прил. 2)

Приказ составляется секретарем. После подписания приказа  о приеме на работу директором,  работника  знакомят с содержанием приказа  под расписку.

На основании  приказа в трудовую книжку работника  вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в  бухгалтерии открывается лицевой  счет.

Работа с  трудовыми книжками и порядок  внесения в них соответствующих  записей в ООО «ФАКТ» ведется  в соответствии с Правилами ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 и  Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Трудовая  книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника⁴⁵.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой  им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а  также основания прекращения  трудового договора и сведения о  награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение. Все записи в трудовую книжку вносятся без каких-либо сокращений и имеют  в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

По желанию  работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту  основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Оформление  трудовой книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу⁴⁶.

Трудовые  книжки в ООО «ФАКТ» хранятся у  секретаря.

3. Правила внутреннего трудового распорядка

        Правила внутреннего трудового распорядка оформляются в произвольной форме, ТК РФ (ст. 189) устанавливает лишь требования к их содержательной части. Правила должны регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы регулирования трудовых отношений в организации.⁴⁷

         Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ).⁴⁸

          Вопросы режима рабочего времени регулируются гл. 16 ТК РФ. Термин "режим рабочего времени" не употреблялся в КЗоТ, хотя и использовался в других нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, а также в правовой литературе. ТК РФ, раскрывая этот термин, позволяет отличать режим рабочего времени работников от режима работы организации, указывает правовые формы, в которых закрепляется режим рабочего времени, и определяет лицо, которое утверждает режим рабочего времени в организации.

      Согласно ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (5-дневная с двумя выходными днями, 6-дневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашением.⁴⁹