Документоведение деятельности организации

 

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО КАДРАМ  В ООО «ФАКТ»

 

Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления¹⁶ в состав делопроизводства в организации, как правило, включают: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение  о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить  на следующие этапы:

— обработка поступающей  и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы  управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются  лицом, ответственным за работу с  этими документами. Дела оформляются  частично или полностью в зависимости  от сроков хранения, которые устанавливаются  для каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем  Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.¹⁷

Все дела, подготовленные к  архивному хранению, делятся на две  группы:

— дела по личному составу  организации;

— дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). В  описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

— книга учета сотрудников (если она ведется);

— приказы по личному  составу;

— личные дела или личные карточки;

— лицевые счета по заработной плате;

— невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

 

        Т.к.  штатная численность организации  небольшая, кадровая служба ООО «ФАКТ» представлена в лице секретаря¹⁸.

Основными задачами секретаря являются:

1. комплектование кадрами;
2. подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;
3. контроль правильности использования работников.
4. Исходя из вышеперечисленных задач, секретарь выполняет следующие функции:
5. разработка прогнозов, определение потребностей в кадрах и источников их покрытия;
6. оформление приема, перевода и увольнения работников;
7. учет личного состава;
8. ведение трудовых книжек и личных дел;
9. табельный учет, составление и выполнение графика отпусков;
10. подготовка материалов к поощрению и награждению работников;
11. выдача справок о трудовой деятельности работников;
12. подготовка документов к сдаче в архив и др.

В своей деятельности секретарь руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом ООО «ФАКТ» и  работает в тесном взаимодействии с  другими подразделениями организации.

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003.¹⁹

Как правило, структура Положения  включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и  функции кадровой службы.

3. Структура кадровой  службы.

4. Права и обязанности  службы и ее работников.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника  кадровой службы.

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

В ООО «ФАКТ» отдел по работе с персоналом не сформирован. Соответственно, не разработано  Положение об отделе по персоналу.

Составляется  положение в структурном подразделении  по заданию и под контролем  первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными  функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается первым руководителем предприятия. Изменения  в положение вносятся приказом²⁰.

      В соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 организационно-правовое положение гражданского служащего регламентируется должностным регламентом, являющимся составной частью административного регламента государственного органа. ²¹В него включаются:

- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые гражданскому служащему;

- должностные обязанности,  права и ответственность за  неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать решения или участвовать при подготовке проектов решений;

— сроки и процедуры  подготовки, рассмотрения проектов решений  и порядок их согласования;

— порядок служебного взаимодействия с другими гражданскими служащими, гражданами и организациями;

— перечень государственных  услуг, оказываемых гражданам и  организациям;

— показатели эффективности  и результативности служебной деятельности.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Основное назначение справочно-информационной документации — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.²²

Приказы (распоряжения) оформляются  на бланке приказа (распоряжения) или  на общем бланке организации с  указанием вида документа — ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

— наименование организации (подразделения);

— название вида документа;

— дата и номер документа;

— заголовок;

— подпись.

Приказы по личному составу  ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Среди документов по организации  трудовых отношений между работодателем  и работником важнейшее место  отводится трудовому договору.

В государственной гражданской  службе права и обязанности сторон, в соответствии с гл. 5 Федерального закона «О государственной гражданской  службе Российской Федерации», устанавливаются  служебным контрактом. Примерная форма служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. №159.²³

Основным  нормативным документом по кадровому  делопроизводству любой организации  является инструкция по делопроизводству. Она регламентирует организацию, правила, приемы и процессы создания документов, а также порядок работы с ними и осуществления контроля за их исполнением.

 В ООО  «ФАКТ» этот важнейший для  организации делопроизводства организационно-правовой  документ отсутствует.

Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной  системы документационного обеспечения  управления²⁴ и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ²⁵. Утверждается инструкция директором организации. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
1. Порядок приема, регистрации, направления и                рассмотрения входящей корреспонденции.
2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
3. Организация контроля исполнения документов.
4. Поисковая система по документам.
5. Составление номенклатуры дел.
6. Формирование и оформление дел.
7. Экспертиза ценности документов.
8. Передача дел в архив²⁶.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить  действующему законодательству в области  информации и документации²⁷.

Обязанности, права, уставные взаимоотношения, должностные  обязанности работников организации  и квалификационные требования к  ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями (прил.3). Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Должностные инструкции разработаны в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г.№37 (с изменениями от 21.01.2000г., 20.04.2001г.).