Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

      Даты планов, отчетов, штатных  расписаний, дел, содержащих один  документ, отражаются в заголовках  дел.

    На  обложке дел, содержащих ряд разновременных документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

    Крайними  датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

    В делах постоянного и временного хранения дата обозначается на обложке  арабскими цифрами.

    Пример. 21.09.1997.

    Если  число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули.

    Пример. 01.05.1997.

    Количество  листов в деле выносится на обложку  на основании заверительной надписи  дела.

    Срок  хранения переносится на обложку  дела из НД организации после уточнения  его по соответствующему перечню  документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить ... лет".

    При внесении дела в опись на обложке  проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер  описи (Оп.) и номер дела (Д.).

    Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.

    Надписи на обложках делаются четко светостойкими  чернилами, тушью или шариковой  ручкой. Допускается предварительное  заполнение формы обложки на пишущей  машинке или компьютере с последующей  наклейкой ее на обложку дела.

    ОФОРМЛЕНИЕ  ДЕЛ 

    Дела  организаций подлежат оформлению при  их заведении и по завершении делопроизводственного  года. Оформление дел проводится работниками  структурных подразделений, в которых  они формируются.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    Частичному  оформлению подлежат все дела при  их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, после их завершения делопроизводством.

    Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

    наименование  вышестоящей организации;

    наименование  организации;

    наименование  структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

    индекс  дела по номенклатуре дел;

    заголовок дела;

    год, в котором заводится дело;

    срок  хранения дела.

    Полное  оформление дела предусматривает:

    подшивку  или переплет дела;

    нумерацию листов в деле;

    составление внутренней описи документов дела (в  случаях, определенных пунктом 193 настоящей Инструкции);

    составление листа-заверителя дела;

    оформление  и уточнение реквизитов обложки  дела;

    систематизацию  документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей инструкции.

    Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются  не менее чем в четыре прокола  в твердую обложку или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

    Дела  постоянного хранения, состоящие  из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или  неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

    Несколько личных дел уволенных работников допускается подшивать в одно дело.

    Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

    Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам  и подшитый за середину нумеруется как два листа.

    Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    Лист  с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками  и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

    Документы, которые невозможно подшить в  дело, вкладываются в конверт, который  подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

    Подшитые  в дело документы с собственной  нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

    При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

    Например: 15а, 15б

    К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13.

    Во  внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов, и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с  распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

    Внутренняя  опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных  работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

    В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается  цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя  опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки  подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

    Изменения состава документов дела (изъятие, включение  документов, замена их копиями и  др.) отражаются во внутренней описи  в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

    Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации  и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

    В заверительной надписи цифрами  и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных  номеров листов, номера листов с  наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

    Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

    При перенумерации листов в конце  дела составляется новая заверительная  надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

    Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15.

    По  окончании делопроизводственного  года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

    при изменении наименования вышестоящей  организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела, на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

    в заголовках дел с распорядительными  документами, протоколами, состоящих  из нескольких томов,  указываются их номера;

    на  обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

    если  в дело включены документы за более  ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка  «Имеются документы за … год(ы)»;

    из  листа-заверителя на обложку дела выносится  количество листов в деле;

    при внесении дела в опись на обложке  дела проставляется архивный шифр (номер  фонда, описи и дела по описи) в  соответствии с требованиями п. 208 настоящей Инструкции.

    Дата  на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

    В верхней части обложек дел  постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается  место для указания наименования соответствующего государственного архива.

    Надписи на обложках делаются четко светостойкими  чернилами, тушью  или шариковой  ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических  средств на отдельном листе с  последующей наклейкой его на обложку дела.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством  остаются частично оформленными: документы  хранятся в скоросшивателях, листы  не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются. 

 

    24. Раскройте понятие  «экспертиза ценности  документов». Охарактеризуйте  назначение, этапы  проведения, принципы  и критерии экспертизы  ценности документов. 
 

    Экспертиза  ценности документов

    В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Их информационная роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе ценности.