Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Особое  значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые  содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют  длительный срок хранения, а затем  уничтожаются.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

• отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза  ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

 

Нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности документов.

Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и оформление документа;
• физическое состояние документа.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской федерации в области архивного дела.

 

Этапы проведения экспертизы ценности документов.

Работа по организации  экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве в процессе образования дел:

• при разработке номенклатуры дел (в процессе заполнения четвертой графы номенклатуры дел для определения ценности будущего дела на основании перечней документов с указанием сроков хранения);
• при регистрации документов (на входящем и исходящем документе регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре; этот индекс указывает место хранения документа, то есть определяет принадлежность документа к конкретному делу, на обложке которого обозначен срок хранения);
• при направлении исполненного документа в дело;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится на стадии подготовки дел к последующему хранению.

Подготовка дел  постоянного хранения и дел по личному составу для передачи их в ведомственный архив осуществляется персоналом структурных подразделений при оказании методической помощи и контроле экспертной комиссии организации.

Третий этап экспертизы ценности — только для организаций, передающих документы постоянного хранения в государственный архив.

Подготовка дел  к передаче на государственное хранение и выделение дел с истекшими  сроками хранения к уничтожению  проводится работниками ведомственного архива под руководством экспертной комиссии организации при оказании методических консультаций сотрудниками государственного архива.

Для проведения экспертизы ценности документов имеется  система экспертных органов.

 

Система экспертных органов (ЦЭК, ЭК, ЭПК, ЭМК).

Для организации и проведения работ  по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации  независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей  организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация  ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться  Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов);
• работник делопроизводственной службы;
• руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
• специалист по научной, производственной и другим видам документации;
• специалист по обеспечению защиты информации.

ЭК  и ЦЭК - совещательные органы при  руководителе организации, их заседания  проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются  в протоколах, которые подписывают  председатель и секретарь комиссии.

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
• рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

ЦЭК осуществляет методическое руководство  работой экспертных комиссий структурных  подразделений и подведомственных организаций.

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в органах архивного управления при администрации края, а также в федеральных государственных  архивах.

Основная  функция - методическое руководство  работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

Если  ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция  контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях  созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;
• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
• работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

• архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
• прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Основные правила работы архивов организаций. М., ВНИИДАД, 2002.

29. Подготовка  документов к передаче в архив  организации. Оформление дел. Составление  и оформление описей дел. Порядок  передачи дел в архив.

Оформление  дел

Перед передачей  в ведомственный архив дела постоянного  и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Полное  оформление дел включает в себя:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• подшивка или переплет дела. 

Оформление дел  проводится сотрудниками службы ДОУ  при методической помощи и под  контролем ЭК организации.

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) не проводится такая обработка, они  могут храниться в тех обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование.

Документы, составляющие дело постоянного и длительного  хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем  правом углу черным графитным карандашом. Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, фотографии и т. п.) не подшивают, а вкладывают в конверты: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером  — каждое вложение.

Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель по установленной форме (Пример 9) и количество листов выносится на обложку дела.

Пример 9

Форма листа-заверителя дела

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи (при ее наличии) и оговариваются особенности нумерации:

• наличие литерных номеров;
• номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет;
• номера крупноформатных листов (сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу);
• номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела предусматривает уточнение наименования организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело.

Если наименования организации или структурного подразделения  менялись, то на обложке приводится оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним.

Затем уточняется заголовок дела (тома, части), количество листов, крайние даты.

При обозначении  на обложке дела даты документа число  и год пишутся арабскими цифрами, название месяца — словами, например: 9 мая 2002 года.