Лекции по «Документационное обеспечение управления»

• название вида или разновидности  документов (приказы, акты, протоколы  и т. д.);

• автор документа (название организации, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации, от которой получены документы);

• вопрос или  краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с  которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы  дела;

• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен  не всегда.

Состав элементов заголовка  определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются  только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские  документы.

Заголовки дел  могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в  заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном  числе («Приказы директора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются  в заголовке. Например: «Распорядительные  документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».

Если в деле объединены различные виды документов (более 2-3) по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводства, то в заголовке  употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о  представлении к награждению  и присвоению званий (справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам.

Например: «Документы к  приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и  др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например: «Личное дело Иванова  Петра Сидоровича».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется  с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой "Консул" о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными  корреспондентами, их названия в заголовке  дела даются обобщенно как видовое  название корреспондента.

Например: «Переписка с  молочно-консервными комбинатами  о поставке и использовании тары».

Если переписка ведется  с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается  лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации  повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду  и зарплате».

В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа (во множественном числе) указывают автора. Например: «Протоколы заседаний квалификационной комиссии за 2006 г.».

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством  делах вместо года указывают крайние  даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Например: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января — 30 июня 2006 г.».

В заголовках дел при  необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о  персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным  в течение одного года, являются переходящими, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

К заголовкам дел для  группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

 

 

Перечни документов со сроками хранения

Перечень  документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Перечни документов могут быть следующих  видов:

• типовые — для всех организаций;

• примерные — для однородных организаций;

• ведомственные — для отдельных  отраслей деятельности.

Создание  типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются  дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному  составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют  одинаковые для всех организаций  функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако  типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы  и т. п.). Поэтому министерства, ведомства  на основании типового перечня разрабатывают  ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и  содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

В 1989 году был издан Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает наличие  в стране организаций разных форм собственности и возникновение  новых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением перечня 1989 года.

Перечни состоят  из основной части и вспомогательного справочного аппарата.

Основная часть (описательные статьи) - это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения.

Вспомогательная часть (справочный аппарат) включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.

Начинаются  перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий  документов по статьям. Статья — это  порядковый номер заголовка дела.

Описательная  статья (табл. 3) в перечне содержит: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов; сроки хранения; примечания.

Таблица 3

Описательная  статья

Перечни включают в себя 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в  системе управления, вида деятельности и формы собственности: организация  системы управления, планирование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня  разделяются на подразделы по более  узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах перечня  расположены по значимости вопросов и видам документов.

Статьям в перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1).

Перечень  не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием  сроков хранения и вопросов деятельности организаций (графа 2).

Срок  хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания  их делопроизводством.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне  рядом с указанием временного срока хранения, означает, что часть  таких документов может иметь  научно-историческое значение и судьбу таких документов решает экспертная комиссия (ЭК) организации после  полистного изучения дела.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения не может  быть менее одного года.

Примечания, используемые в перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Организации, документы которых поступают  на хранение в государственные архивы, без изменения используют те сроки  хранения, которые указаны в графе  «Срок хранения документов» (графа 3).

Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», то есть самостоятельно преобразуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все документы.

Есть  комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и  другие учредительные документы.

Временные сроки хранения применяются всеми  организациями.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.

27. Организация оперативного хранения документов. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности  документов. Порядок выдачи документов во временное пользование при  хранении в структурных подразделениях.

Организация оперативного хранения документов

Оперативное хранение проводится в службе ДОУ, других структурных подразделениях организации  до сдачи их в ведомственный архив.

Оперативное хранение подразделяется на:

1. хранение документов в процессе их исполнения
2. хранение исполненных документов

Документы во время их исполнения должны хранится у исполнителя в специальных  папках с надписями «На подпись», «Срочно», « На исполнении». На этой паки указывается Ф.И.О, телефон.

Папки с неисполненными  документами  хранятся так, чтобы в случае болезни, командировки исполнителя, можно было передать на исполнение другому специалисту.

Хранение  исполненных документов осуществляется в специальных папках типа папка-скоросшиватель документов  кратковременных сроков хранения  т.к. в скоросшивателе документы  располагаются в обратной хронологической  последовательности.

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления  на шнурках. Это дает возможность  группировать  документы в дело в прямой хронологической последовательности. Данные документы могут приниматься  в ведомственный архив, в том  виде в каком они сформировались в делопроизводстве.

Также в делопроизводстве  хранятся дела, с постоянным сроком  действия.

Дела  оставшиеся в оперативной деятельности удобно хранить в шкафах, стеллажах.

Запрещается хранить дела  в столах сотрудников.

Законодательство и нормативы  по обеспечению сохранности документов.

 

Порядок выдачи документов во временное  пользование при хранении в структурных  подразделениях.

Если  необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный  за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель (пример 2.6.5).

Пример  7

  Оформление листа-заместителя дела

Если  требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов (пример 2.6.6).

Пример 8

  Форма карты-заместителя дела

Карта-заместитель  помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они  находятся. После возврата дела карта- заместитель изымается, дело ставят на место.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

Выдача  дел в другие организации разрешается  только руководителем организации.

Изъятие документов из дел  по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Литература

• Лекции
• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.

28. Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве. Нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности документов. Этапы  проведения экспертизы ценности документов. Система экспертных органов (ЦЭК, ЭК, ЭПК, ЭМК).

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Документы как источники информации не равноценны.

Одни  содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.