Особенности управления документацией за рубежом

Национальная ассоциация нотариусов США в 2002 г. представила  поправки в Модельный закон о  нотариате, которые включали ст. 111 «Электронный нотариат», содержащую детальные правила  и стандарты процедуры электронного удостоверения .

При этом США является первопроходцем во внедрении и развитии национального  электронного документооборота.

Развитие национального  электронного документооборота в России находится на втором этапе апробации  систем электронного документооборота. Таким образом, актуальным является использование опыта других стран, особенно США. В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким  факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о  защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных  и иных нормативных актах европейских  стран содержатся требования к типам  документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены  права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе  информации), требования к формату  документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам  управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок  индексации (регистрации) документов в  целях улучшения их хранения)⁴.

Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых  для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения  конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения  с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению документами  по личному составу, разработки стандартов и практических руководств по работе с такими документами.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному  обществу стало применение перед  названием государств латинской  буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Облегчение доступа к  информации и услугам государственных  органов путем применения современных  информационных технологий является одним  из главных элементов проекта  экономического и социального обновления Европы – инициативы «e-Европа», объявленной Европейской комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной для ускорения развития цифровых технологий в Европе. Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы».

Правильное управление документами  приобретает особое значение в связи  с принятием Европейской комиссией  и национальными правительствами  законодательства в области электронной  коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза  признают правомочными электронный  обмен данными, электронную форму  сделки и цифровую подпись. Все это  лежит в основе развития практики управления электронными документами.

2. Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов⁵:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Управление информационными  потоками или документопотоками  организации основано на понятии  документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления⁶.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть⁷.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных  этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Документооборот представляет собой главное организационное  направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как  организована работа с документами: насколько быстро и качественно  обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых  для последующей деятельности предприятия  документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия⁸.

В ГСДОУ синонимом термина  «организация работы с документами» являлось «управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин управление документами. В управлении документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное  размещение, объем документооборота и т.д.

Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически  всегда документы создаются вначале  в электронном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме⁹.

Иную формулировку этого  термина содержит национальный стандарт из серии «Информационная технология»  – ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», основанный на международных терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный документ – это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который существует или может существовать в электронной или цифровой среде¹⁰.

Оценивая степень разработанности  изучаемой проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании  документа как объекта документоведения относится к 80-м годам ХХ века и связывается с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации, а понятие  документооборота входит в использование  с начала 90-х годов ХХ века. Понятие  электронные документы входят в  обиход и регламентируются к использованию  так же с начала 90-х годов ХХ века.

Электронный документооборот  – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

Достижения последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров  и принтеров позволили успешно  использовать персональный компьютер  в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится  без компьютера в офисе организации.

Автоматизация документационного  обеспечения управления позволяет:

• в области подготовки и оформления документов – унифицировать формы документов;
• повысить качество и оперативность подготовки документов;
• в области организации документооборота и исполнения документов – исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
• унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;
• повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
• уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
• получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;

В области организации контроля исполнения документов:

• оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;
• контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;
• в области организации хранения документов и информационно-справочной работы – создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;
• обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.