Особенности управления документацией за рубежом

До начала 90-х годов  судебная практика США поддерживала доктрины "пота на бровях" ("Sweat on the brow") и индустриальности ("industriousness"). Они провозглашали, что охраняться должны даже базы данных, созданные  нетворческим трудом. Впоследствии Верховным  Судом США данные доктрины были отвергнуты на основании того, что простой  перечень фактов без творческой обработки  не охраняется, т.к автор не может  создать факт.

В параграфе 118 раздела 107 книги 17 Свода законов США возможны случаи свободного использования баз  данных ("Fair use rule"). Свободно могут  использоваться базы данных некоммерческими  библиотеками, архивами, образовательными учреждениями, общественными бюро прогнозирования. В отличии от России большую роль в установлении случаев свободного использования играет также судебная практика, которая в каждом конкретном случае устанавливает, было ли свободное  использование допустимым или нет.

В абз.1 пункта "а" параграфа 1204 главы 12 книги 17 Свода законов  США предусматривается уголовная  ответственность за нарушение авторских  прав. За умышленное нарушение авторских  прав с целью наживы виновный может  быть приговорен за первое преступление к штрафу до 500.000 долларов и (или) пяти годам лишения свободы. В случае неоднократности за последующие  преступления может быть возложен штраф  до 1.000.000 долларов и назначено наказание  в виде лишения свободы на срок до 10 лет (абз.2 пункта "а" параграфа 1204 Свода законов США). Срок давности привлечения к ответственности  за данное преступление - 5 лет (пункт "с" параграфа 1204 Свода законов США). ²³

Таким образом, в соответствии с законодательством и судебной практикой США авторским правом защищаются базы данных, подобранные, организованные или структурированные  оригинальным образом творческим трудом автора, и произведения, входящие в  состав баз данных.

Также, творческие и нетворческие базы данных в США защищаются контрактным  правом. Контракт, как правило, содержит лицензию, которая обязывает лицензиата не передавать неавторизованным лицам  базу данных или какие-либо права  на нее, не копировать и не использовать иным неразрешенным образом. При  копировании частей или целых  баз данных приобретенных в США, нужно удостовериться, что этим не нарушается дополнительные положения  контракта или лицензии.

В соответствии с Единым актом о торговых секретах США  база данных может защищаться в качестве коммерческой тайны. Сведения, составляющие коммерческую тайну в США, называются торговыми секретами. База данных может  защищаться в качестве торгового  секрета, только в том случае, если она обладает коммерческой ценностью, неизвестна заинтересованным лицам  и недоступна для заинтересованных лиц законными способами.

В США до сих пор не решен вопрос о предоставлении особой защиты баз данных. В Конгресс США  не раз вносился законопроект о введении института особой защиты баз данных, но исходя из того факта, что конгресс ни разу его не отвергнул, можно предположить, что в ближайшее время особая защита баз данных в США будет  введена.

В США для упрощения  процесса доказывания в суде прав на базу данных или фактов нарушения  подобных прав, при создании баз  данных часто оставляют в них  так называемые "сорняки" (seeds). ²⁴ Для этого допускают умышленные незначительные ошибки в информации, о которых знают только составители. При незаконном копировании базы правонарушитель копирует и эти "сорняки". Довольно просто найти их во вторичной копии и доказать производность базы данных от оригинала.

Также эффективным средством  является электронная цифровая подпись  и "водяные знаки". Специальное  программное обеспечение внедряет особый код в текст программы, что при просмотре отображается на мониторе, а при печати на материальном носителе в качестве визуального  аналога денежных водяных знаков. Извлечь изображение водяного знака  невозможно, не зная кода внедрившей его  программы.

Глава ТРЕТЬЯ

Основные направления  совершенствования организации  работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

1. Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

Российский рынок в  целом развивается по законам  рынка мирового, однако имеет и  свои специфические особенности. Это, в частности, относится и к  организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном  рынке нашли применение два направления  развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное.

Перечислим основные особенности традиционно российских методов организации работы с документами.

Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной  иерархией. Документооборот в России традиционно строится по вертикальному  принципу, обеспечивая движение документа  от руководителя к исполнителю и  обратно. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.

Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций в соответствии с установленными требованиями. В России традиционно  документ подлежит регистрации и  отражению в специальных регистрационных  журналах, регистрационных карточках  и т.д., которые являются носителем  информации о данном документе. Таким  образом, организацией процесса документооборота и делопроизводства занимается специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий  никакого отношения к самим документам и их содержанию. Подобная практика на Западе не используется.

Закрепление в государственных  нормативных документах единых и  детально регламентированных правил работы с управленческими документами  в организациях, независимо от их сферы  деятельности. Российское делопроизводство, определяющее движение документов в  организациях и между ними, регламентируется (по крайней мере, должно регламентироваться) не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот  до сих пор базируется на использовании  бумажных носителей. Отсюда сочетание  традиционных, «бумажных», методов  с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот  давно уже строятся исключительно  на безбумажных принципах.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся  специфике российского делопроизводства. Сравнение российских и западных методов организации документооборота представлено в таблице 1²⁵.

Таким образом, оптимальное  решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так  и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно  увеличит конкурентоспособность создаваемой  системы.

Установка на общедоступность  информации зафиксирована в «Принципах публичной информации», принятых Национальной комиссией США по библиотекам и информационной науке 29 июня 1990 г. Там сказано: «Мы определяем публичную информацию как информацию, которую создает, собирает и поддерживает федеральное правительство. Мы утверждаем, что публичная информация – это информация, принадлежащая народу, которая передана им в управление своему правительству и должна быть доступной народу во всех случаях, кроме случаев, установленных законом».

Как свидетельствует Уильям Бернам, профессор права юридического факультета Мичиганского государственного университета США, заметен рост средств, предоставляющих юридические материалы для пользователей бесплатно по материалам и сведениям о юридическом образовании, адвокатуре и др. на сайте издательства «Уэст-групп» FindLaw²⁶. Он отмечает, что только недавно появились процессоры для поиска юридических материалов по ключевым словам. Но ресурсы интернета пока остаются весьма ограниченными. Представлены самые свежие материалы начиная с 90-х годов ХХ века. «Не так просто найти законы штатов», убедиться в том, что найденный материал не устарел, гарантий нет. «В результате для исчерпывающего поиска по-прежнему необходимо получить доступ к материалам по американскому праву в библиотеке или воспользоваться компьютеризированными библиотеками юридических материалов WestLaw или Lexis. Хотя эти услуги есть в интернете, на них необходимо подписаться, чтобы пользоваться» (с. 43, 161).

Он отмечает, что общая  тенденция к публикации источников прецедентного права из года в год снижается. С ними можно ознакомиться с помощью компьютеризированных юридических поисковых систем. Тем не менее в соответствии с местными правилами неопубликованные судебные решения либо не имеют прецедентной силы, либо ссылаться на них не рекомендуется (с. 155). При этом сказано, что доминирующее значение в США занимает статутное право. Очень много законов штатов (с. 120), подходы к статутам отличаются от европейских, эти акты (статуты) громоздки и подробны (с. 121).

Писаное право – Конституции, статуты и подзаконные нормативные акты штатов и федерального уровня – публикуется по предметному признаку как государственными, так и частными издательствами в томах, где содержатся аннотации со ссылками на судебные решения, принятые на основе толкования статутов, отсылки к истории принятия акта, подборки статей из периодических юридических изданий, а также ссылки на компьютерные базы данных. Так, федеральные статуты содержатся в государственном издании, именуемом «Свод законов США» (United States Code-USC), а также в двух частных сборниках – U.S. С.А. Библиотечные источники первичных материалов этим автором характеризуются следующим образом.

Национальные библиотеки некоторых европейских стран  приступили к созданию электронных  коллекций веб-документов. Первым проектом, который предполагает создание постоянной электронной коллекции веб-документов в библиотеке, был проект EPPP (Electronic Publication Pilot Project) Национальной библиотеки Канады (1994). В июне 1996 года Национальная библиотека Австралии начала проект PANDORA; в сентябре 1996 года национальная библиотека Швеции - проект Kulturarw; в  июне 1997 года в Финляндии стартовал  проект EVA; в 2000 году в Библиотеке Конгрессе  США - проект MINERVA. Проект осуществляется благодаря сотрудничеству между библиотекой и некоммерческой организацией Internet Archive, которая хранит и обеспечивает доступ к общедоступным с 1996 года мировым Интернет-ресурсам.²⁷

Информационная служба Конгресса – обширный источник истории прохождения законов – хранится на микропленке (с. 157). Правительственная типография является частью законодательной ветви Федерального правительства. Первоначально созданная для удовлетворения потребностей Конгресса в печатных изданиях, сегодня она является центром, где наряду с печатными формами информации используются оптические диски и онлайновая технология, доступные для всех жителей страны. Помимо Конгресса ее услугами пользуются 140 федеральных ведомств и агентств. Правительственная типография отслеживает, описывает и каталогизирует официальные документы различных ведомств, комитетов, 60% которых существуют только в электронном виде на веб-сайтах. Так

как эти организации долго  не хранят информацию, правительственная типография скачивает и хранит эти документы на своих серверах или оптических дисках. В 1990 г. Национальной комиссией США по библиотекам и информатике был принят акт «Принципы информирования общества». Он выделил информацию общественной значимости, относимую к общественному достоянию. Каждое ведомство должно иметь правительственный указатель такой информации, а библиотеки предоставлять такую информацию пользователям в обязательном порядке. А вся правительственная информация полностью или частично рассылается в библиотеки-депозитарии. Материалы по другим странам представлены в публикации, подготовленной в процессе обоснования Концепции об электронном официальном опубликовании правовой информации

2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных  с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных  структур федерального, «субъектного»  и других уровней управления.

Недостаточная научно-теоретическая  разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке  единых подходов к организации ДОУ  влекут за собой различные отрицательные  последствия, в частности, отрыв  от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную  ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей  организации фундаментальных и  прикладных научных исследований и  разработок, их координации и фиксирования.

Основные направления  и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в  том числе документооборота с  использованием современных информационных технологий, что на практике часто  называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, не координируемый характер, в основном, по следующим направлениям: