Особенности управления документацией за рубежом

• разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД – Росархив);
• стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства);
• разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
• обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;
• разработки, связанные с реализацией «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов» от 23 ноября 1995 года и «Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ» от 18 октября 1996 года.

Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» от 27 июля 2006 года предусматривает приведение в соответствие с законом действующих  нормативно-правовых актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию.

Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации  Президента РФ, при участии ВНИИДАД  и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения  органов управления РФ, связанные  с разработкой концепции дальнейшего  совершенствования ДОУ, в достаточной  мере отразили:

• несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
• несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией;
• отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;
• несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
• недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти  половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга  признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление.

Утрата реального знания нормативных требований к организации  документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения  взаимоотношения центра и субъектов  Федерации, изменение форм и методов  управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной  целевой программе.

Комплексная целевая  программа должна обеспечить:

• повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
• установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
• унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
• разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
• реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
• повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом работ  по программе должно стать, кроме  решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка  лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа  к информационным ресурсам.

Целесообразно наделение  соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной  целевой программы потребует  сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских  работ. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной  целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную  архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела. Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с  документацией в условиях современных  информационных технологий позволят существенно  повысить качество и эффективность  ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению  качества комплектования архивного  фонда РФ.

Основополагающую роль в  решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Исключительно важной представляется также разработка государственных  правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности  за их нарушение.

Прежде всего это разработанный  ВНИИДАД проект Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных  актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному  менеджменту.

Базовые положения ГСДОУ  в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых  систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования  российских и международных классификаторов  информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в  разных ведомствах аппаратно-программные  средства документирования и обработки  документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей.

Важнейшим из условий активного  использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением  ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Решению технологических  задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации  ГОСТ 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени  облегчает создание типовых, унифицированных  и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной  информации.

Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической  и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают  также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые  до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях  и практически не регламентируются общегосударственными нормами.

По-прежнему важной задачей  остается сопряжение аппаратно-программной  среды, редакторских программных и  других средств документирования и  обработки документной информации.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать  предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно  влияют на возможности и эффективность  автоматизированного ДОУ.

Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования  документов препятствует организации  электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Нельзя обойти вниманием  проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем  их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы  очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде. Отсюда и терминологические  разногласия, наблюдаемые как в  среде ученых, так и в среде  специалистов и практиков.

В одном случае под электронным  документом понимается машинный носитель информации, в другом – отдельный  файл на этом носителе, в третьем  – распечатка на бумаге, в четвертом  – некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается  изображение на экране, в том числе  полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует  упускать из виду, что в рассматриваемом  термине имеет значение не только первое слово «Электронный», но и  «документ». Понятие документа уже  достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством.

Поэтому, прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует  решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом.

Следующий шаг – стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует  серьезной научной проработки, специальной  постановки научной темы в общегосударственном  масштабе, как это сделано в  странах ЕС, других развитых государствах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации  ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации  документооборота, компьютерная система  автоматизации делопроизводства и  документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система  управления документами, электронный  архив и т.п. Разнообразие в названиях  разработанных и разрабатываемых  систем говорит лишь о том, что  сегодня эта область информационного  рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как  сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более  сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в  конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно  самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических  решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально  для внутреннего использования  и на рынок не выставляются.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть  основные тенденции в разработках  АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который  позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении  задачи документационного обеспечения  управления в организации.

Вторая характеристика системы  – специализированная это система  или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими  назначениями она может быть приспособлена  для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?