Особенности управления документацией за рубежом

Раньше работа с документами  требовала времени и больших  трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны  фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные  архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль

 

3. Система международных стандартов

В современном мире постоянно  растет значение стандартов. Основной причиной этого являются изменения  в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное  развитие информационных технологий и  активное их внедрение – все это  также способствовало активизации  процесса разработки и внедрения  международных стандартов во все  сферы человеческой деятельности, в  т.ч. и в управлении документацией¹¹.

Международная организация  по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации. Подготовка международных стандартов обычно ведется в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация-член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее интересам. В этой работе также принимают участие международные организации как правительственные, так и неправительственные.

ISO, например, тесно сотрудничает  с Международной электротехнической комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Благодаря успешному использованию  стандартов качества ISO, а также в  связи с общемировой тенденцией ужесточения законодательно-нормативных  требований к ведению финансово-экономической  деятельности, во всем мире растет потребность  в выработке единого подхода  в решении наиболее общих вопросов, важных для любой из существующих систем делопроизводства.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции  и услуг

Первыми широко распространенными  стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации.

Во многих случаях налаживание  правильной работы с документами  составляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в  связи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000 стала  одним из важных факторов, стимулирующих  развитие делопроизводства и повышение  статуса службы документационного  обеспечения управления и ее сотрудников  во внутренней иерархии компании.

В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании.

Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем документирования и используемые носители информации. Здесь важно учесть все факторы: тип и размер организации, сложность  производимой продукции, нужды потребителей, законодательные и нормативные  требования в отрасли, в которой  работает компания, реальные возможности  персонала и т.д.

Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой

По аналогии со стандартами  управления качеством продукции  и услуг стали разрабатываться  стандарты для других видов деятельности. Достаточно широкое распространение  получили стандарты серии ISO 14000 по управлению окружающей средой, в которые также  были включены разделы по управлению документацией.

От организаций требуется  разработать правила работы с  документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения  документов с истекшими сроками  хранения.

Для соответствия требованиям  стандарта необходимо подготовить  большое количество внутренних нормативных  документов и регулярно вносить  в них изменения и улучшения.

Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных  документов, а также на организацию  удобного к ним доступа.

Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут  храниться и документы «внешнего  происхождения», которые требуются  для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность  и возможность оперативного доступа  к таким документам.

Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности

С развитием системы международных  стандартов к делопроизводству и  документообороту стали проявлять  внимание представители самых различных  профессий, в том числе – специалисты  в области информационных технологий и информационной безопасности.

Требования по защите документов организации включены в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Очень символично, что этот стандарт, разработанный специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.

Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при условиях, что управление документами на всех видах носителей ведется по единой системе и установленные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию  необходимости сотрудничества со специалистами  в области управления документацией, которые обладают профессиональными  навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для  обеспечения соответствия организации  документооборота законодательно-нормативным  требованиям.

В условиях России такое  сотрудничество еще более актуально, поскольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная  организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года в нее внесено значительное количество изменений и дополнений. Основные усилия разработчиков были направлены на придание стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся ранее как требования только к программному обеспечению, изменены таким образом, чтобы распространить их действие и на другие сферы деятельности и виды ресурсов.

Разработчики стандарта  постарались отследить все изменения, произошедшие за последние 5 лет: рост объемов электронной торговли, повышенное внимание к созданию электронных  реестров, к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности  и соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.

В новой версии стандарта  учтены наблюдающиеся во всем мире ужесточение требований к обеспечению  соответствия деятельности организаций  законодательно-нормативным и иным требованиям, растущая популярность стандарта  по управлению документами ISO 15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных документов.

За подробными указаниями по управлению документами организации  новая версия предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1.

Ссылка на то, что организация  должна обеспечивать свою информационную безопасность в области управления документами, основываясь на положениях первого в мире международного стандарта  по делопроизводству, является очень  важной, поскольку фактически обязывает  специалистов в области информационных технологий и информационной безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей  работе.

Международные стандарты  по управлению документацией

ISO 15489 «Информация и документация – Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.

В стандарте определено, что регламент (политика) в области  управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком  уровне в организации и его  действие должно распространяться на всех ее сотрудников, создающих документы  в ходе своей работы. В нем следует  указать ответственность по всем должностным рангам за любой документ в организации.

Появление ISO 15489 стало важным событием для профессионалов в области  управления документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой практический опыт ряда стран и, самое главное, впервые  обозначил делопроизводство как  важную отрасль деятельности человека. В ближайшее время технический  комитет ISO, утвердивший стандарт, планирует  рассмотреть вопрос о разработке его новой версии.

Нужно отметить, что ISO 15489 существенно  отличается от знакомого нам ГОСТ тем, что провозглашает основные принципы работы с документами и  системами документооборота. В нем  отсутствуют жесткие требования к оформлению документов, поскольку  в каждой стране существуют свои особенности.

Задача стандарта –  закрепить основные, наиболее общие  требования и положения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и организацию  делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям  уровне.

К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта  в России является незнание о нем  специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта  на русский язык.

Международные стандарты  ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

Метаданные – структурированные  данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять  ими, осуществлять поиск. Особое значение метаданные имеют при работе с  электронными документами.

Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро – применимый для любых информационных ресурсов международный стандарт ИСО 15836, принятый в 2003 году. Указания по применению Дублинского ядра в Европе содержит немецкий стандарт, вышедший в 2000 году. Государственные стандарты метаданных на основе Дублинского ядра приняты  во многих развитых странах.

Стандарты делопроизводственных метаданных – особый тип стандартов метаданных – призваны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям делопроизводственных метаданных, исходя из требований ИСО 15489.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг –  Информация, хранящаяся в электронном  виде – Рекомендации по обеспечению  достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.

Во Франции принят национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный гарантировать целостность электронных документов в компьютерных системах с использованием технологии не перезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и технические требования¹².

Подчеркнем, что архивные органы европейских стран, так же как и во многих других зарубежных странах, стремятся принимать участие  в управлении документами различных  форматов уже на стадии их создания в делопроизводстве и в процессе их полного жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА ВТОРАЯ