Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

 

Введение

ГЛАВА 1. Теоретические основы документооборота

1.1 Понятие  и сущность документооборота, виды  документопотоков

1.2 Организация  процесса документооборота в  организации

1.3 Современные  проблемы документооборота в  организациях

Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"

2.1 Характеристика  ОАО "РЖД"

2.2 Порядок  обработки потоков документов  в ОАО "РЖД"

2.3 Исследование  движения документооборота в ОАО "РЖД"

Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

3.1 Методы  совершенствования документооборота  на предприятии

3.2 Разработка  проектных мероприятий по совершенствованию  документооборота ОАО "РЖД"

3.3 Оценка  социальной и экономической значимости  предложений

Заключение

Список использованных источников

 

Введение

 

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения  эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так  и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен  не только как вклад в решение  практических задач повышения эффективности  предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого  подхода к организационным и  техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

Важнейшими условиями  успешного функционирования и дальнейшего  совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой  информации. Каждая управленческая функция  сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит  от круга решаемых задач, объема и  характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами  взаимосвязей с другими предприятиями  и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности  деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов  при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда  работников занятых в управлении. Рационализации документационного  обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более  – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений.

Комплекс обозначенных проблем  ставит перед современными исследователями  ряд вопросов, основной из которых  следующий: "Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?". Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.

Можно утверждать, что повышение  эффективности деятельности предприятий  посредством совершенствования  документооборота может привести к  перелому негативных тенденций в  российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и  формализован, что препятствует его  широкому распространению.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта  совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Декомпозиция указанной  цели определяет основные задачи исследования:

-исследование организационных  форм делопроизводства на предприятии,  требований, предъявляемых к документообороту;

-анализ современного  опыта совершенствования документооборота;

определение и систематизация направлений совершенствования  документооборота в ОАО "РЖД".

В соответствии с целью  и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы  обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретически и методически  исследование опирается на положения  как зарубежных ученых в области  проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные  теории менеджмента, законодательные  и нормативные документы президента, правительства и различных министерств  и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов  научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние  на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование  выбранной темы, ее актуальность. В  первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения  управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО "РЖД" в настоящее время.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого  документооборота в ОАО "РЖД", по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги  исследования, предлагаются некоторые  мероприятия по совершенствованию  документооборота.

документооборот поток

 

ГЛАВА 1. Теоретические основы документооборота

1.1 Понятие и сущность  документооборота, виды документопотоков

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. (8. с. 25)

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия "документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)

Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его  копия где-то откладывается и  после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного  пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения  документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в  том числе обычная, авиа- и специализированная – типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с  современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего  все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи  с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов  и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот  стал постепенно сдавать свои вековые  позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные  документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при  помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной  техники, безбумажных (машинных, магнитных  и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических  и расходных материалов.

В настоящее время в  российском делопроизводстве все еще  сохраняется сочетание обоих  видов документооборота с некоторым  преобладанием электронного в крупных  административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот  сохраняет свои позиции в некоторых  специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о  конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами.

Последнее означает, что  документы, как правило, создаются  при помощи современных технологических  средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и  хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот  организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Документооборот, или порядок  движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы: