Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

Представление об экономическом  эффекте от внедрения в ЮУЖД СЭД  можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт"

В соответствии с этой методикой  для того, чтобы представить возможный  экономический эффект от внедрения  системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда  сотрудника при работе с документами  по традиционной бумажной технологии.

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих  возвратов, можно воспользоваться  данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• сотрудник ЮУЖД выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
• Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
• В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
• Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
• годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц)
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после  внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день  х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х  60 мин.) х 240 т.р.

Итог: если внедрить электронную  систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в  год в расчете на одного сотрудника.

Оценка эффективности  и возврата инвестиций от внедрения  системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь  потому, что эта система, с одной  стороны, не является осознанной крайней  необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или  база данных для реестра населения), а с другой, — требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения  системы, связанный с экономией  средств на материалы, рабочее время  сотрудников и т. д., и косвенный  эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и  др.).

Социально-экономический  эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:

- увеличение скорости  работы ОАО "РЖД" с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;

- выстроенное межведомственное  взаимодействие снижает административные  барьеры;

- повышение прозрачности  и управляемости транспортной  системы;

- повышение качества индивидуального  труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений  путем улучшения информационного  обеспечения,

- и как следствие всего  перечисленного - повышение качества  обслуживания клиентов.

Эффект второго типа оценить  в общем случае очень сложно. Сложность  эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а  такую оценку можно очень легко  поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает  непосредственную экономию от внедрения  СЭД в виде неизрасходованной  бумаги или уменьшения трудозатрат.

Оценка прямого  эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной  при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы  в месяц, чтобы затем оценить  сроки окупаемости. Эти расходы  существенно варьируются в зависимости  от вида деятельности организации, и  расчеты будут носить существенно  априорный характер усредненных  оценок.

Максимальную стоимость  расходуемой в месяц бумаги можно  подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить  определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение  рабочего дня один средний сотрудник  в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С  другой стороны, минимальный объем  страниц, которые читает один сотрудник  в течение рабочего дня, не может  быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник  не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки  зрения внедрения СЭД.

Путем опроса сотрудников  ЮУЖД удалось выявить, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.

Если P – стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск  нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных  средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов  за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация  постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования  существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое  повторное использование – устоявшаяся  практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных  проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве  случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно  существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа  можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени следовательно общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск  документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных  целях называют цифры, доходящие  до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта  цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее  место при данном объеме L= 9430 руб. Стоимость программного обеспечения составит 471 830 руб..

Для внедрения потребуется  дооснащение техникой на 20%. Стоимость  дополнительного оборудования в  этом случае составит примерно

H=0,2*47 183 руб.*50= 471 830 руб.

У ЮУЖД есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца – работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала – примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.

Таким образом, суммарные  расходы по внедрению такой системы  при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический  эффект от внедрения.

Для определения стоимости  тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации  лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим  предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

При общих расходах на внедрение  и эксплуатацию за два года в размере  1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

Это достаточно хороший показатель.

 

Заключение

 

Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Документооборот на предприятии  представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или  сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий  отдел, управление делами и т.д., но самое  главное – суть данного подразделения  остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается  она в организации потоков  документов на данном предприятии

В каждой организации документооборот  строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также  индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и  нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие  из подведомственных организаций и  т.д.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот  не должен заканчиваться на ответственных  исполнителях, т.е. система автоматизации  документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а  должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений  организации.

Документооборот организации  включает прохождение водящих, исходящих  и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий  по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

• Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
• Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
• Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;
• Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.

В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО  "Российские железные дороги". На сегодняшний день ОАО "РЖД" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности и участие Российской Федерации в управлении которыми обеспечивает стратегические интересы, обороноспособность и безопасность государства, защиту нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан Российской Федерации.

ОАО "РЖД" имеет 17 филиалов, а также дочерние общества. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.

В ОАО "РЖД" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.

Функции делопроизводства в  ОАО "РЖД" осуществляет Департамент управления делами, в структуре которого создано два отдела: экспедиция и отдел документационного обеспечения. В компании существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система "Документооборот", позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков. Для регламентации бумажного документооборота в организации разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документов.

В представленной работе проведен анализ объема документооборота аппарата ОАО "РЖД", который показал преобладание в структуре документооборота внутренних документов. Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды.

На основе данных о документообороте отдельных подразделений аппарата ОАО "РЖД" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений. Число документов в основном зависит от специфики работы конкретного департамента.