Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

К этим вопросам, изучаемым  при анализе, необходимо добавить время, которое документы находятся (задерживаются) на рабочих местах их использования. Анализ документопотоков – связующее  звено между изучением существующей системы управления производством  и ее совершенствованием. Наиболее простым и наглядным методом  анализа документопотоков является графический: строятся графики маршрутов  движения документов от мест их составления  до мест использования и хранения с указанием времени (нормативного и фактического) нахождения у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной  структуры предприятия, что позволяет  одновременно сделать выводы об эффективности  последней. Практика убеждает, что, прежде чем приступить к реализации мероприятий  по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся  на предприятии организационную  структуру.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в  организацию, проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины  возврата.

Конверты от поступающих  документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

На рассмотрение руководства  передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем  передаются в соответствии с предварительным  распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным  исполнителям).

Рассмотренные руководителем  документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму  переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем  управленческое решение по данному  документу. После заполнения регистрационной  формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход  исполнения контролируется службой  ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются  в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами  начинается с подготовки ответственным  исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается  с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа  после распечатки подписывается  руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление  и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов  и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в  день регистрации.

Внутренние документы  организации создаются по той  же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его  согласование с заинтересованными  должностными лицами и доработка  по замечаниям; распечатывается окончательный  вариант документа и подписывается  руководителем. После регистрации  документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и  передаются на исполнение в структурные  подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается  в дело.

Документы внутри организации  должны передаваться исполнителям под  расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать  объем документооборота. Сведения о  количестве документов удобно вносить  в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных  подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки  мер по совершенствованию работы с документами и определения  штатной численности службы ДОУ.

Таким образом, документооборот  в организации является важнейшим  элементом организации эффективного управления и принятия решений. Организация  документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем  с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем больше в ней количества документов. Кроме того, чем более разветвленная в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации необходимо рассмотреть структуру организации и субъектов, с которыми она взаимодействует.

1.3 Современные проблемы  документооборота в организациях

Объем документации, создаваемой  в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию  к постоянному и все более  ускоряющемуся росту. В связи  с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально  изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту  объемов информации. В то же время  производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее  производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами  увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

бюрократизацию аппарата управления, с которой связано  увеличение количества проверяющих  инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование  законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых  документов;

неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами  переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями  или разрешениями спорных вопросов;

некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого  решения и т.д.;

отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного  количества разнообразных видов  и форм документов, предназначенных  для документирования идентичных функций  и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления  информации или по составу показателей;

широкое распространение  копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях  приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

использование в процессах  создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно  повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к  значительному увеличению количества документов за счет создания одного и  того же документа в бумажной и  электронной форме.

Таким образом, в числе  субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные  с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и  с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время  на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными  специалистами в области управления документацией.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа  между его составителями и  потребителями - неотъемлемая часть  документационного обеспечение  любой системы управления от отрасли  до отдельного учреждения.

Документооборот можно рассматривать  как функционирование", "деятельность" форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное  время. Движение документов во всех случаях  отражает, организационную структуру  аппарата управления и распределение  обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование  документооборота в значительной степени  связано с совершенствованием самой  структуры управления и не может  рассматриваться изолированно.

Существуют объективные  факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, – создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска  продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных  сферах человеческой деятельности, в  том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее  время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и  творческой активности, развитие народного  хозяйства и другие объективные  факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина  возрастания количества циркулирующей  в аппарате управления документации – внедрение технологических  средств в управленческий труд: в 60-х гг. – множительный, а с 70-х  гг. – электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого  тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды – объём  документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина  – свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие  от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.