Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую  информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью  при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные  формы, текст которых содержит оптимальную  структуру и конкретные формулировки.

3. Повышение качества  подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования  документооборота является применение  всеми государственными органами  и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и  оформлению документов и их  составных информационных элементов  - реквизитов. Например, соблюдение  единых требований к оформлению  и расположению в документе  таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

С целью экономии времени  на подготовку документов и организацию  работы с ними рекомендуется сокращать  текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и  преамбул, исключения из служебной  переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности  и т.п.

4. Бездокументное решение  вопросов. Сокращению объема документооборота  способствует замена бумажного  документооборота на использование  телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов  предполагает исключение бумажного  документа на двух уровнях:

- при запросе информации (запрос и ответ передаются  устно);

- при ответе на инициативный  письменный документ (в этом случае  на инициативном документе оформляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело, в которой  указывается, каким образом решен  вопрос, поставленный в инициативном  документе).

5. Уменьшение количества  дублетных экземпляров документов  при их размножении, копировании  и рассылке. Важным фактором, позволяющим  сократить документооборот, является  определение оптимального перечня  организаций и структурных подразделений  организаций, до сведения которых  действительно необходимо доведение  заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо  исключить случаи, когда рассылка  копий документа осуществляется  без учета реальной производственной  необходимости и вызвана желанием  перестраховаться.

Резервы сокращения объемов  документооборота имеются и при  размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для  оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата  и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

6. Использование современных  информационных технологий для  подготовки, передачи и обработки  информации. Одним из путей совершенствования  документооборота является применение  системного электронного документооборота, в первую очередь использование  электронной почты. Переход на  электронную почту значительно  улучшает возможности взаимодействия  различных организаций, позволяет  оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать  их исполнение.

Использование электронных  технологий обеспечивает замену бумажного  документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные  базы и банки данных, сокращая тем  самым количество обращающейся бумажной документации.

7. Совершенствование технологии  документооборота. Основным методом  совершенствования технологии документооборота  является метод моделирования.  Этот метод позволяет на первом  этапе моделировать организационную  деятельность учреждения, дифференцируя  в пределах одной иерархической  системы уровни принятия решений,  органы и звенья управления, наделенные  этим правом, на втором этапе  - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг  типовых вопросов, решаемых в  деятельности учреждения, и отсечь  документопотоки, не входящие  в компетенцию данного органа  или должностного лица. На третьем  этапе построение информационной  модели документооборота дает  возможность определить потоки  документов, используемых и создаваемых  в процессе принятия и контроля  исполнения типовых решений, определить  наиболее рациональные маршруты  их движения и установить оптимальные  сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая  карта документооборота) отражается маршрут движения документа с  момента его составления до сдачи  в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

На основании технологической  карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое  на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и  исключения лишних инстанций прохождения  документов, определения видов работ  по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом  и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления  оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются  операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы  показывают, из каких стадий и элементов  складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции  соответствующих исполнителей. Кроме  того, посредством оперограмм можно  систематизировать содержание, рационализировать  маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

3.2 Разработка проектных  мероприятий по совершенствованию  документооборота ОАО "РЖД"

Итак, основным мероприятием по совершенствованию документооборота в ОАО "РЖД" является внедрение в филиале – ЮУЖД электронного документооборота при перевозке грузов. В данном случае необходимо внедрение системы ЭТРАН.

ЭТРАН (Электронная ТРАнспортная Накладная) - это автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая  ему возможность оформления заявки на перевозку, подготовки электронной  накладной, получения итоговых документов, получения результатов расчетов провозной платы по перевозкам и  отслеживания хода перевозок грузов со своего рабочего места. Также, клиенту  предоставляется возможность получения  информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

В основу системы положены требования, установленные Уставом  железнодорожного транспорта Российской Федерации и Правилами приема заявок на перевозку грузов железнодорожным  транспортом.

Представим подробный  порядок работы данной системы.

Обмен электронными данными (далее – ЭД) между ЮУЖД и Клиентами  реализуется на следующих принципах:

Сторона-отправитель ЭД вводит электронные данные документа на своем АРМ, запрашивает в системе  ЭТРАН формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписывает сформированный системой ЭТРАН ЭД своей ЭЦП.

Система ЭТРАН производит проверку подлинности ЭЦП Стороны-отправителя  ЭД.

Результаты проверки выводятся  системой ЭТРАН на экран АРМ ППД  Стороны-отправителя ЭД в виде информационного  текстового сообщения (далее – ИТС).

При положительных результатах  проверки ЭД, подписанный ЭЦП Стороны-отправителя  ЭД, принимается системой ЭТРАН в  качестве документа, оформленного Стороной-отправителем, и отправляется на хранение в архив ЮУЖД, находящийся на АРМ ЮУЖД, и в архив Клиента, находящийся на АРМ Клиента. Кроме того, система ЭТРАН открывает доступ АРМ Стороны–получателя ЭД к электронным данным ЭД Стороны-отправителя.

При отрицательных результатах  проверки Сторона-отправитель ЭД на основе анализа полученного ИТС  принимает решение о продолжении  работы с применением ЭЦП, либо о переходе на бумажный документооборот. Продолжение работы с ЭЦП предполагает запрос Стороной-отправителем в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписание сформированного ЭД своей ЭЦП. При непоступлении в течение 24 (двадцати четырех) часов запроса в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде система ЭТРАН автоматически фиксирует принятие Стороной-отправителем решения о переходе на бумажный документооборот. В этом случае система ЭТРАН направляет Стороне-отправителю ИТС с уведомлением о переходе на бумажный документооборот.

Используемые в системе  ЭТРАН ЭД, подписанные ЭЦП, признаются Сторонами эквивалентными соответствующим  бумажным документам и порождают  аналогичные им права и обязанности  Сторон.

ЭД порождает обязательства  Сторон, если он надлежащим образом  оформлен, заверен ЭЦП, составлен  и передан с применением системы  ЭТРАН Стороной-отправителем, а Стороной-получателем  получен, проверен и принят по результатам  этой проверки (допущен к обработке).

Передача или получение  Сторонами другой информации электронным  способом не является основанием возникновения  обязательств в рамках Договора.

Отображение ЭД на бумажном носителе осуществляется путем его  распечатки на печатающих устройствах  исключительно через систему  ЭТРАН.

Подлинником ЭД является файл в оговоренном формате, который  содержит все необходимые реквизиты  документа и ЭЦП уполномоченных лиц стороны, подписавшей этот документ, с положительным результатом  проверки подлинности ЭЦП, произведенной  программными средствами системы ЭТРАН, с использованием открытых ключей, зарегистрированных в установленном  порядке.

В качестве даты и времени  создания ЭЦП под ЭД Стороны принимают дату и время, указанные в штампе времени под ЭД с ЭЦП, проставленном УЦ.

Приостановление обмена ЭД производится:

При установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену ЭД и обеспечению информационной безопасности при обмене ЭД, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На основании письменного  уведомления произвольной формы  Стороной-инициатором другой Стороны не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней до приостановления обмена ЭД. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена ЭД и срок приостановления обмена ЭД.

На основании уведомления  произвольной формы одной из Сторон о компрометации закрытого ключа  ЭЦП этой Стороны, то есть о свершении  или подозрении на свершение события, которое Сторона-инициатор определяет как ознакомление неуполномоченным лицом (лицами) и (или) процессами с его закрытым ключом ЭЦП. Уведомление передается с использованием любых средств связи, позволяющих достоверно установить, что уведомление передано и получено уполномоченными лицами Сторон (телефон, факс, и т.д.). В течение 2 (двух) календарных дней с момента установления факта компрометации закрытого ключа ЭЦП оригинал уведомления, составленный на бумажном носителе с физическими подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, должен быть направлен Стороной-инициатором другой Стороне курьером или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Автоматически, по истечении  срока действия, приостановлении  действия или аннулировании УЦ сертификата ключа подписи одной из Сторон, а также истечении срока действия закрытого ключа подписи одной из Сторон.

Возобновление обмена ЭД производится в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления  Стороны-инициатора приостановления обмена ЭД другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен ЭД с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена ЭД.

Сторона вправе в одностороннем  порядке расторгнуть Договор (отказаться от исполнения Договора) письменно  уведомив об этом другую Сторону не позднее, чем за 60 календарных дней до даты прекращения действия Договора.

Для установки системы  ЭТРАН необходимо:

1. Заключить Договор об электронном обмене данными при подготовке документов для организации перевозок грузов с ДЦФТО;
2. Заключить Договор о поставке комплекса программ АРМ Клиента системы ЭТРАН с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;
3. Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;
4. Обучить персонал.

Для подключения к системе  ЭТРАН и обеспечения функционирования АРМ ППД необходимо располагать  следующими вычислительными ресурсами:

• Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:
• Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz
• Оперативная память 128 Мбайт
• 50 Мбайт свободного места на жестком диске
• Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600
• Принтер формата А4
• Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000
• Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе ЭТРАН не менее 14 400 бит/сек

3.3 Оценка социальной  и экономической значимости предложений

Предлагаемая система  электронного документооборота позволит филиалу ОАО "РЖД" – ЮУЖД осуществлять следующие функции:

• Оперативный контроль над ходом согласования заявок.
• Планирование расходов Клиента за счет предварительного расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.
• Возможность оперативного уточнения заявки до начала перевозки груза (по каждой отправке).
• Возможность оформления перевозочных документов с использованием данных согласованной заявки.
• Исключение вероятных ошибок в расчете провозной платы, связанных с ручным вводом перевозочных документов работником железной дороги.
• Сокращение времени оформления перевозки за счет использования технологии обмена электронными данными.
• Подача заявок в электронном виде с указанием пограничных передаточных станций в соответствии с планом формирования
• Возможность получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.
• Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;
• Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;
• Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами перевозок грузов (заявка, перевозочные документы по отправлению на основе заявки, раскредитованные документы по прибытию дополнением документов по отправлению и т.д.);
• Оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке грузов.