Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

1. Экспедиционная обработка  документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение  документов службой документационного  обеспечения.

3. Рациональное движение  документов внутри организации.

4. Обработка исполненных  и отправляемых документов. (14. с. 56)

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это  поток документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. (14. с. 26)

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

На рис. 1 показана схема  прямой обработки входящего документа.

 

Рис. 1 – Процесс прямой обработки входящего документа

 

На рис. 1 видно, что на входе этого процесса входящий документ. На выходе – проект исходящего, который  проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)

• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы  в другие организации).(22. с. 69)

Общая организация работы с исходящими документами организации  выглядит следующим образом:

1. Получение (отдача) указания  на разработку документа, его  уяснение (уточнение).

2. Разработка проекта  документа.

3. Согласование содержания  проекта документа с заинтересованными  должностными лицами.

4. Корректировка документа  по результатам согласования  и его оформление.

5. Проверка правильности  оформления документа, его подписание (представление на подпись) и  утверждение.

6. Тиражирование и регистрация  документа.

7. Упаковка и отправка (рассылка) документа.

На рис. 2 показана взаимосвязи  документов в организации.

 

Рис. 2 – Взаимосвязи документов канцелярии

 

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока  описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного  аппарата по документам организации. В  значительной степени структура  документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны  с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением  деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами  работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление  документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. (27. с. 100)

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или  дополнен объемом содержащейся в  документах информации, выраженной в  листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота –  это количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что  в большинстве организаций, как  правило, учитывается лишь число  зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные  и объяснительные записки, справки  и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии  с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят  во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому  с большой долей уверенности  можно сказать, что повсеместно  сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как  методика учета документов несовершенна.

Так например через канцелярию центрального офиса Национального  банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно  в подразделения банка), 25 тыс. писем  граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться  в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в  архивном отделе канцелярии) до конца  текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Документооборот Государственной  думы имеет несколько больший  объем - 90-120 тыс. документов в год. Документооборот  Дома правительства Российской федерации  составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета  писем граждан). Характерные сроки  хранения перечня документов для  этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение  по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что  входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная  для сложной карточки документа  в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового  пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет  поток порядка 50-100 тыс. документов в  год и карточка документа храниться  в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические  карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами  на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических  карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов  анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию  документооборота, рационализируя его.

Основным результатом  работы канцелярии являются отчеты, которые  она предоставляет руководству  предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно  разделить на две большие группы:

Оперативные. Они выводятся  или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную  картину информации для оперативного управления.

Аналитические. Они служат для анализа общей картины  документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой канцелярии.

Оперативные отчеты

Назначение данного вида отчетов - получение информации для  оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые  должны быть завершены в ближайшее  время. Получатели отчетов - ответственные  исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой  сводку работ, находящихся в компетенции  того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам. При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:

• Завершающиеся работы по исполнителям
• Сводный отчет по подразделениям организации
• Сводный отчет по контрагентам
• и т.д.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные  формы отчетов каждая организация  может захотеть иметь собственные  формы отчетов (в том числе  и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации  в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и  т.д. аналитические отчеты могут  выдаваться по отдельным структурным  подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия  за определенный период времени. Следовательно  в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно  задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и  понятный интервал времени: