Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 08:47, доклад
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за
формирование и хранение дел, а на их место вкладывается
лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан
документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
______________________________
(Наименование федерального органа исполнительной власти)
______________________________
(Наименование структурного
ОПИСЬ N ___________
______________________________
------------------------------
| N п/п | Индекс дела | Заголовок | Крайние | Количество | Срок | Примечание |
| | | дела | даты | листов | хранения | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | (сноска 1) | |
|-----------------------------
| Название раздела | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | |
------------------------------
В данную опись внесено ____________________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________
пропущенные номера: ______________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
службы ДОУ
Подпись Расшифровка подписи от _________ N _____
Дата
Передал ______________________________
(цифрами и прописью)
и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и (сноска 3)
прописью)
Наименование должности
структурного подразделения
Дата
Принял _____________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных
Наименование должности
архива федерального органа
исполнительной власти
Дата
Сноска 1 - Графа 6 опускается
в описях дел постоянного
Сноска 2 - При наличии ЭК структурного подразделения.
Снока 3 - Передаются вместе с делами канцелярии.
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного
подразделения
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ
ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО,
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В федеральном органе
исполнительной власти в
подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно
под методическим руководством архива федерального органа
исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив
федерального органа.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный
для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет
собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной
нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел федерального органа
исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по
которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий
федеральный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной
форме (приложение 4) и представляются в архив федерального органа не
позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел
указывается полное
наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило
их делопроизводством. В случаях,
когда структурное
течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано
(преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое
наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет
следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество
формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений
установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится
в опись под
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу,
вносятся в опись под
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений
устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в
опись подряд дел с
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В
этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а
наименования всех остальных томов, если они помещены на одной
странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование
многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок
дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после
номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется
интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о
наличии копий и т.п.
В конце описи вслед
за последней описательной
итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество
дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а
также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и
пропущенные номера).
Опись дел структурного
подразделения подписывается
указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы
делопроизводства и утверждается руководителем структурного
подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального
органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись дел структурного
подразделения организации
двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив
федерального органа исполнительной власти, а второй остается в
качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При
наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех
экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для
рассмотрения и согласования.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами,
разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный
лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно
печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на
всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального
органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного
подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок
дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения
дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела,
оформляются следующим образом:
наименование федерального органа исполнительной власти -
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за
который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был
переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового
фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое
наименование;
наименование структурного подразделения - записывается его
название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из
нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество
томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на
последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел,
согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в
заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.).
Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать