Стандарт ИСО 15489

их общее видовое название, например:

     Переписка с архивными   учреждениями  о  комплектовании  Архивного

фонда Российской Федерации научно-технической  документацией.

     В заголовках    дел,    содержащих   переписку   с   разнородными

корреспондентами, последние 1  0 не перечисляются, например:

     Переписка об  организации   семинаров  и  совещаний   по   вопросам

документирования управленческой деятельности.

     В заголовке   дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если

переписка ведется только с ним, например:

     Переписка с Федеральным  архивным агентством о методике  работы  с

документами   и  передаче  их  в  состав  Архивного  фонда  Российской

Федерации.

     При обозначении   в заголовках дел административно-территориальных

единиц учитывается следующее:

     если содержание    дела    касается     нескольких     однородных

административно-территориальных    единиц,   в   заголовке   дела   не

указываются их конкретные названия,  а указывается  их  общее  видовое

название, например:

     Переписка с главами  администраций областей  о   социальной  защите

населения.

     Если содержание           дела           касается           одной

административно-территориальной  единицы (населенного пункта), ее (его)

название указывается в заголовке  дела, например:

     Переписка с филиалом  РГАНТД (г. Самара) об использовании  архивных

документов при реконструкции  технических объектов.

     В заголовках дел,  содержащих плановую или отчетную  документацию,

указывается  период (квартал,  год),  на (за) который составлены планы

(отчеты), например:

     Годовые отчеты Административно-хозяйственного  управления о работе

автотранспорта.

     Если дело будет  состоять  из  нескольких  томов   или  частей,  то

составляется   общий   заголовок   дела,  а  затем  при  необходимости

составляются заголовки каждого  тома  (части),  уточняющие  содержание

заголовка дела.

     Порядок расположения  заголовков дел внутри разделов  и подразделов

номенклатуры    дел   определяется   степенью   важности   документов,

составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки

дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

     Заголовки дел   могут  уточняться  в   процессе   формирования   и

оформления дел.

     Графа 3  номенклатуры  дел  заполняется по окончании  календарного

года.

     В графе 4  указывается   срок  хранения  дела,  номера  статей  по

перечню,  а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре

дел или согласованный с Федеральным  архивным агентством срок хранения.

     В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней  документов,

использованных  при  определении  сроков  хранения дел,  проставляются

отметки  о  заведении  дел  (в  том  числе  в  электронном  виде),   о

переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к

уничтожению,  о лицах,  ответственных  за формирование дел,  о передаче

дел в другой федеральный орган  исполнительной власти для продолжения  и

др.

     Если в  течение   года  в федеральном органе  исполнительной власти

возникают новые документированные  участки работы,  на них  формируются

соответствующие дела,  они дополнительно  вносятся в номенклатуру.  Для

вновь  заводимых  дел  в  каждом  разделе   номенклатуры   оставляются

резервные номера.

     По окончании года  в  конце  номенклатуры  дел   делается  итоговая

запись о количестве заведенных дел (томов).

 

 

                                                       Приложение N 21

                                                            к п. 3.5.2

 

            ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В  ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ

             ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, УЧЕТА И  ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

 

     При формировании  дел в  структурных  подразделениях  федерального

органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:

     помещать в дело  исполненные документы,  соответствующие  по своему

содержанию заголовку дела по номенклатуре;

     помещать вместе  все  документы,  относящиеся  к разрешению одного

вопроса;

     помещать приложения  вместе с основными документами;

     группировать в   дело  документы  одного  календарного  года,  за

исключением переходящих дел;

     раздельно группировать  в дела документы постоянного   и  временных

сроков   хранения;  включать  в  дело  по  одному  экземпляру  каждого

документа;

     помещать в дела  факсограммы,  телеграммы, телефонограммы на общих

основаниях;

     помещать в  дело  документ,  правильно  и   полностью  оформленный

(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

     не помещать   в   дело  документы,  подлежащие  возврату,  лишние

экземпляры и черновики (за исключением  особо ценных);

     по объему  дело  не  должно превышать 250 листов,  при толщине не

более 4 см (толщина дел со  сроками  хранения  до  10  лет  не  должна

превышать 10 см).  При превышении данного объема заводится второй том.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и  заголовок  дела

проставляются на каждом томе с добавлением  обозначений: "Т. 1", "Т. 2"

и т.д.

     Документы внутри     дела    располагаются    сверху    вниз    в

хронологической,   вопросно-логической   последовательности   или   их

сочетании.

     Распорядительные документы   группируются  в  дела  по   видам   и

хронологии с относящимися к  ним приложениями.

     В отдельные дела  по хронологии, в зависимости  от вида документов,

формируются  копии  принятых  федеральных  законов,  актов  Президента

Российской  Федерации,  актов  Правительства  Российской  Федерации  и

выписки   из   соответствующих   протоколов   заседаний  Правительства

Российской Федерации или его  Президиума.

     Все документы отчетного  и информационного характера  по исполнению

акта Президента  Российской  Федерации  или  Правительства  Российской

Федерации,  находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот

акт дело.  Если на акт  дело  не  заводилось,  то  отчетные  документы

подшиваются  в  дело  переписки  постоянного срока хранения за текущий

год.

     Если имеется  документ  о  снятии  с  контроля  нескольких актов,

подшитых в разные дела,  то  следует подшить необходимое количество

копий  этого документа в соответствующие  дела с указанием номера дела,

в котором подшит подлинник этого документа.

     Документы коллегий  группируются  в  два  дела:

     а) протоколы и  решения коллегии;

     б) документы к  заседаниям коллегии.

     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом   порядке  по

номерам.

     Документы к заседаниям  группируются в отдельное дело, так же, как

и приложения к протоколам, если они  содержат более 25 страниц.

     Документы к протоколам,  если они сгруппированы в отдельные  дела,

систематизируются внутри дела по номерам  протоколов.

     Положения, уставы,   инструкции,  утвержденные  распорядительными

документами,  являются приложениями к  ним  и  группируются  вместе  с

указанными документами.

     Приказы по  основной  деятельности   группируются   отдельно   от

приказов по личному составу.

     При формировании  приказов  по  личному  составу   формируются   в

отдельные  дела  приказы  по личному составу по различным  вопросам,  в

соответствии  со  сроками хранения.  Например,  приказы   о   приеме,

перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по

другим вопросам (командировкам  и т.д.).

     Утвержденные планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные  списки и

другие документы группируются отдельно от их проектов.

     Документы в личных  делах располагаются по  мере  их  поступления.

     Обращения (предложения,  заявления и жалобы) граждан по  вопросам

работы  федерального  органа исполнительной власти,  его подразделений

или подведомственных организаций  и все документы по их рассмотрению  и

исполнению  группируются  отдельно  от  заявлений  граждан  по  личным

вопросам.

     Переписка группируется,  как правило, за период календарного  года

и    систематизируется    в    хронологической     последовательности:

документ-ответ  помещается  за документом-запросом.  При возобновлении

переписки по определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,

документы  включаются  в  дело  текущего года с указанием индекса  дела

предыдущего года.

     Законченные делопроизводством  электронные документы формируются  в

дела  (папки,  директории)  в   соответствии   с   номенклатурой   дел

федерального  органа исполнительной власти,  отдельно от документов на

бумажных  носителях,   на   жестком   диске   специально   выделенного

компьютера.

     Дела со дня их  заведения до передачи в архив  федерального  органа

исполнительной   власти  или  на  уничтожение  хранятся  по  месту  их

формирования.

     Дела считаются   заведенными  с  момента   включения  в них первого

исполненного документа. После  исполнения документов и окончания  работы

с   ними  они  помещаются  (подшиваются)  для  обеспечения  физической

сохранности в твердые обложки  или папки-регистраторы.

     В каждом   структурном   подразделении   выделяются   сотрудники,

ответственные за сохранность документов и формирование их в дела  (как

правило,   это   сотрудники,   ответственные   за   делопроизводство).

Руководители  подразделений  и   указанные   сотрудники   обеспечивают

сохранность документов и дел.

     Для обеспечения сохранности  и учета документов и дел,  доступа  к

ним проводится комплекс работ:

     создание оптимальных   технических  (физических)  условий  хранения

документов и дел;

     размещение дел;

     проверка наличия  и состояния документов и дел;

     соблюдение порядка  выдачи дел.

     Дела размещают   в  рабочих комнатах или  специально отведенных для

этой цели  помещениях  в  запирающиеся  шкафы,  сейфы  и  т.п.,  чтобы

обеспечить  их  сохранность  и защиту от воздействия пыли и  солнечного

света.

     Дела в шкафах  для  их  учета  и  быстрого  поиска  располагаются

вертикально, корешками наружу и  в соответствии с номенклатурой  дел. На

корешках  обложек дел указываются индексы по   номенклатуре   дел.

Номенклатура  дел  или выписка  из нее помещается на внутренней стороне

шкафа.

     При поиске  какого-либо  документа  вначале  следует  найти нужный

заголовок дела,  а затем по индексу  дела -  соответствующую  папку  на

полке.

     Дела документального   фонда  федерального  органа  исполнительной

власти, находящиеся на текущем  хранении, подлежат учету. Периодически,

как правило,  перед передачей  в архив федерального органа,  проводится

проверка  наличия  и  состояния  документов и дел в целях установления

фактического наличия дел и  соответствия их количеству,  числящемуся  по

номенклатуре дел.

     Проверка наличия  и состояния  документов  и   дел  проводится  при

перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного

подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации

и   ликвидации  федерального  органа  исполнительной  власти  или  его

структурного подразделения.

     Проверка наличия   проводится путем сверки статей  номенклатуры дел

с описанием дел на обложке,  а физическое состояние  дел  определяется

путем   их   визуального   просмотра.   Все   обнаруженные  недостатки

фиксируются в акте проверки наличия  и состояния дел.

     В случае   утраты   документов   и   дел   проводится   служебное

расследование,  по результатам  которого лицо, виновное в утрате, несет

ответственность в установленном  порядке.

     Выдача дел  другим  подразделениям  производится   с   разрешения

руководителя   службы   делопроизводства.   Выдача   дел   сотрудникам

подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело

заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней

указывается структурное подразделение,  индекс дела,  дата его выдачи,

кому  дело выдано,  дата его возвращения,  предусматриваются графы для

расписок в получении и приеме дела.

     Дела выдаются  во  временное  пользование сотрудникам  структурных

подразделений на срок не более одного месяца  и  после  его  истечения

подлежат возврату.

     Иным государственным  органам  и  организациям  дела  выдаются  на

основании   их   письменных   запросов   с   разрешения   руководителя

федерального  органа  исполнительной  власти  или   его   заместителя,

курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

     Если отдельные документы,  уже включенные в дело,  находящееся  на

текущем  хранении  в структурном подразделении,  временно  требуются