Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 08:47, доклад
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
---------------
Наименование должности
Наименование должности
Наименование должности
Наименование должности
------------------------------
I. О выполнении годового
плана научно-
ВНИИДАД
______________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия,
1. Принять к сведению ...
2. Директору ВНИИДАД ...
II. О введении мер по ...
______________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия,
2. Принять к сведению ...
Руководитель Росархива
Образец оформления краткого протокола
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103132
тел. 606-35-31; тел./факс 606-55-87;
e-mail:rosarchiv@archives.ru;
http://www.rusarchives.ru
_____________________ N _____________
На N ____________ от ________________
Уважаемый Михаил Васильевич!
Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада
"База данных как объект архивного хранения".
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
Образец оформления служебного письма
Наименование федерального органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ N ______
____________________
(место составления)
На _____________ год
------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, частей) | дел (томов, | дела (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по перечню | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----------------------------
| Название раздела | | | |
|-----------------------------
| | | | | |
------------------------------
Наименование должности
структурного подразделения
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
------------------------------
| По срокам хранения
|
|
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------------
| Постоянного
|-----------------------------
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|-----------------------------
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|-----------------------------
| ИТОГО:
------------------------------
Наименование должности
за делопроизводство
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.
Наименование должности
сведения
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа
Наименование федерального органа
исполнительной власти
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N ________ Наименование должности
___________________
(место составления)
На ____________ год Подпись Расшифровка
------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, частей) | дел (томов, | дела (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по перечню | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----------------------------
| Название раздела | | | |
|-----------------------------
| | | | | |
------------------------------
Наименование должности
службы ДОТ федерального органа
исполнительной власти
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива
от ___________ N ______ от _______________ N ___________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в федеральном органе исполнительной власти
------------------------------
| По срокам хранения
|
|
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------------
| Постоянного
|-----------------------------
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|-----------------------------
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|-----------------------------
| ИТОГО:
------------------------------
Наименование должности
службы ДОУ
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
сведения
Дата
Форма номенклатуры дел
исполнительной власти
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти
составляется по установленной форме (приложение N 12).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода)
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в
разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел
рекомендуется сохранять
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное
содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых
видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела
указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности. Не рекомендуется
употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные
материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные
обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и др.); название федерального органа
исполнительной власти или структурного подразделения (автор
документа); название организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа); краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел,
содержащих документы по
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки,
аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с
однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается