Рекламные стратегии в продвижении услуг Event-агентства

Составление бюджета

Ричард Фоулкс, директор лондонского ивент-агентства Imagination Ltd., считает, что клиенты должны смотреть в перспективу, наделяя свои маркетинговые проекты идеологией, энергией и… щедрым бюджетом.

Тем не менее, он отмечает такую тенденцию: заказчики все более требовательно относятся к прозрачности презентационных расходов. Они хотят точно знать, сколько и за что они платят, и получать просчитанный до копейки бюджет мероприятия, что приводит к сокращению граф расходов «на чрезвычайные нужды». Политика «прозрачной бухгалтерии» становится заметным конкурентным преимуществом ивент-агентства, с одной стороны, а с другой – усложняет ведение дел. Клиенты хотят также иметь уверенность, что агентство работает более чем с одним поставщиком и нанимает персонал, закупает продукты, арендует аппаратуру по конкурентоспособным ценам. Кроме того, ивент-агентствам необходимо очень четко сформулировать и оценить перечень услуг, которые они оказывают. Иначе, следуя своему прайс-листу, им придется выполнять больше работы за ту же цену в случае с более сложной презентацией.

Подбор и оформление места проведения презентации

Калифорнийское ивент-агентство Extraordinary Events знает, как сделать так, чтобы даже площадка мероприятия способствовала достижению его целей. Для презентации новой линии автомобилей Extraordinary Events арендовало ипподром Дель Мар, умело обыграв понятия автомобилестроения и лошадиных сил в теме презентации. Лошадиные бега – само по себе волнующее и зрелищное мероприятие, и гости получили удовольствие от его посещения. Кроме того, программа мероприятия включала в себя награждение наиболее успешных дилеров, которые объявлялись как победители в забеге. Так, одно мероприятие совместило в себе функции презентации и мотивационного собрания. Вечер завершился показательными автомобильными гонками, которые зримо продемонстрировали возможности новых автомобилей компании.

Обстановка – важный инструмент воздействия на аудиторию. Так считает Гай Дженис, президент компании Eventmakers из Лос-Анджелеса. Декорации презентации, заказанной компанией-производителем сока, должны были подчеркнуть всемирный масштаб ее бизнеса. Компания-клиент выпустила новую разновидность соков и нектаров на основе фруктов, произрастающих на Таити. Поэтому для международной конвенции дилеров компании, организованной в одном из калифорнийских отелей «Хилтон», Eventmakers создали презентацию в таитянском колорите. Руководство компании расположилось в президиуме на сцене, имитировавшей тропический пляж. Декорации включали в себя 15-футовый водопад с настоящей водой, отдаленный вулкан, пару 20-футовых кокосовых пальм и несколько тростниковых хижин. В перерыве между приветствием приглашенных и официальной частью было предусмотрено угощение. Для гостей было открыто пять временных буфетов, каждый из которых соответствовал одному из климатических регионов мира. Специфические наборы блюд представляли тропики, Крайний Север, Латинскую Америку, Тихоокеанское побережье. Развлекательная часть также была выдержана в национальном колорите разных этнических групп. Презентация не только понравилась приглашенным, но и заметно способствовала продвижению нового продукта. Компания-клиент даже потребовала повторить мероприятие вновь, вдвое увеличив список приглашенных.

Развлекательная программа

Добившись личной встречи с целевой аудиторией, не полагайтесь на возможности одного оратора и PowerPoint. Исследования американских ивент-агентств показывают, что клиенты предпочитают видеть презентацию как шоу, где смысловая нагрузка интегрирована в развлечение.

Если место размещения тонко намекает на тему собрания, то развлекательная программа в открытую декларирует цель мероприятия. Начиная компанию по продвижению своего нового препарата Lotronex, фармацевтическая компания GlaxoWellcome провела трехдневный семинар-презентацию для своих торговых представителей на курорте «Залив Мэндэлей» в окрестностях Лас-Вегаса. «Целью мероприятия было стимулировать продажи препарата путем повышения информированности и мотивации торгового персонала», – объясняет Майкс Паксон, исполнительный продюсер ивент-компании Kaleidoscope Productions. Организаторы решили оставить приглашенным сильные впечатления, поэтому специально для презентации была разработана такая конструкция сцены, которая по завершении официальной части рушилась с грохотом и взрывами, и из обломков под звуки музыки восставал светящийся логотип Lotronex. Дождь конфетти, аплодисменты.

Зачем нужен весь этот драматизм? Как говорит Паксон: «Нет развлечения, нет результатов». Если гости заскучают, то они потеряют концентрацию внимания, и просто пропустят мимо ушей все, что хотят им сообщить. Скучная презентация – это презентация, которая не состоялась. После нее никто не вспомнит, о чем, собственно, шла речь.

«Мы превратили презентацию нашего клиента (компания – производитель инструментов) в акцию современного искусства, – говорит Алексей Ванчугов, Председатель Совета Директоров rba promo holding. Вместе с профессионалами: скульптурами, художникам, и дизайнерами – творили свои «шедевры» участники презентации.  Естественно, презентуемым инструментом: дрелями, циркулярками, краскораспылителями. Здесь же была создана галерея искусства компании и награждены победители. Эффект такого арт-формата презентации был очевиден и в продвижении продукции и в укреплении контактов с потенциальными клиентами компании.

Составление плана технической поддержки

Модная тенденция индустрии специальных мероприятий – стиль хай-тек, море технических новинок, применяемых как в способах передачи информации, так и в постановке шоу. Когда «Кадиллак» решил провести презентацию своей инновационной технологии "Night Vision", которая позволяет водителям видеть и за пределом досягаемости света фар, организаторы мероприятия поняли, что без технических новинок индустрии развлечений не обойтись.

Презентация должна была сделать новую технологию доступной пониманию не сведущего в технике человека, наглядно и осязаемо показать ее эффективность. Поэтому было задействовано световое шоу, в котором режиссер на пульте манипулировал движением светящихся голограмм. Пироиллюзия позволила двум руководящим лицам компании «материализоваться из воздуха» перед аудиторией. Эта презентация не только понравилась зрителям, но и создала большой резонанс в прессе, что положительно сказалось на продвижении продукта компании.

Современные технологии могут существенно увеличить воздействие мероприятия, расширив его аудиторию. Теперь шоу может транслироваться не только по радио или телевидению, но и через Интернет. В феврале этого года сотни пользователей ПК наблюдали презентацию сайта Стэна Ли, создателя образа Спайдермена, – мероприятие, трансляция которого происходила в глобальной сети в режиме реального времени. «Живое» мероприятие собрало около 800 человек. Аудитория виртуального шоу составила, по подсчетам организаторов, около 5000 зрителей. А максимальный потенциал Интернет-аудитории достигает 200 миллионов пользователей ПК.

Кейтеринг

Никакие технологии не компенсируют элементарной заботы о гостях презентации. Вряд ли итоговое впечатление о мероприятии останется положительным, если шоу будет великолепным, но гостям придется полчаса проторчать в очереди в буфете, чтобы раздобыть напитки или еду. Есть несколько способов организовать питание гостей:

1. Положиться на потенциал места размещения (удобно при немногочисленных собраниях, если предусмотрен перерыв на питание, открыт буфет и/или фуршетный стол).

2. Использовать мобильные кухни. Этот способ незаменим, если действо происходит вне помещений.

3. Заключить договор с кейтеринговой компанией, которая сумеет обеспечить гостей всем необходимым продовольствием.

Оценка результата

Что такое успешная презентация? Это презентация, которая обеспечит не только приятные воспоминания, но и позитивные изменения. Поэтому необходима объективная оценка результатов. Опрос-исследование, проведенное после мероприятия, даст ценную обратную связь, выявив сильные и слабые стороны организации. Но истинный эффект презентации проявится значительно позже. Его можно будет наблюдать по изменениям качественных и количественных показателей в период после проведения презентационного мероприятия/серии мероприятий: рост интереса целевой аудитории, увеличение продаж, узнаваемости бренда. Эти признаки и являются истинным мерилом успеха.

ак вывести event рынок на более высокий уровень и гарантировать заказчикам качество услуг.

Какой на сегодняшний день event рынок в России? Дорогой или дешёвый? Качественный или нет? Какие гарантии я получу, если закажу артистов в крупном агентстве или на прямую?

Все эти вопросы задают себе не только потенциальные заказчики, но и сами участники event рынка.

Но что входит в понятие event рынка? Давайте дадим краткое перечисление:

1. Event (PR,HR)   агентства - агентства по организации официальных и корпоративных мероприятий, PR и рекламных кампаний, а также частных праздников и торжеств.

2. Места проведения мероприятий: рестораны, банкетные залы, конфернц залы, дома отдыха, пансионаты, открытые площадки, катки и т.д.

3. Артисты разных жанров + около артистические услуги: костюмеры, гримёры, декораторы...

4. Пресса: свадебные журналы, профильные журналы для арт директоров  и т.д., а также специалисты: фотографы, видеооператоры, журналисты.

5. Родственные услуги:

5.1. Экстримальный отдых: полёты на воздушных шарах, истрибителях. вертолётах...

5.2. Свадебные путешествия.

5.3. Ювелирная продукция.

Что такое “корпоративные мероприятия”?

Event-мероприятия - мероприятия, которые позволяют заказчику достигнуть определенных целей” (Дмитрий Смирнов, издатель журнала “Events”).

Event-менеджмент (от англ. event - событие) - это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем корпоративные события направлены в основном на укрепление корпоративного духа, массовые - оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. Задача событийного менеджмента – сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

Рынок корпоративных мероприятий (бизнес-мероприятий) образуется на пересечении двух рынков -рынка events (специальных событий - event-мероприятий) и рынка делового туризма (индустрия встреч, MICE).

Все бизнес-мероприятия можно разделить на 2 группы:

1. Мероприятия, направленные “внутрь” компаний: мотивационные тренинги и мероприятия по развитию корпоративной культуры, в т.ч. корпоративные праздники, инсентив-мероприятия, корпоративные конференции и пр. (эти мероприятия находятся в ведении специалистов отделов кадров). В качестве поощрительных поездок может использоваться событийный туризм, а также специальные командные туры с эксклюзивным сценарием.

2. Мероприятия, направленные “наружу”: работа с клиентами, партнерами, промоушн-акции, PR-мероприятия и т.д. (эти мероприятия находятся в ведении отделов маркетинга компаний). К примеру, туристические поездки, праздники, выставки и конференции, презентации и т.д.

Кроме того, специальные мероприятия принято делить на

рабочие (например, обучающие семинары, конгрессы);

информативные, организуемые в развлекательной форме (например, выпуск первой партии товара, награждение миллионного покупателя, день рождения компании);

досуговые, ориентированные на общение и развлечение (например, концерты и дефиле, поездки и фестивали).

По регулярности корпоративные мероприятия делятся на проводящиеся на постоянной основе (тренинги, обучение персонала и т.д.) и разовые (юбилеи, конференции и пр.).

Кто организует корпоративные праздники?

По оценкам экспертов, event-бизнесом в Москве занимаются свыше 1500 компаний. В том числе около 600 фирм оказывают услуги по организации различных коллективных мероприятий.

Многие крупные MICE-компании оказывают услуги по организации как деловой программы, так и праздничной. Однако число фирм, предоставляющих полный комплекс услуг бизнесменам, сравнительно невелико - около 15-20 компаний.

Участников рынка event-мероприятий можно сгруппировать по специализации:

1. Специализированные компании по проведению корпоративных мероприятий (event-агентства)

2. Фирмы по организации праздников,

3. Тренинговые компании,

4. Фирмы, предоставляющие отдельные услуги для проведения мероприятий, в том числе:

организация банкетов (кейтеринговые компании, рестораны)

техническое обеспечение:

- оформительские фирмы (декораторы),

- фирмы, предоставляющие профессиональное оборудование,

- фирмы, организующие фото- и видеосъемку,

- фирмы, предоставляющие услуги по озвучиванию мероприятия