Организация проведения выставок

Часто можно  услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще очень велики.

Международные выставки и ярмарки проводятся во многих государствах, но особо большое распространение они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран – Германии, Англии, США, Франции и Италии – приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок  развитых стран следует назвать международные ярмарки, проводимые в Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия) [9, с.245].

Среди европейских  стран особое место в проведении такого рода мероприятий занимают, в порядке значимости, Германия, Франция, Италия, за которыми следует Великобритания. При этом, однако, необходимо отметить и заслуживающую внимания выставочную деятельность в менее крупных странах, таких как, Испания, Бельгия, Голландия и др.  Прежде всего, поражают   масштабы развития выставочного бизнеса в Западной Европе.

Например, ежегодно выставки посещают около 50 млн. человек (данные по пяти странам ЕС). Выставки позволяют приводить в движение серьезные капиталы. Благодаря развитию выставочного бизнеса, в Европе создано 519 000 рабочих мест.

Ярмарки и выставки пользуются большой популярностью  и в Северной Америке и, в частности, в США; достаточно сказать, что в 80-е годы суммарная выставочная площадь увеличилась на 43%. В США и Канаде ежегодно проводится около 4,2 тыс. выставок.

Однако более  динамическое развитие ярмарочно-выставочной  деятельности по сравнению с Европой и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной Азии.

Наиболее крупными международными ярмарками и выставками, проводимыми в развивающихся странах, являются ярмарки и выставки  в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили) [5, с.96].

Таким образом, на основании имеющихся данных, Европа по историческим, геополитическим, экономическим  и другим причинам продолжает быть метрополией торговых ярмарок и выставок, что, однако, не снижает значения выставочной деятельности на Северо-Американском континенте и в бурно развивающейся Юго-Восточной Азии.

 

2.1 Выставочная деятельность и паблик рилейшнз

 

 

В современном деловом мире ни один шаг не может быть сделан без учета  последствий, перспектив или реакции конкурентов. Во всем нужно уметь ориентироваться, все нужно принимать во внимание. Бизнес не прощает мелочей и безответственности. Каждая компания стремиться занять достойное и принадлежащее ей по праву место в рыночной стихии, так называемую "нишу".

Наука public relations - компас в моменты принятия ключевых решений, при выработке политики поведения фирмы, создания ее имиджа, образа, проведения рекламных компаний [3, с.37].

 Большую роль в формировании "правильного" восприятия фирмы,  ее товаров или услуг играет выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального результата. Паблик рилейшнз в сфере выставочного бизнеса - очень важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса. Оно представляет собой целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой уровень [8, с. 156].

Необходимо заметить, что паблик рилейшнз  в выставочной деятельности имеет ряд тонких моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемый от

выставки результат получается ниже (или даже противоречит запланированному).

Выставочная деятельность является одним  из способов рекламы фирмы, ее продукции  и услуг. Грамотно и тщательно  проработанная исходная информация - это гарант верного решения. Если "схалтурить" в начале - нет гарантии успеха в конце. Нельзя относиться к сбору информации спустя рукава. Недостоверная информация обязательно рано или поздно вылезет наружу.

Выставочный бизнес - это громадный, яркий, эффектный спектакль с одной стороны и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа с другой. Приемы паблик рилейшнз улучшают ее содержание, делают ее осмысленной и значимой. Важную роль играет каждая мелочь. Руководителю нужно учитывать все факторы: где проводиться выставка (местоположение критично к масштабу, представительности и количеству вероятных посетителей); когда (по срокам  выставочный пик приходиться на середину ноября и конец января); кем (давно ли организаторы занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны).

В идеальном случае (достаточно богатой  и сильной компании) для достижения наибольшего эффекта желательно где-то за месяц начать проведение рекламных мероприятий (радиорекламы, видеоролики, обьявления в газетах), чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку самому, раз все об этом говорят [4, с.102].

Единственное "но" - такой вид  рекламы очень дорог, поскольку  рекламируется  не фирма и не товар, а выставка - то только богатые компании могут себе позволить выбросить  в эфир тысячи долларов.

Большинство фирм публикует ряд материалов в центральных и специализированных изданиях, как правило, этого достаточно.

 

 

1.3 Цели участия в выставке

 

 

В настоящее время с учетом современных  реалий рыночной экономики основной задачей, стоящей перед любым  предприятием с точки зрения маркетинга, является максимальный и всесторонний учет интересов потребителей. Поэтому на выставках демонстрируются новинки промышленности, культуры, сельского хозяйства, заключаются сделки, ведется работа по формированию спроса и стимулированию сбыта, может осуществляться полная или частичная торговля со стенда и пр.

Выставка  является мультифункциональным, многоуровневым мероприятием и вносит большой вклад в развитие региональной экономики, являясь важнейшей составляющей ее инфраструктуры, одновременно будучи одним из наиболее значимых маркетинговых мероприятий формирования спроса, стимулирования сбыта, public relations [10, с.145].

Значение  выставок необходимо рассматривать  в нескольких аспектах: во-первых, от проведения выставки выигрывают экспонент и посетитель, активизируя свое сотрудничество, ведь выставки и ярмарки организуются, прежде всего для того, чтобы сами участники смогли изучить рынок, повысить конкурентность продукции, увеличить сбыт. Во-вторых от проведения выставок: извлекают выгоду страна, регион, город как с точки зрения макроэкономики (международная торговля), так и микроэкономики (деятельность местных предпринимателей).

Если  нет факта покупки, выставка уменьшается, идет регресс. То, что происходит сегодня, не позволяет развиваться экономике в целом и выставочной деятельности в частности. К сожалению, в стране, в отдельных регионах (областях, краях) практически отсутствует какая-либо целенаправленная деятельность по развитию выставочно-ярмарочной деятельности. Отдельные попытки осознанного подхода к данной проблеме предпринимаются в некоторых областях, но это лишь инициативная реакция регионов на желание реализовать свой промышленно-хозяйственный потенциал и привлечь иностранные инвестиции в развитие промышленности, сельского хозяйства, инфраструктуры и др.

Основные условия проведения любой выставки:

- представление новых товаров, услуг, опыта и др.;

- необходимость в разъяснении  и демонстрации предложенных товаров;

- развитие контактов и их  связь с реализацией;

- демонстрация явных преимуществ предложенного товара по сравнению с товарами конкурентов;

- изучение рыночной структуры,  исследование новых путей распространения [1, с.480].

При решении вопроса об участии  в  выставках эти исходные условия  требуют дополнительного выявления как, впрочем, и многие другие. Выбор предлагаемых выставочных мероприятий может быть сделан лишь с учетов маркетинговых исследований. При этом для принятий решения об участии в выставке и ее оценки нужно знать ответы на следующие вопросы:

1) как давно существует выставка в данной форме и на данном месте?

2) каков прирост новых участников выставки?

3) насколько постоянен состав  участников?

4) каков процент текучести среди участников?

5) какой географический рынок  представлен участниками и посетителями выставки?

Существует  несколько типов  ярмарок и выставок: общие ярмарки, выставки, смотры; отраслевые ярмарки, выставки; главные торговые ярмарки; более мелкие промышленные и торговые ярмарки; сольные выставки, их еще  называют «тематическими»; выставки какой-либо одной фирмы или компании [12, с.118].

Общие выставки, как правило, большие  выставки, зачастую международные, цель которых – привлечь к своим  экспозициям, как оптовых покупателей, так и потребителей. Часто такие  выставки-ярмарки разделены на несколько отделов по тематическим направлениям. Здесь же могут быть и национальные павильоны, где выставляется продукция какой-нибудь одной определенной страны, своего рода престижная выставка для демонстрации широкого разнообразия товаров и культурных достижений различных стран.

Такие крупномасштабные ярмарки и  выставки редко приносят какую-то практическую пользу. Их организаторов, в первую очередь заботит укрепление национального  престижа, возможность продемонстрировать свои культурные достижения.

Отраслевые  выставки, явление не новое. Всемирно известный ныне автомобильный салон в Женеве, представляющий типичную отраслевую ярмарку, существует с 1904 года. Это уже более специализированные мероприятия, имеющие безупречную международную репутацию. Достаточно вспомнить выставки типа ЭКСПО, проводимые в различных странах по автомобилестроению, электронике и другим отраслям техники. Новой является идея децентрализации отраслевых ярмарок. Такие крупные отраслевые ярмарки, как «ДРУПА» или «ИНТЕРПАК», не станут от этого лишними, однако наряду с ними будут проводиться и так называемые функциональные ярмарки.

Функциональные выставки в обозримом  будущем выступят в роли перемещающегося  форума, ориентированного на представление  услуг посетителям и клиентам. Функциональные выставки складываются как передвижные, не зависящие от специально оборудованных залов. Величина стендов составляет, в среднем примерно 32 м2, продолжительность работы ярмарки два-три дня, число посетителей — примерно 35 тысяч.

В основных торговых ярмарках, где объем реализации продукции, может быть, и не так велик, принимают участие многие сотни фирм и компаний. Достаточно вспомнить знаменитую ярмарку игрушек в Великобритании. Подобные мероприятия привлекают, главным образом, представителей розничной торговли, хотя оптовики тоже выставляют свои изделия, что не мешает им одновременно участвовать в ярмарке и в качестве посетителей.

Число более мелких промышленных и  торговых выставок и ярмарок за последние  годы резко возросло. Они собирают под своей эгидой представителей самых разнообразных отраслей, давая всему мероприятию общее тематическое направление, например, «Технология».

Организаторы  сольных или тематических выставок берут одну тему и разворачивают  всю экспозицию вокруг нее. Местом их проведения могут быть и помещения, и огромные выставочные залы. На таких выставках особенно важно привлечь посетителя к своей экспозиции.

Иногда  компании выгоднее и удобнее  организовать собственную выставку. Снимается одно или несколько  помещений, и приглашаются местные  официальные лица, дистрибьюторы, заказчики и прочая публика. При правильной организации такие выставки могут оказаться делом весьма прибыльным, особенно, если демонстрировать какую-нибудь новинку.

По  тематике выставки бывают: узкоспециализированными, широко специализированными и универсальными — для широкого круга посетителей.

К узкоспециализированным относятся  отраслевые выставки. Количество посетителей  на таких выставках небольшое, от 5000 до 1000 человек в день, потому что  здесь собирается свой круг специалистов.

Широко  специализированные выставки, как правило, проводятся на уровне региона. Количество посетителей — от 1000 до 3000 в день. Как правило, это  представители различных отраслей. Временный эффект таких выставок небольшой, три-пять месяцев. Главная  особенность в отличие от узкоспециализированных, заключается в том, что здесь собирается большое число конкурентов [6, c.120].

Универсальные выставки отличаются большой  посещаемостью — 5-10 тысяч человек  в день. Здесь высок уровень  розничных продаж, средняя торговая фирма за шесть дней работы выставки реализует месячную партию товара. В последнее десятилетие торгово-промышленные ярмарки и выставки в России переживают поистине революционный бум. Перестройка экономики, переход на рыночные отношения, отказ от монополии на выставочную деятельность и внешнюю торговлю, самостоятельность регионов России — все это в корне изменило цель выставок, их назначение, а также взаимоотношения экспонента, участвующего в выставке, и специалиста, посещающего его. Интересы участников выставок-ярмарок разные. Но большая часть из них стремится повысить результативность своего производства.

Тот, кто хочет участвовать в  работе выставки, должен иметь четкое представление о ее целях, и их нельзя подменять пожеланиями. Прежде чем определить цели, следует уяснить, какие факторы определяют необходимость участия в ярмарке.

Надо  иметь в виду следующее: рост интереса к выставкам, усиление интернационализации рынков, усиливающееся  наступление на рынок иностранных  выставок, постоянный рост конкуренции между фирмами, выходящими на рынок, не только покупатель представляет рынок, уменьшение дефицита коммуникаций, нарастание объема специфической информации, повышение шансов для утверждения, на рынке в случае участия в ярмарке, молодые фирмы – потенциальные партнеры на рынке, ярмарки улучшают контакты с общественностью.