Организация проведения выставок

Среди преимуществ, которыми обладают выставки-ярмарки, называются:

- относительно низкая стоимость одного рекламного контакта;

- нейтральность территории, облегчающая контакты;

- идеальное место для знакомства с конкурентами;

- готовый материал для СМИ с целью получения паблисити;

- возможность проникнуть на новые рынки, создать свою дилерскую сеть.

За восемь лет участия в выставках компания ООО «Натали Турс» накопила, достаточно богатый опыт в подготовке, проведении и отслеживании результатов туристических выставок.

Рассмотрим участие ООО «Натали Турс» в наиболее крупных выставках, отметим все достоинства, недостатки и оценим эффективность участия в выставках.

Первая выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 2006 году  в период резкой активизации рынка туруслуг. За 2006 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.

Что касается цен на выставочную  площадь, то они довольно велики. В  среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200.

Кроме того, существует целая  серия дополнительных услуг, предоставляемых  за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt - уникальная возможность всесторонне оценить  Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые  контакты с участниками выставки более чем из 90 стран мира. Участие в Mitt - вопрос престижа и деловой репутации компании.

Московская международная  выставка «Путешествия и туризм» (MITT) прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО «Экспоцентр» 27-30 марта 2009. 27 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка «Путешествия и туризм».

Прошедший год был  весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам опроса, проведенного журналом «Conference & Insentive Travel» (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма.

Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2009 составили отечественные турфирмы, остальные – иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику.

Традиционно в выставке принимали участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, Супер Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро, Ресо-гарантия, Росно, ДСБВ-Турс Континент, Ланта-тур вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные воды, ЗАО СКО "Адлеркурорт", Анапа, администрации городов России.

По результатам проведенного опроса участников выставок и руководителей ООО «Натали Турс» можно выявить ряд недостатков организации выставочной деятельности предприятия:

1. Слабый уровень предвыставчной подготовке при работе с клиентами. Одним из самых слабых звеньев в предвыставочной подготовке была слабо организована работа с потенциальными посетителями выставочного стенда ООО ««Натали Турс».

По результатам опроса сотрудников  службы маркетинга и рекламы было выяснено, что неудовлетворительна была организована адресная рассылка приглашений на выставку, не организован последующий обзвон клиентов. Рассылка была организована преимущественно по имеющейся у отдела маркетинга клиентской базе, однако не были учтены новые категории потенциальных потребителей и поставщиков. Так же не была учтена специфика деятельности потенциальных потребителей.

2. Отсутствие четко разработанного плана выставочной деятельности, начиная от подготовительного этапа и заканчивая анализами результатов выставочной деятельности. Однако, в данном случае сильной стороной является деятельность сотрудников отдела маркетинга и рекламы во время проведения выставки, посетители отмечали необычность и яркость экспозиции  туристической фирмы «Натали Турс», оригинальность оформления стендов.

3. Минусом является так же недостаток средств, выделяемых на организацию выставочной деятельности. 

4. Не была учтена тематика выставки, что в результате повлекло отсутствие точной ориентировки на специфику деятельности потенциального покупателя. На предыдущей выставке не было единой цели оформления стенда и не была четко проработана концепция выставки.

5. Отсутствуют четкие критерии оценки выставочной деятельности и проведение послевыставочной работы с потенциальными клиентами и поставщиками  туристической фирмы «Натали Турс».

6.  На наш взгляд, так же  была слабо организована послевыставочная  стадия по работе с потенциальными  клиентами  туристической фирмы.  Не был составлен анализ контактов, осуществленных за период работы стенда, и эти данные не были внесены полностью в клиентскую базу  туристической фирмы, не были обобщены результатов участия. Не был составлен аналитический отчет об участии в выставке.

Для того, что бы решить указанные  проблемы выставочной деятельности, предложим разработку путей совершенствования выставочной деятельности ООО «Натали Турс».

 

3.3 Разработка путей совершенствования выставочной деятельности ООО «Натали Турс»

 

 

В предыдущем пункте мы сделали вывод о том, что в подготовке и организации выставочной деятельности ООО «Натали Турс» существует ряд недоработок. В 2012 году руководство ООО «Натали Турс» приняло решение участвовать в престижной международной выставке «Туристический клуб - 2013», которая будет проходить в выставочном центре «Крокус-экспо».

В экспозиции будет  представлено порядка 800 компаний из 40 регионов России и 16 иностранных  государств.   Основу экспозиции составят, тем не менее, отечественные  компании. Одна из основных целей, которую  ставят перед собой организаторы выставки «Туристический  клуб», – поддержка российского туроператора, повышение конкурентоспособности российских курортов.

Участие ООО «Натали Турс» в выставке «Туристический клуб» позволит привлечь новых клиентов и сформировать новые рынки сбыта.

Основные  цели участия в выставке «Туристический клуб»:

1. Увеличение  доли рынка до 10%.

2. Укрепление  лидерских позиций на рынке   автобусных туров, увеличение общего объема продаж на 50%.

3. Повышение уровня узнаваемости брэнда (повышение подсказанного знания марки до 50%).

4. Повышение  уровня лояльности покупателей  к продукции (увеличение количества повторных покупок в 2 раза).

Прежде чем принять решение  об участии  выставке «Туристическийклуб», сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:

1) определить стратегический план  развития выставочной деятельности на 2013 год;

2) составить годовой план продаж;

3) сформировать рекламный бюджет  на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;

Будут ли на выставке проводиться  семинары, мастер-классы и т.п. и кто  их будет вести.

Как можно раньше (лучше в  начале года) необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляем календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным выше критериям). Отводим на подготовку к каждой выставке не менее 4-х недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

Выбирая место и площадь будущего стенда, ориентируемся на следующие  важные обстоятельства:

1. С целью уменьшения стоимости участия в выставке рекомендуется пользоваться своей мебелью, штендерами у входа, мобильными выставочными конструкциями, которые во вневыставочное время прекрасно украшают службу продаж.

2. Важно определить и четко сформулировать цель (или цели) участия фирмы в выставке. Например: изучение спроса, информирование о новостях в развитии фирмы за последний год, заключение договоров продаж.

Как минимум  за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда. Для этого необходимо:

- рекламистам получить («запросить») техническое задание от руководства (что именно важно для фирмы на этой выставке, на что делать акценты, что продвигать и т.п.).

- провести совместное обсуждение сценария работы на выставке: какие акции планируется провести, где стендисты будут стоять, сидеть, раздеваться и т.п.

После учета названных двух групп  факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ООО «Натали Турс» этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.

Также необходимо своевременно отредактировать  текст, идущий от фирмы в каталог  выставки (при этом обратить внимание на мелочи — наличие кода города перед телефоном, индекса в адресе, адреса электронной  почты).

За две недели до начала выставки специалист по работе с клиентами  ООО «Натали Турс» организует  рассылку индивидуальных приглашений потенциальным клиентам на стенд.

Для разработки стандартов работы на выставке начальник отдела продаж совместно с отделом маркетинга делит всех возможных посетителей стенда на группы, и определяем сферы их интересов.

Как минимум за неделю до выставки отдел маркетинга готовит для  интересующих ООО «Натали Турс» групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.

За 2-3 дня до начала выставки директору  отдела маркетинга и рекламы необходимо провести общий сбор стендистов, рассказать им,  что является показателями эффективной работы на выставке и как это повлияет на зарплату стендиста. Объяснить задачи фирмы на выставке, принципы работы с различными группами клиентов.

Теперь необходимо оценить результаты выставки. Критерии оценки могут быть следующими.

Во-первых, по показателям выполнения плана, поставленного перед сотрудниками отдела маркетинга и рекламы ООО  «Натали Турс», за выполнение которого будут выплачены премиальные и результаты выполнения которого измеримы.

Во-вторых, по отчетам службы продаж в течение 6 месяцев после выставки. Структура отчета может быть разной. Ежедневный общий отчет «Источники информации о фирме у новых клиентов». Ежемесячный отчет «Анализ продаж клиентам в разрезе источников информации, по которым они обратились в фирму впервые (показатели прибыли, количества и содержания сделок за период)». Эти отчеты дают возможность перевести результаты работы на выставке в конкретные показатели. Лучше окончательную оценку делать спустя полгода, так как участие в выставке дает долговременный эффект. Сделать это довольно просто: необходимо обобщить данные ежемесячных отчетов, и получится вполне конкретный показатель заработанных средств. Вычтя из него затраты на аренду, монтаж стенда, полиграфию и оплату сотрудников отдела маркетинга и рекламы, получим прибыль от участия в выставке.

Именно на этапе формирования плана  закладываются основные параметры  бюджета на участие в выставках. При этом они должны четко увязываться  с планами стратегического развития фирмы на год.

Исходя из стратегических планов развития ООО «Натали Турс», перед каждой выставкой ставятся конкретные цели. Их может быть несколько, но они должны быть четко сформулированы и расставлены по приоритетам.

Для  ООО «Натали Турс», очень важен вопрос: на расширение какого сегмента рынка в первую очередь направлена данная выставка - на дилеров или на розничного покупателя? И уже от этого будет зависть подход к формированию экспозиции: вариант застройки, подбор образцов, количество рабочих мест, степень технической оснащенности стенда и т.д.

Если основной целью выставки ООО  «Натали Турс» является увеличение числа дилеров, то перед работающими на стенде менеджерами ставится следующая задача: направлять розничных покупателей в ближайшую турфирму «Натали Турс», а не заниматься расчетом понравившегося ему тура. И, наоборот, если основная цель - увеличить количество покупателей, то на стенде ООО «Натали Турс» обязательно должен находиться компьютер, а задачей менеджеров становится убедить клиента в необходимости предварительного расчета понравившейся ему тура и уже по итогам работы направить в квартиру замерщиков.

На подготовительном этапе очень  важно правильно составить анкеты и рекламные материалы. Анкеты не должны быть перегружены лишними  вопросами, а время их заполнения - превышать 5-7 минут. За каждую заполненную анкету посетителю необходимо выдавать развернутый каталог продукции ООО «Натали Турс», и купон со скидкой на покупку любого тура в агентстве ООО «Натали Турс».

Этим шагом, с одной стороны, можно стимулировать потенциальных  покупателей к заполнению анкет, а с другой - фильтруем раздачу дорогостоящих каталогов и купонов: их получает только тот, кто реально желает приобрести туры и готов потратить 5-7 минут за заполнение. К тому же при таком подходе у потенциального клиента ООО «Натали Турс» формируется весомость заработанного им купона.   Во время проведения выставки необходимо задействовать промоутеров, которые будут распространять печатную продукцию вне стенда и давать звуковую или видеорекламу о деятельности «Натали Турс».

Завершающим подготовительным этапом является расстановка менеджеров, работающих на выставке, по номерам, определение их ролей и маршрутов движения по стенду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Благодаря выставкам  происходит  не  только  знакомство  с  новыми  товарами,    услугами, но и осуществляется  обмен опытом,  грамотное установление    цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы.