Организация проведения выставок

5. Использование символов ярмарки/выставки, образцами которых администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс- конференциях, что усиливает действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии.

6. Эпистолярное  общение (direct mail) считается наиболее  подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке/ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке [4, с.132].

Стадия  работы ярмарки / выставки. В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

В рамках осуществления  этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

1) изготовление  различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность,

2) бесплатная  раздача мелких сувениров,

3) раздача образцов  товаров,

4) организация  различных специальных мероприятий  (шоу, конкурсы, дегустации),

5) передача музыкальных программ,

6) демонстрация  видеофильмов, слайдов,

7) проведение  пресс-конференций, коктейлей для  журналистов, клиентов [1, с.188].

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:   - Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко  знающие технические и маркетинговые  особенности предлагаемой продукции.

На стенде вообще нельзя работать в одиночку.  Обязательно  необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 м² общей площади.

Кроме того краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль «обратной связи» (feedback), т.е. информации, поступающей «извне» предполагает:

1) проверку хода  выполнения целей участия, состоящую  в качественной оценке результатов,

2) изучение соотношения  между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты,

3) качественный  анализ содержания информации, полученной  от посетителей и конкурентов,

4) оценку замечаний,  реакций и общей критики со  стороны посетителей.

Послеярмарочная (послевыставочная) стадия. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов,  осуществленных за период работы  стенда

2) Проверка результатов  участия

3) Составление  отчета об участии

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

- классификацию  и оценку соглашений, которые,  возможно, были заключены,

- непосредственную проверку «личности» посетителей,

- активизацию  предприятия для выполнения полученных  заказов в установленные сроки,

- своевременную  подготовку и рассылку образцов, согласно принятым обязательствам,

- немедленное  предоставление запрошенных дополнительных данных,

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в ярмарке  и выставке является для предпринимателя  своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1) сметные и  реальные расходы по участию,

2) расходы на  рекламу – пропаганду и вызванный  ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей,

3) впечатление,  произведенное стендом, и соответствующий  отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке,

4) эффективность  работы персонала и соответствующие  результаты по другим стендам,

5) оценка состава  посетителей,

6) заказы, полученные  в результате работы стенда, в  сравнении с

ожидавшимися.

Неудовлетворительная  степень достижения целей выставочной  я ярмарочной деятельности, может  быть, для предприятия равносильна  неудаче, однако для него  это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.    При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:

1. Выводы делаются  ими сразу же после закрытия  экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых послеярмарочных (послевыставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.

2. Оценка значимости  ярмарки\выставки, в которой участвовали  эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.

Если же выбор  оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие  в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд.

Только тогда  предприятие «вольется» в эту  сферу маркетинга, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, интернета. Существует даже предположение, что в скором времени физическое присутствие на ярмарке или выставке будет заменено «интерактивным» присутствием. Однако сторонников, которые стремятся превратить ярмарки и выставки в обычную деловую процедуру, пока еще меньше, чем противников этой точки зрения, выступающих за сохранение колорита ярмарочных и выставочных мероприятий.

С течением веков  ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.

Эти требования достаточно часто не выполняются  на национальных российских выставках и ярмарках, что является поводом для беспокойства.

Однако в  то же время в России начинают  прослеживаться благоприятные тенденции в развитии выставочной и ярмарочной деятельности. В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

1) растет количество  специализированных выставок по  сравнению с

универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам-экспонентам,

2) наблюдается  рост числа российских фирм, участвующих  в международных выставках

3) стабильно  растет интерес зарубежных фирм  к России [12, с. 56].

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее  время свидетельствует о стремлении  предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

 

 

2.3 Работа со СМИ и интернетом

 

 

Проводится активно на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия. Главным образом направлена на сообщение о проведении выставки и привлечении новых участников. Включает в себя:

- серию статей в СМИ о выставках  и ходе их подготовки;

- объявления по радио и сюжеты  на телевидении о предстоящем  мероприятии;

- приглашение представителей СМИ  на выставку, рассылка информации о мероприятии, приглашений и пресс-релизов;

- пресс-конференция для СМИ перед  проведением и по окончании  выставки;

- участие СМИ на круглых столах  и других мероприятиях.

Также специально для СМИ разрабатывают  информационный пакет который включает в себя пресс-релиз, информацию о товарах и об участниках выставки. Перед открытием и после закрытия выставки проводятся пресс-конференции.

На дворе 21 век и Интернет не для кого уже не новость. Выставочный  бизнес динамичен и Интернет стал неотъемлемой частью его. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

В наши дни пользуются большой популярностью  в Интернете видеотрансляции. Неудивительно - они дают уникальную возможность видеть на экране компьютера удаленные события, причем «вживую», именно так, как они происходят. Понятно, почему видеотрансляции получили столь широкое распространение. Если говорить о выставочной деятельности, то практика показала: технологии видеотрансляций особенно широко применяются на проходящих в рамках деловой программы конференциях, презентациях, съездах профессиональных союзов и ассоциаций, «круглых столах», а также, конечно, разного рода развлекательных шоу и концертах.

Есть еще одна форма представления  видео в Интернете - видеоконференции. Подобная технология позволяет работать фактически в режиме телемоста («многоточечная видеоконференция»). Проведение этих мероприятий  дороже и сложнее с организационной точки зрения, поэтому на месте будущей видеозаписи надо провести определенную предварительную подготовку, поскольку требования к проведению видеоконференций гораздо выше аналогичных требований при организации видеотрансляций. Важно учесть, что зачастую предполагаемые места проведения, даже при наличии Интернета, могут не соответствовать нужным требованиям. Что касается просмотра через Интернет, трансляция может осуществляться в нескольких форматах. Обычно в предварительном анонсе на сайте организатора указывается время и формат проведения прямой трансляции.

Как мной было сказано выше, существуют крупномасштабные (например, всемирные, межрегиональные, национальные) выставки. И оформление заявки на участие в  них возможно только с помощью Интернета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСТАВОК НА ПРИМЕРЕ ООО «НАТАЛИ-ТУРС»

3.1. Организационно-экономическая характеристика  ООО «Натали-турс»

 

 

Компания «Натали Турс» является ведущим российским туроператором. Основные направления: Испания, Кипр, Таиланд, Андорра, Италия, Турция, ОАЭ и морские круизы.

Компания «Натали Турс» была организована в апреле 1992 года. 
Объемы продаж компании постоянно растут и в 2005 году составили 200 тысяч человек, оборот компании в году - 150 млн.евро.

В центральном офисе работает 100 сотрудников. Компания имеет еще три офиса в Москве, а также филиалы в Екатеринбурге, Санкт-Петербурге и Уфе. Кроме того, практически во всех крупных российских городах работают уполномоченные агентства  «Натали Турс».

«Натали Турс» занимается групповыми программами, но при этом старается учитывать потребности каждого отдыхающего. Миссия компании – способствовать развитию цивилизованного рынка туристических услуг в России, обеспечивая по доступным ценам отдых, соответствующий лучшим международным стандартам.

Компания не останавливается на достигнутом и продолжает развиваться. В 2003 году «Натали Турс» добавила к своим направлениям еще одно - круизный отдых, который она  открыла для широкого круга российских потребителей, организуя туры на великолепных лайнерах ведущей европейской компании «Costa Cruises».

По итогам работы в 1996 и 1997 годах «Натали Турс» была признана лучшим иностранным туроператором, действующим в провинции Каталонии (побережья Коста Брава, Коста дель Маресме, Коста дель Гарраф, Коста Даурада).

В 2008 году компания «Натали Турс» стала лауреатом престижной национальной премии в области бизнеса «Компания года», организованной РИА «РосБизнесКонсалтинг».

В 2008 году компании «Натали Турс» была вручена премия за достижения в области туризма  Russian Travel Industry Awards как лучшему российскому оператору по выезду.

По данным рейтинга газеты «Туринфо», в 2009 году компания «Натали Турс» была четвёртым по величине туроператором в России.

В 2009 году компания обслужила 480 тыс. человек. По данным «Натали Турс», в 2009 году её оборот составил $500 млн.

 

 

3.2. Анализ выставочной деятельности ООО «Натали Турс» 

 

 

Структура деятельности по продвижению  продукции ООО «Натали Турс» представляет собой следующее: прямые продажи, реклама в СМИ (печатных изданиях «Моя реклама», «Регион 46», так же на радио и телевидении). Важную роль в процессе продвижения товара занимает выставочная деятельность.  Если проанализировать бюджет по продвижению продукции, то 60% занимают прямые продажи, 30% реклама, 10% - выставочная деятельность.