Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда и экономический анализ фонда оплаты труда (на примере ООО "МС-компания")

В ООО «МС-компании» используется автоматизированная программа «Зарплата  и Управление Персоналом 8.1». Мы выбрали  именно этот программный продукт  еще потому, что он полностью удовлетворяет требованиям современного бухгалтерского, кадрового и налогового учета.

4.2 Автоматизация  бухгалтерского учета расчетов  с персоналом по оплате труда  в ООО «МС-компании» 

Работа пользователя в  программе «Зарплата и управление персоналом8.1» редакция заключается  во вводе и обработке информации с использованием алгоритмов, созданных  при разработке конфигурации. Открытие нужных форм и выполнение различных  действий выполняется с помощью  пунктов главного меню или кнопок панелей инструментов. Открытие форм и переходы по подсистемам выполняется  с использованием команд панелей (разделов, навигации, действий).

В начале работы вводятся значения констант и заполняются справочники. Учет хозяйственных операций производится с помощью документов, а просмотр операций - в журналах документов или  списках. Хранение информации, формируемой  документами, осуществляется в регистрах. Обработка информации – получение  итоговой, сводной или детальной  информации, обмен данными с другими  системами и другие действия выполняются  с помощью отчетов. По результатам  учета доходов, исчисленных налогов  и взносов формируется регламентированная отчетность.

В рамках описываемой конфигурации все события, влияющие на расчет заработной платы, оформляются при помощи соответствующих  документов. По сути регистрируемых событий  среди документов конфигурации можно  выделить соответствующие группы:

·  кадровые документы – «Приказ о приеме», «Приказ об увольнении» и др.;

·  регламентные документы – «Начисление зарплаты» и «Начисление налогов»;

·  документы, отражающие оплату за отработанное время – табели, наряды, договора, оплата на комиссионной основе и др.;

·  документы, регистрирующие оплату за неотработанное время – «Больничный лист», «Начисление отпуска» и пр.;

·  документы, по которым начисляются удержания – «Ссуда предприятия», «Исполнительный лист» и др.;

·  налоговые документы – регистрируют события, отражаемые в налоговом учете зарплаты по НДФЛ, ЕСН, страховым взносам – «Возврат НДФЛ», «Перерасчет НДФЛ» и пр.

Проанализируем учет расчетов с персоналом по оплате труда работников ООО «МС-компании» с использованием программы 1С: «Зарплата и управление персоналом 8.1».

Рассмотрим на примере  порядок отражения начислений и  удержаний в апреле 2009 года работникам: секретарю Семеновой А.А., оператору  торгового зала Воробьевой М.С., продавцу-консультанту Бойко Н.Е.

Семеновой А.А. оплата труда  начисляется по повременно-премиальной  системе, а Воробьевой М.С. и Бойко  Н.Е. – по комиссионно-повременной  системе. Всем работникам предприятия заработная плата начисляется с учетом штатного расписания, которое приводится в приложениях 5, 6. Семенова А.А. и Воробьева М.С. работают в ООО «МС-компании» уже несколько лет, а Бойко Н.Е. принят на предприятие 1 апреля 2009 года. Приказ о приеме по форме № Т-1 помещен в приложении 10. Учет времени, фактически отработанного каждым работником, ведется в «Табеле учета рабочего времени» по форме № Т-13. Выписка из табеля предприятия ООО «МС-компания» за апрель 2009 года содержится в приложении 11. Отработанное время у работников с повременно-премиальной и комиссионно-повременной оплатой труда определяется как разность между нормой рабочего времени и отклонениями от обычного графика работы (отпусками, болезнями и т.д.), пришедшимися на текущий расчетный период. Воробьевой М.С. расчетный период отработан неполностью в связи с временной нетрудоспособностью с 28 по 30 апреля 2009 г. С 1 мая по 7 июня 2009 г. Семенова А.А. уходит в очередной оплачиваемый отпуск. Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 помещен в приложении 12. По итогам деятельности за месяц Семеновой А.А. назначена премия в размере 1800 рублей. Приказ о поощрении работника по форме № Т-11 находится в приложении 13.

На основании выше перечисленных  документов и информации, внесенной  ранее, производится расчет заработной платы в программе «Зарплата  и управление персоналом 8.1». Перед  расчетом заработной платы в программу  вводятся все необходимые документы, без которых невозможен расчет.

На основании приказа  производится прием на работу нового сотрудника Бойко Н.Е. В диалоговом окне документа «Прием на работу в  организацию» указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, подразделение  и должность, куда принимается сотрудник, дата приема на работу и график работы. На закладке «Начисления» указываются  размеры основного начисления (оклад 10 000 руб.) и надбавки (за увеличение объема выполняемых работ, районный коэффициент в размере 20%, процентная надбавка за работу в южных районах  Иркутской области в размере 30%, оплата на комиссионной основе), назначенных  сотруднику при приеме на работу. Кроме  обязательной информации о работнике  в документе можно дополнительно  указать количество занимаемых ставок, принимаются ли сотрудники на испытательный  срок, способ отражения начисленной  оплаты труда сотрудника в учете  затрат предприятия.

Вслед за тем в программу  вводятся начисления и удержания  сотрудников: оплата на комиссионной основе, премии, удержания по исполнительным листам, удержания неизрасходованных  подотчетных сумм (если они имеются). Документ «Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организации» позволяет регистрировать необходимость  начисления, изменения или прекращения  постоянных доплат и надбавок работников.

Затем выполняется и рассчитывается «Начисление по больничному листу» Воробьевой М.С., оператора торгового  зала, которая предоставила к оплате листок нетрудоспособности в связи  с заболеванием с 28 по 30 апреля 2009 года.

В диалоговом окне программы  в строке документа «Освобождение от работы с... по» указывается период нетрудоспособности. В строках «Процент оплаты» и «Ограничение размера пособия» соответственно процент оплаты больничного и порядок расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности определяются автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» (ред. от 28.09.2010 г. № 243-ФЗ). Провести полный расчет пособия позволяет кнопка «Рассчитать». В расположенных рядом с кнопкой информационных строках отображаются результаты расчетов, подробнее ознакомиться с ними можно в разделе «Оборот больничного листа». На закладке «Расчет среднего заработка» отражаются данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного заработка. В качестве расчетного периода по умолчанию используются 12 месяцев, предшествующие началу нетрудоспособности. При расчете документа эти данные вносятся в документ автоматически. Суммы к начислению отражаются на закладке «Оплата». На каждой закладке расчеты можно производить по отдельности. По результатам расчета начислений в документе (после проведения) можно получить отчет с данными для заполнения оборота «Листка нетрудоспособности», который включен в приложение 14.

После начисления и расчета  больничного документом «Начисление  отпуска сотрудникам организации» в программе «Зарплата и управление персоналом 8.1» регистрируется ежегодный  оплачиваемый отпуск секретаря Семеновой  А.А. В документе на закладке «Условия»  обязательной для заполнения является дата начала отпуска и его продолжительность, все остальные даты заполняются  автоматически в зависимости  от вида отпуска. Именно дата начала отпуска  определяет расчетный период, за который  будут собираться данные для расчета  среднего заработка. В качестве расчетного периода используются 12 месяцев, предшествующие началу отпуска. Здесь же указывается  один из двух способов расчета: "По среднему заработку для отпуска по календарным  дням" или "По среднему заработку  для отпуска при расчете из рабочих дней". В нашем случае необходимо выбрать первый вариант. Расчет суммы отпускных производится аналогично документу «Начисление  по больничному листу». По результатам  расчета начислений в документе (после проведения) можно получить унифицированную форму Т-60, которая  помещена в приложении 15.

После этого вводятся регламентные документы «Начисление зарплаты»  и «Расчет ЕСН» («Начисление страховых  взносов») за текущий месяц, выполняется  расчет заработной платы и налогов (страховых взносов) с фонда оплаты труда. Для выплаты аванса и других выплат в межрасчетный период, а также для выплаты зарплаты вводится электронный аналог платежной ведомости – документ «Зарплата к выплате организаций». Этот документ заполняется и рассчитывается автоматически кнопками «Заполнить» и «Расчет сумм к выплате». Затем составляется платежное поручение и реестр для перечисления зарплаты на пластиковые банковские карты (см. приложение 18).

После начисления и расчета  оплаты труда формируются отчеты: расчетная ведомость по форме  Т-51 (см. приложение 16); платежная ведомость  по форме Т-53 (см. приложение 17); лицевые  счета по форме Т-54 (см. приложения 19, 20, 21), расчетные листы работников ООО «МС-компания» (см. приложения 29, 30, 31).

В дальнейшем формируются  бухгалтерские проводки и налоговые  регистры (по налогу на прибыль) по результатам  зарплаты, НДФЛ, ЕСН или страховых  взносов. После ввода первичных расчетных документов в программе накапливается база данных: это карточки счетов 70, 68 и 69 (см. приложение 22); налоговые карточки 1-НДФЛ (см. приложения 23, 24, 25); индивидуальные карточки по ОПС, ЕСН или, с 2011 г., карточки учета страховых взносов (см. приложения 26, 27, 28); сведения о доходах физических лиц 2 НДФЛ (см. приложение 9). После начисления и расчета зарплаты и налогов в программе «Зарплата и управление персоналом 8.1» автоматически формируются регламентированные отчеты – налоговая отчетность по ЕСН (страховым взносам), в ПФР, в фонды (ФСС), статистическая отчетность, которые можно отправить с помощью программы «Contur extern» в налоговую инспекцию, ПФ, ФСС. Сведения, которые накапливаются в процессе расчетов в базе данных (в регистрах) программы, можно мгновенно получить в виде компьютерной распечатки, что значительно ускоряет анализ и контроль расчетов. Все формы документов соответствуют требованиям законодательства. В программе «Зарплата и управление персоналом 8.1» используются унифицированные формы первичной учетной документации согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4.3 Автоматизация  экономического анализа фонда  оплаты труда

Определим закономерности формирования фонда оплаты труда и составим прогноз значения этого показателя на первый квартал 2010 года. Воспользуемся  компьютерной программмой Microsoft Office Excel и математическими методами анализа.

Таблица 4.1. Исходные данные для прогнозирования уровня показателей