Комплексный анализ развития и эффективности работы предприятия

Автоматизированная обработки информации (АСОИ) на предприятии  представляет собой систему управления, основанную на применении электронно-вычислительной техники и экономико-математических методов для решения основных задач управления деятельностью подразделения предприятия или всего предприятия в целом.

Процесс автоматизированного управления информационной системой можно разбить на две части:

-            сбор, обработка и накопление информации;

-            анализ обработанной информации;

Соответственно любая АСОИ  должна строиться так, чтобы имелась возможность собирать, хранить, обрабатывать информация, анализировать результаты.

Автоматизированная обработки информации, спроектированная на основе концепции автоматизированных банков данных (АБД), обладает целым рядом характерных свойств, которые выгодно отличают их от предшествующих разработок, основой которых была система массивов данных, ориентированная на решении комплекса установившихся задач. Использование автоматизированных банков данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, достаточно высокую степень независимости прикладных программ от изменений логической и физической организации данных, интеграции и централизации управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения пакетов и телепроцессорной обработки данных.

Под АБД понимается организационно-техническая система, представляющая совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы. База данных – совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, дающая возможность с минимальной избыточностью наиболее удобно пользоваться данными одним пользователем или коллективом пользователей.

Практически АСОИ может быть реализована на основе автоматизированных рабочих мест (АРМ) – программно-технических комплексов, находящихся в узлах сети в условиях распределенной обработки информации.

Целесообразность внедрения системы АСОИ на предприятии ООО «Кофе Семь» - Кафе «Москва» продиктовано тем, что данное предприятие в своем составе имеет несколько кафе, которые необходимо объединить в единый информационный поток.

3.2. Информационная база задачи

Ввод и передача информации. В рамках информационного обес­печения ввод и передача информации возможны в пределах сле­дующих систем:

-         глобальные сети;

-         корпоративные и локальные компьютерные сети;

-         системы передачи бумажных документов.

-         Хранение информации. Основные требования к данной фазе ра­боты с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:

-         целостность;

-         предметная ориентация данных;

-         историчность, интегрированность;

-         неизменность во времени;

-         многоуровневое хранение информации на основе правил орга­низации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информаци­онных потребностей осуществляется на основе обработки и ана­лиза информации. Эти действия совершаются как в плановом по­рядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бы­вают следующих видов:

-         простые и сложные (многоаспектные) запросы;

-         формализованные и неформализованные, нерегламентирован­ные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью ис­ходной и выходной информации, а также определенностью алго­ритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в даль­нейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обес­печить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализо­ванные случайные запросы.

Действия с информацией:

-         преобразование, представление в нужной форме;

-         интерпретация информации как совокупности бизнес-объек­тов (клиенты, договоры и т.д.);

-         аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабост­руктурированной информации;

-         прогнозирование;

-         моделирование (информационные, финансовые, математичес­кие и эвристические модели, моделирование состояний и про­цессов, адаптивные модели бизнеса);

-         поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки инфор­мации формируются документы и отчеты с недокументиро­ванной информацией, которые предоставляются органам упра­вления. Основные требования к данной фазе работы с информа­цией:

-         необходимо понимать, что успех связан не только с содержа­нием, но и с формой представления информации;

-         при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому ин­терфейсу;

-         надо использовать презентационную графику.

Использование ПЭВМ на рабочих местах специалистов создает техническую базу создания АСОИ по децентрализованному признаку. На этапе проектирования АСОИ формирование комплекса функциональных подсистем целесообразно вести с учетом их территориального размещения. Тогда структуру автоматизированной системы можно представит в виде совокупности узлов принятия решения, по которым распределяются комплексы функциональных подсистем, и сети, поддерживающей на основе реализации базовых информационных процессов коммуникацию между лицами, принимающими решение. Выделенные подсистемы должны работать на рабочих местах специалистов. Это означает, что в узлах сети в условиях распределенной обработки данных организуются автоматизированные рабочие места, ориентированные на определенную предметную область применения и различающиеся  в соответствии с этим назначением, функциональными возможностями, а также используемыми средствами информационной технологии. На базе АРМ реализуется идеология персонализации вычислений, т.е. приближение   пользователя к вычислительной среде путем организации доступных для него диалоговых процедур. Таким образом, распределенная автоматизированная система представляет собой совокупность объединяемых сетью АРМ, которые обеспечивают решение всего множества функциональных задач по реализации обработки информации и управления.

Для автоматизированных систем управления характерна иерархичность  построения, т.е. структура АСОИ, состоит из подсистем. 

Эти подсистемы должны соответствовать основным функциям, выполнение которых должно быть обеспечено системой управления. Именно выполнение этих функций и должно обеспечивать достижение целей, поставленных перед системой управления.

1.                  «Бухгалтерский учет». Объектом управления является отражение хозяйственных операций организации;

2.                  «Складской и материальный учет». Объектом управления является учет материалов, полуфабрикатов на складе предприятия;

3.                  «Снабжение и сбыт». Объектом управления является организация работы службы сбыта и снабжения предприятия;

4.                  «Движение денежных средств». Объектом управления является учет движения денежных средств на расчетном счете и в кассе предприятия;

5.                  «Электронные платежи». Объектом управления является осуществление предприятием электронных платежей по системе «банк-клиент»;

6.                  «Административное руководство». Объектом управления является осуществление администрацией руководства деятельностью предприятия;

7.                  «Делопроизводство». Объектом управления является офисная работа на предприятии;

8.                  «Экономический анализ». Объектом управления является анализ экономической деятельности предприятия и подготовка отчетности;

Разработка подсистемы АСОИ «Бухгалтерский учет» должна обеспечить выполнение учетных задач в минимальные сроки и с высоким качеством, а именно:

-                     предоставление полной и точной информации руководству предприятия о финансово-экономическом состоянии, о критических ситуациях в сфере договорных отношений и в области материальных поставок, а также о нарастающем дефиците денежных средств;

-                     осуществление и регулирование  взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, а также с сотрудниками предприятия по оплате труда и средствам, выданным в подотчет;

-                     ответственность за своевременное выполнение предприятием своих обязательств по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;

-                     контроль работы материально - ответственных лиц предприятия;

-                     выполнение в срок и предоставление в государственные контролирующие органы полного и точного баланса, а также другой финансовой отчетности;

-                     учет труда и заработной платы;

Разработанная подсистема АСОИ должна удовлетворять положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В связи с этим учетная политика в формируемой АСОИ должна отвечать следующим основным требованиям:

-                     полноты отражения всех фактов хозяйственной деятельности;

-                     своевременности оформления хозяйственных операций;

-                     осмотрительности при признании доходов и активов организации;

-                     приоритета экономического смысла хозяйственных операций перед их формой;

-                     непротиворечивости синтетического и аналитического учета;

-                     рационального ведения бухгалтерского учета применительно  к конкретным условиям деятельности предприятия.

Автоматизация выполнения функций подсистем АСОИ требует расчленения их на более мелкие части – функциональные задачи, потому что именно для этих функциональных задач и разрабатываются алгоритмы, пишутся соответствующие машинные программы.

Исходя из функциональной структуры АРМ, можно выделить основные задачи рассматриваемой подсистемы:

- «Главная книга». Решение данной задачи позволяет бухгалтеру облегчить отражение хозяйственных операций предприятия в главной книге;

- «Основные средства». Решение данной задачи облегчит работу бухгалтера, ведущего учет и обработку основных средств. В основе работы системы лежит обработка  картотеки  основных средств с использованием различного рода справочников.

- «Расчет заработной платы». Решение данной задачи облегчит работу бухгалтера по расчету зарплаты и повысит эффективность и оперативность его работы.

Система классификации, принятая в классификаторах, для решения задач АСОИ должна полно охватывать весь круг объектов и процессов классифицируемого множества   и обладать определенной избыточностью и гибкостью для возможности расширения множества классифицируемых объектов и внесения изменения без нарушения структуры классификатора.

В подсистеме  – «Бухгалтерия» используются классификаторы параметров:

        классификатор объектов аналитического учета (значений субконто);

        классификатор счетов;

        классификатор констант;

        классификатор типов субконто ;

Коды в классификаторах, кроме классификатора счетов приведены в формате ХХХХ. В классификаторе счетов код приведен в формате ХХ.Х

Пример классификатора объектов аналитического учета :