Организация хозяйственных связей

2.3 Анализ договорно-претензионной работы на предприятии в процессе реализации хозяйственных связей

Коммерческая работа по закупке необходимых материальных ресурсов предусматривает не только выполнение операций по установлению хозяйственных связей с поставщиками продукции, но и организацию учета и выполнения договоров с поставщиками.

Грамотное ведение закупочных операций требует от сотрудников отдела закупок ООО «Карусель» отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

При рыночных отношениях резко повышается роль договоров поставки товаров. Это обусловлено тем, что при равноправных хозяйственных связях поставщиков и покупателей товаров, и их полной хозяйственной самостоятельности договор является основным хозяйственным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров и продукции материально-технического назначения.

Работники отдела закупок предприятия обеспечивают своевременное и правильное заключение договоров с поставщиками продукции, установление рациональных прямых договорных связей по поставкам товаров, и постоянный контроль за их исполнением.

Гражданский кодекс определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

По договору поставки лицо-поставщик обязуется передать в определенные сроки или срок лицу-покупателю в собственность определенную продукцию (товар); лицо-покупатель обязуется принять продукцию и оплатить ее по установленным между поставщиком и покупателем ценам.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Договор заключается посредством заключения оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Оферта должна содержать существенные условия договора.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Договор поставки товаров заключается в письменной форме путем составления одного документа подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договоры могут заключаться на 5, 3, 2 года, на год или иной период.

В частности на ООО «Карусель» заключаются краткосрочные договора (сроком от 1 до 6 месяцев), а также на разовые поставки (единовременная закупка партии товаров).

При анализе договорной работы на ООО «Карусель» установлено, срок действующих договоров поставки прекращается 31. 12. 98 г.

Для обеспечения и ускорения оформления договорных отношений на предприятии применяется так называемая пролонгация, то есть продление договора. В этом случае отдел закупок обязательно согласовывает ассортимент поставляемых товаров (по спецификации) (Приложение 3). Спецификация должна включать наименование и характеристику материалов, требования к ним. В специфику должны быть включены все характеристики и стандарты требуемого материала.

Анализируя действующую на предприятии договорную практику, следует отметить, что стороны, при заключении договоров поставки (или купли-продажи) предусматривают в нем следующие обязательные условия:

—         дата заключения договора;

—         полное наименование сторон, заключивших договор;

—         количество и ассортимент товаров, подлежащих поставке;

—         сроки исполнения;

—         порядок поставки товаров;

—         качество, комплектность, упаковка и маркировка товаров; цены и порядок расчетов;

—         имущественная ответственность.

Правильное и выгодное для сторон согласование в договоре указанных выше условий является важной и в то же время сложной коммерческой задачей, требующей хорошего знания конкретной практики и организации поставок товаров.

К основным обязанностям поставщика относятся: поставка продукции на условиях договора, своевременное информирование покупателя о готовности материальных ресурсов к отгрузке, обеспечение проверки качества поставляемой продукции.

Продавец (поставщик) обязан: упаковать за свой счет продукцию, нести коммерческий риск и расходы по транспортировке до места передачи продукции покупателю.

Основные обязанности покупателя: принять продукцию в месте и в срок, указанные в договоре, уплатить цену товара, предусмотренную договором, нести все расходы и риски, которым может подвергнуться продукция после передачи на нее права собственности покупателю.

Когда в договоре указано, что покупатель должен вывезти материальные ресурсы со склада предприятия-поставщика, то все обязанности по транспортировке и коммерческий риск ложатся на покупателя. Такие условия наиболее выгодны для предприятия-поставщика.

Наиболее выгодным для покупателя являются условия поставки, при которых все расходы по транспортировке и страхованию, а также риски случайной гибели товара берет на себя продавец.

Цена материальных ресурсов – одно из существенных условий договора. Цена определяется соглашением партнеров и указывается либо в договоре, либо в спецификации; возможно согласование цены в протоколе, который является частью договора.

Анализ договоров ООО «Карусель» на поставку продукции показал, что цена в договоре указывается в счете-фактуре, которая является частью договора.

При установлении цены учитываются особенности поставки. Если предполагается поставка материальных ресурсов на склад покупателя, то в цену договора должны быть включены транспортные расходы и расходы на страхование груза. Когда предусматривается поставка продукции со склада продавца, цена договора учитывает только ее стоимость.

Цена в договоре может быть твердой  (фиксированной) и скользящей, то есть последующей фиксацией. При указанной твердой цене в договоре определяется контрактная цифра, которая не подлежит изменениям при оплате покупателем. Общеизвестно, что фиксированная цена в условиях инфляции выгодна только покупателю. Поэтому поставщик, чтобы обезопасить себя от убытков, требует предусмотрения в договоре 100 % предоплаты.

Действующая практика договорной работы на ООО «Карусель» показывает, что поставщики продукции предусматривают, как правило, 50 % предоплаты. Это вызвано предметом неплатежей и стремлением снизить риск убытков.

Если в момент заключения договора трудно определить конкретную цену, то стороны могут предусмотреть фиксацию исходной цены, которая в течении исполнения договора может изменяться по согласованному партнерами методу. Такая цена называется скользящей, то есть эта цена является по существу рыночной в момент исполнения договора. Скользящая цена с последующей фиксацией в договоре не отражается. В этом случае в разделе «Особые условия договора» указываются точные способы определения скользящей цены.

При скользящей цене невозможно использовать 100 % предоплаты.

Когда при поставке продукции необходимы упаковка и маркировка, в договоре должен быть предусмотрен специальный раздел, в котором оговариваются вид и характер упаковки, ее качество, размеры и способ оплаты, а также нанесения на упаковку маркировки. К упаковке предъявляются общие и специальные требования. В соответствии с общими требованиями упаковка должна обеспечивать сохранность груза при выбранном способе транспортировки. В договоре предусматривается ответственность поставщика за поставку продукции в упаковке, не соответствующей условиям поставки. При получении материальных ресурсов в поврежденной упаковке покупатель составляет коммерческий акт, по которому поставщик должен возместить покупателю убытки. В ряде случаев повреждение упаковки равноценно нарушению качества товара.

Способы оплаты упаковки устанавливаются в договоре: стоимость упаковки может либо включена в цену продукции, либо установлена отдельно.

Обязанностью поставщика является маркировка продукции. В коммерческой деятельности маркировка продукции должна:

—         быть источником товаросопроводительной информации (реквизиты покупателя, номер договора, номер места, число мест в партии и др.);

—         указывать транспортным организациям, как обращаться с грузом;

—         предупреждать об опасностях, содержащихся в специфике перевозимого груза в случае неправильного с ним обращения.

Содержание маркировки согласуется с партнерами и указывается в договоре.

Транспортные условия поставки также должны быть предусмотрены при заключении договора. В настоящее время расходы по транспортировке продукции составляют весьма значительную величину, поэтому еще до заключения договора нужно включать транспортные расходы в цену договора.

В договоре должна быть предусмотрена также приемка продукции по количеству и качеству как предварительная, так и окончательная.

Предварительно имеет целью установить соответствие товара условиям договора. Окончательная приемка означает фактическое выполнение договора по количеству и качеству.

Урегулирование споров при поставке товаров может быть осуществлено двумя способами: судебным и арбитражным. Способы урегулирования споров должны быть отражены в договоре.

В отчетном периоде на ООО «Карусель» было заключено 17 договоров, в том числе 11 договоров поставки, 6 договоров купли – продажи. В 1998 году по заключенным договорам поставлено продукции на сумму 245 тыс. руб. При этом, имели место нарушения условий договора поставщиками в плане не соблюдения сроков поставки, недопоставки определенного количества товаров, поставки товаров ненадлежащего качества.

В таблице 2.7 представлена информация о степени выполнения условий договора при поставках продукции на ООО «Карусель», за 1998 год.

Таблица 2.7.

Данные для анализа степени выполнения условий договора при поставке продукции на ООО «Карусель», за 1998 год

Анализ данных таблицы 2.7 позволяет сделать следующие выводы. В 1998г. были заключены договора на поставку различных видов продукции.

При выполнении обязательств в соответствии с договором поставки были нарушены следующие условия договора:

-при поставке безалкогольных напитков, по результатам количественной приемки продукции, была установлена недостача в размере 2 коробок;

-в результате отсутствия необходимого вида плодово-овощной продукции на складе ГСП «Гаровское», фактический объем поставки составил 91%объема поставки продукции по договору . То есть было недопоставлен 121 кг. продукции;

-также, при количественной приемке на ООО «Карусель» была обнаружена недостача 1 ящ. табачных изделий. Отклонение в поставке кондитерских изделий составило 8,7%. В отчетном периоде недопоставлено кондитерских изделий в размере 74 кг., по причине отсутствия продукции установленной в договоре.

Следует отметить, что при осуществлении количественной приемки продукции поставщика, работники отдела закупок ООО «Карусель» руководствуются «Инструкцией по приемке продукции производственно-технического назначения, народного потребления по количеству».

При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить:

1.сохранность груза при перевозке;

2.наличие и сохранность пломб отправителя, перевозчика;

3.соответствие наименования груза и тарной маркировки.

Приемка осуществляется в сроки:

-по весу брутто и количеству мест –продукция без тары, в открытой таре, поврежденной таре,. неисправной таре, в таре исправной – в момент получения груза от поставщика со склада транспортной организации, или в момент разгрузки;

-по весу нетто и количеству товарных единиц – одновременно с вскрытием тары, со сроками приемки.

По результатам проверки составляется «акт по количеству»:

1.реквизиты изготовителя, поставщика, получателя;

2.наименование продукции;

3.объем продукции.

При обнаружении недостачи, составляется «акт о недостаче»:

1.состояние тары, упаковки в момент осмотра продукции;

2.проверка содержания наружной маркировки;

3.маркировка мест;

4.способ определения количества недопоставленной продукции.

Так как поставки продукции на ООО «Карусель» однородные, то сроки приемки следующие: общие – 10 дней; 24 часа – скоропортящиеся продукты. При этом в результате обнаружения недостачи при поставке безалкогольных напитков, табачных изделий поставщиками продукции были приняты данные нарушения, недостача возмещена поставкой соответствующего количества товаров.

В ходе выполнения обязательств по поставке продукции на ООО «Карусель» имели место нарушения сроков поставки. В частности, при поставках: плодово-овощной продукции, мясопродукции, маслопродукции. Нарушение сроков поставки было вызвано отсутствием товарных запасов готовой продукции на складе предприятия-поставщика.