Организация хозяйственных связей

Важным моментом, при анализе договорно-претензионной работы предприятия является определение выполнения договора поставки по качеству.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

-             Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных недоброкачественных товаров;

-             Остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

-             Судебные иски;

-             Потер доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов, продукции.

Качественная проверка (проверка соответствия поступившей на предприятие продукции требованиям стандартов и условиям договоров) является одним из способов обеспечения выполнения плана закупок, поэтому имеет важное значение при организации хозяйственных связей по закупке продукции.

Основным нормативным документом, регламентирующим качественную приемку, является «Инструкция о порядке приемки продукции ПТН и товаров народного потребления по качеству».

Качественная приемка материалов – один из способов обеспечения выполнения плана МТО.

Качественная проверка – проверка соответствия поступившей на предприятие продукции требованиям стандартов и условиям договора.

Качественная приемка осуществляется по следующим этапам:

Этапы качественной проверки:

1.             приемка продукции от транспортной организаций;

2.             проверка качества продукции;

3.             составление актов о результатах проверки;

4.             подписание и утверждение актов.

Чтобы качественная проверка была произведена наиболее полно, сотрудники отдела закупок ООО «Карусель» обеспечивают:

1.                 квалифицированный состав приемочной комиссии;

2.                 создание условий, обеспечивающих сохранность продукции;

3.                 исправность средств испытаний, измерений;

4.                 контроль за проведением качественной приемки.

На ООО «Карусель» имеет место частичная и сплошная проверка качества, в сроки, установленные для проведения качественной приемки (24 часа – для скоропортящейся продукции, 10 дней – для другой продукции).

На предприятии используются следующие методы приемки партий продукции:

А. сплошной контроль.

Б. Выборочные методы:

1.      приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам;

2.      непрерывный выборочный контроль по качественным признакам;

3.      приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий;

4.      приемочный выборочный контроль по качественным признакам;

5.      ревизионный выборочный контроль.

При этом проверка поставляемой продукции производится комиссией, назначенной директором предприятия, в ее состав входят: экспедитор, товаровед-кладовщик, коммерческий агент, с участием представителя поставщика. По итогам проверки составляют акт.

Акт содержит:

1.  реквизиты изготовителя, получателя;

2.  наименование продукции, объем, характеристика продукции;

3.  условие хранения продукции на складе до проверки;

4.  порядок отбора продукции для проверки;

5.  причины перевода продукции в низший сорт;

6.  образцы, адреса отправки;

7.  станции (№), образцы, эталоны;

8.  резюме – характер дефектов, причины их возникновения.

Как показал проведенный анализ данных таблицы 2.7, на предприятии имеет место нарушение условий договора по качеству продукции, следующего вида: соки-воды, плодово-овощная продукция, мясопродукция.

Выделенные недостатки имели скрытый характер, то есть были обнаружены во время хранения продукции и ее использования. В данном случае акт  выявленных недостачах был составлен товароведом-кладовщиком в течение пяти дней с момента обнаружения недостатка продукции, но не более, чем 4 месяцев, с момента поставки продукции.

Предприятие «Карусель» заключило договора на поставку продукции в 1999 г. с такими предприятиями как: ОАО «Амур-пиво», ОАО ЛВЗ «Хабаровский», ОАО «Тайга» – вино-водочные изделия, ООО «Табак-опт-сейлз» – табачные изделия, ЗАО «Восток-регион» – кондитерские, мясные, маслоизделия.

Можно говорить о продолжении хозяйственных связей между предприятиями и их дальнейшем развитии.

2

3. Основные направления совершенствования организации хозяйственных связей

3.1. Предложение по рационализации существующей системы хозяйственных связей предприятия

Формирование рациональных хозяйственных связей возможно только на основе анализа различных их видов при учете положительных и негативных моментов различных форм снабжения и выборе вариантов их эффективного взаимодействия. Как показал анализ организации хозяйственных связей на ООО «Карусель», на предприятии не проводится стоимостной анализ выбора той или иной формы товародвижения. Хотя на предприятии доминирующей является складская форма снабжения. Это не имеет под собой никаких экономических обоснований. Установление хозяйственных связей проводилось, как говорится , по «интуиции». Установление оптимального состояния между транзитной и складской формой товародвижения является важной проблемой для каждого предприятия, в том числе и для ООО «Карусель».

Наибольшее распространение получил способ определения эффективности форм снабжения методом сопоставления расходов: эффективной для конкретного вида продукции будет форма товародвижения, при которой потери, расходы будут минимальными. Складская форма товародвижения более эффективна в том случае, если транспортно-заготовительные расходы при ней будут меньше аналогичных расходов при транзитной форме товародвижения.

Транспортно-заготовительные расходы (Зтр) при транзитной форме поставок складываются складываются из следующих элементов:

Зтр = П * Ртр + Втр * Ц * К + Втр * С + Втр * Q * К                (3.1.)

а при складской форме – по формуле:

Зскл = П * Рскл + Вскл * Ц * К + Вскл * С + Вскл * Q * К            (3.2.)

где П – годовая потребность данного вида материала в натуральных единицах измерения;

Ртр – расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при транзитном снабжении, включая оплату транспортных тарифов, погрузочно-разгрузочных и экспедиционных работ;

Рскл – расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при складской форме снабжения, включая дополнительно к расходам при транзитных поставках оплаты складских наценок;

Втр – величина производственного запаса в натуральных единицах измерения при транзитных поставках;

Вскл – величина запаса в натуральных единицах измерения при складской форме снабжения;

Ц – оптовая цена данного вида материала, руб.;

К – коэффициент эффективности капитальных вложений;

С – годовые расходы по хранению единицы запаса на складе потребителя, руб.;

Q – капитальные вложения на создание складской емкости для хранения единицы запаса, руб.

Для определения общих затрат необходимо учитывать то, что при любой форме товародвижения, они включают:

1.       Расходы по завозу продукции на склад предприятия.

2.       Потери, связанные с иммобилизацией материальных ценностей в запасы.

3.       Расходы по хранению запасов на складе предприятия-потребителя.

4.       Капиталовложения на создание складского хозяйства для хранения запасов.

Используя вышеприведенный метод расчетов затрат при различных формах товародвижения. Определим наиболее эффективный способ поставки безалкогольных напитков на ООО «Карусель». Годовая потребность в данном виде продукции определена в размере 320 ящиков (с учетом потребности прошлого года). Данные для расчета представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1

Исходные данные для расчета рациональной формы снабжения

В этих условиях получаем:

Зтр = 320 * 5,0 + 140 * 145 + 140 * 7,3 + 140 * 128 * 0,15 = 8355 руб.

Зскл = 320 * 9,8 + 32 * 145 + 32 * 7,3 + 32 * 128 * 0,15 = 4680 руб.

Таким образом, затраты при транзитной форме снабжения (Зтр), больше затрат при складской форме товародвижения (Зскл), то есть Зтр > Зскл, и, следовательно, должна быть избрана складская форма снабжения.

Приведенный выше способ расчета может быть применен для определения максимальных годовых объемов потребления конкретных видов продукции, при которых экономически целесообразной является складская форма снабжения. При этом используется следующая формула:

(Втр – Вскл) * (С + Ц * К + Q * К)     

П <                                                                                        (3. 3)

Рскл - Ртр

Исходя из вышеперечисленных данных максимальный годовой объем потребления безалкогольных напитков, при котором целесообразна складская форма снабжения, равен:

(140 – 32) * (7,3 + 145 * 0,15 + 128 * 0,15) / (9,8 – 5,0) = 5211 / 4,8 = 1086 ящ.

В целях сокращения трудоемкости расчетов по выбору рациональной формы снабжения на основе приведенной формулы может быть построена система справочно-нормативных таблиц и номограмм. При решении этой задачи с помощью электронно-вычислительной техники разрабатываются соответствующие программы, а расчеты производятся одновременно с определением потребности и норм запасов.

Анализ договорно-претензионной работы на ООО «Карусель» показал, что в практике материально-технического снабжения встречаются случаи поставок товаров посредственного и низкого качества, а также нарушения сроков поставки. В связи с этим должны приниматься различные экономические меры, направленные на снижение объема низкокачественных поставок. В большинстве случаев некондиционные поставки возвращаются компании-виновнику, оплата за них не производится, возможны и штрафные санкции.

В последние годы возникли некоторые новые организационные формы сотрудничества, цель которых – повышение качества продукции, упрощение продукции составления контрактов и контроля за их выполнением.

Организация учета и контроля за закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники. Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами (ПЭВМ), создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение труда коммерческих работников по учету и контролю поставок. Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих суммы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, а также согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

3.2. Предложения по внедрению маркетинга в организацию работ по установлению хозяйственных связей

Как показал проведенный анализ организации хозяйственных связей на ООО «Карусель», деятельность предприятия в этой области не достаточно ориентирована на принципы маркетинга.

На оптимизацию хозяйственных связей по закупкам материалов влияют не только внешние факторы (экономические, юридические, политические и другие), но и внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельности и целями предприятия.

Развитие новых областей экономики и все более разнообразное предложение товаров на рынке усложняет функции отдела закупок продукции. Успешное осуществление закупок предлагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

Исходным пунктом исследования рынка должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению исследования могут стать соображения относительно размеров издержек, изменений в собственной программе сбыта, использования технического прогресса, повышения удельного веса фирмы на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности размеров предложения в будущем и многое другое. Простейший алгоритм решения задачи исследования рынка может быть представлен в виде структуры его информационного обеспечения (рис. 3.1), перечня типов рынка и приведенных ниже вопросов относительно их.

Цель проведения исследований рынка закупок сырья и материалов определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

-           непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в продукции);

-           опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);