Отчет по управленческо-производственной практике в Филиале ОАО Внешторгбанк в г. Костроме

Сведения вносятся в  специальные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 21.09.2001 № 71, от 16.09.2002 № 178, от 17.01.2003 №5 и от 10.01.2003 №3. Для предоставления месячной отчетности, заполняется форма № П-4, которая содержит в себе все реквизиты организации, а также данные по численности и начисленной заработной плате работников, характере использования рабочего времени и движении работников и предполагаемом высвобождении. Форма годовой отчетности №1-Т несет в себе более полную и детализированную информацию о рабочей силе организации. Здесь идет дифференциация работников по половому признаку с выделением фонда заработной платы, начисленной женщинам, а также структурирование персонала по отраслевой принадлежности выполняемых функций, не относящихся к основному виду деятельности организации.

Кроме двух вышеуказанных  форм, юридические лица предоставляют  единовременную отчетность по форме № 1 (рабочая сила).Она позволяет получить сведения не только о величине фонда начисленной заработной платы, но и определить структуру последнего по видам расходов.

Структуру работников по величине заработной платы отражает форма №1. Она завершает систему форм статистического наблюдения.

Вся информация, предоставляемая  в качестве статистической отчетности, является конфиденциальной и не подлежит разглашению третьим лицам. Именно по этим причинам она не может быть приложена к данному отчету. Однако некоторые сведения, отражаемые в ней, войдут в другие разделы данного отчета, например, численность сотрудников.

 

 

5. Оценка персонала,  мотивация и оплата труда в  аппарате управления.

В Филиале ОАО Внешторгбанк, как организации, относящейся к банковскому сектору экономики, оценка персонала не может проводиться общепринятыми методами, разработанными для производственного сектора, так как деятельность банка очень специфична по своей сути. Поэтому специалистами по труду была разработана своя система оценки трудозатрат работников структурных подразделений организации. Эта методика называется оценка трудозатрат подразделений в разрезе укрупненных бизнес-процессов.

Здесь следует пояснить. Вся деятельность банка, т.е. работа его сотрудников, состоит из производственных процессов, которые называются бизнес-процессами. Каждый работник, либо начальник отдела из беседы с подчиненными, заполняет предложенную форму, в которой следует указать название процесса и удельный вес этой операции в общем объеме рабочего времени. Отдаленно данная процедура напоминает самофотографию рабочего дня, однако в отличие от фотографии время операции здесь фиксируется в относительном выражении.

Следует отметить, что  по результатам оценки бизнес-процессов также рассчитывается себестоимость определенных банковских услуг, например учет и оформление операций, открытие счета по пластику и т.п.

Помимо оценки бизнес-процессов, для работников кассы применяется  метод аттестации, поскольку их труд нормируется в виду повышенной монотонности. Аттестация проводится раз в полгода в целях проверки эффективности работы кассиров и нагрузки в течение дня.

Как уже отмечалось выше, в организации принята окладно-премиальная  система оплаты труда. Причем она  распространяется на всех без исключения работников Филиала, как руководителей, так специалистов. Пример расчета заработной платы отдельного сотрудника приведен в разделе 4.

 В рассматриваемой организации наиболее широко используется материальное стимулирование труда работников. Кроме того, удовлетворенности работой способствует благоприятный климат внутри коллектива  и проводимые головной организацией мероприятия, ставящие целью развитие командного духа. Тем не менее, такое стимулирование работников незначительно способствует уменьшению текучести кадров, так как в Филиале довольно ограничены возможности карьерного роста. Поэтому амбициозные люди с потребностью в успехе и признании уходят из организации, как только находят более перспективное место работы. Таким образом, на примере Филиала можно наблюдать работу почти всех содержательных  теорий, согласно которым удовлетворение потребностей происходит от первичных, физиологических, ко вторичным, социальным и потребностям самовыражения.

 

6. Характеристика организационной структуры управления предприятием.

 

Структура управления конкретного  предприятия зависит от большого числа факторов:

• от стратегии,
• от размеров предприятия,
• от характера вырабатываемой продукции,
• от характера освоения рынка,
• от взаимосвязи с другими предприятиями.

В зависимости от этих факторов определяется число уровней управления, функциональные и линейные связи между работниками, численность отдельных структурных подразделений, характер взаимосвязей между структурными подразделениями и т.д

Общую структуру управления Филиала ОАО Внешторгбанк в г.Костроме, приведенную в первом разделе данного отчета, можно условно разбить на 4 функциональных блока:

1) административный блок  «Руководство»;

2) блок «Продажи»;

3) блок «Оперативное  обслуживание»;

4) блок «Обеспечение  и инфраструктура».

Рассмотрим каждый из них более подробно.

 

 

«Руководство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Продажи»                                                            «Операционное обслуживание»                «Обеспечение и инфраструктура»

 

 

Блок  «Руководство»  выполняет функции общего и линейного руководства деятельностью Банка. Он состоит из управляющего филиалом, его заместителя, помощника управляющего по безопасности, руководителя группы внутреннего контроля и главного бухгалтера. Особенность выделения этих лиц в отдельную структуру состоит в специфике выполняемых ими функций и подчиненности. Все вышеперечисленные работники назначаются на должности Президентом-Председателем Правления ОАО Внешторгбанк и входят в состав администрации филиала, которая подчиняется только высшему руководству Головной организации.

Более 50% рабочего времени членов администрации расходуется на общее управление работой банка (до 30%), управление региональной сетью и сетью допофисов (до 25%), а также на  общие контакты с клиентами и контрагентами банка (до 17%). В связи со спецификой функций, выполняемых помощником управляющего по безопасности более 55% его рабочего времени затрачивается на обеспечение безопасности деятельности банка.

Помимо управленческих функций, все звенья блока «Руководство» осуществляют контроль за деятельностью подразделений банка., в который входят следующие мероприятия:

– проведение проверок подразделений  филиала;

– контроль соответствия инструктивных и распорядительных документов содержанию и требованиям законодательства и нормативных актов Центробанка РФ;

– служебные расследования  фактов нарушения установленных  банковских правил;

– проверки должностных  инструкций работников на соответствие действующей нормативной базе.

 

Развитие блока «Продажи» является основным стратегическим приоритетом филиала ОАО Внешторгбанк в г. Костроме на протяжение 2003 года. Именно поэтому уже в конце 2003 года планируется внедрить дополнительную штатную единицу, занимающуюся оказанием розничных услуг, которая будет именоваться Отдел розничных услуг. К основным функциям этого отдела будут отнесены:

– инициирование проведения операций по кредитованию физических лиц;

– организация и поддержание  операций по реализации драгоценных  металлов и монет, содержащих драгоценные металлы;

–внедрение и поддержание  «пластиковых проектов» (в т.ч. зарплатных);

–осуществление международных  переводов, операций по международным  расчетам;

– продвижение других розничных проектов.

В настоящее время  все эти функции распределены между двумя  оставшимися звеньями блока. Помимо вышеперечисленных перед структурными подразделениями «Продаж» стоят следующие задачи:

– организация кредитной  работы с юридическими лицами - стратегическими клиентами банка;

– проведение операций с  простыми векселями ОАО Внешторгбанк, оформление депозитных договоров с юридическими лицами;

- оказание услуг по  организации индивидуального менеджмента  по отношению к стратегическим партнерам;

– обслуживание гарантийных  операций, связанных с расчетами  по экспорту и импорту;

– все виды международных расчетов;

– покупка и продажа  безналичной иностранной валюты на внутреннем валютном рынке;

–инициализация конверсионных  и биржевых сделок на межбанковском рынке;

- банкнотные операции  с кредитными организациями;

а также некоторые  другие задачи.

 

Все отделы блока технологически между собой взаимосвязаны, прежде всего, информационными потоками. Те же информационные потоки связывают  рассматриваемые отделы с подразделениями  других блоков управления.

Функции отдельных специалистов определяются соответствующей функцией самого блока и функциями конкретного отдела. Например, функции начальника отдела по работе с клиентурой и экономического анализа сводятся к следующему:

1) организация планово-экономической  работы в филиале;

2) организация работы по расширению клиентской базы и развитию операций филиала;

3) организация и контроль  за работой с ценными бумагами;

4. участие в  формировании ресурсной стратегии филиала;

5) участие и контроль за формированием кредитной стратегии филиала;

6) формирование тарифной политики филиала.

и т.п.

Таким образом, все функции  начальника отдела по работе с клиентурой и экономического анализа сводятся к развитию отношений с клиентами филиала и разработке стратегии и планов дальнейшей деятельности организации.

Перед отдельными специалистами каждого отдела задачи ставятся начальником соответствующего структурного подразделения согласно их должностных инструкций. (Положения об отделах и должностные инструкции специалистов  блока «Продажи» приведены в приложениях).

В связи с ограниченностью штатной численности и высокой функциональной нагрузкой на каждого работника, не все функции, закрепленные за отделами блока «Продажи» соответствуют функциям самого блока.  Так например, функции агента валютного контроля,  вмененные Группе международных расчетов и валютного контроля, должны бать отнесены к блоку «Операционное обслуживание», поскольку они  напрямую связаны с кассовым обслуживанием клиентов и являются его неотъемлемой частью. Получается, что данное структурное подразделение одновременно относится к двум различным блокам. В связи с этим стоит еще раз повторить, что приведенное деление является условным и не может быть осуществлено жестко. Аналогичным образом отдел организации работы с клиентурой и экономического анализа является частью блока «Обеспечение и инфраструктура»  в  области экономического анализа и разработки банковской стратегии.,

Главная задача блока «Обеспечение и инфраструктура»  может быть определена как хозяйственное, информационное и правовое обслуживание всей деятельности банка. Именно поэтому в его состав входят Группа автоматизации, Группа правового обеспечения и Общий отдел. Все вышеперечисленные структурные подразделения очень тесно связаны с остальными службами банка.

 Группа автоматизации  отвечает за постоянное и бесперебойное обеспечение всех отделов оперативными сведениями о состоянии операций, а также обеспечивает  постоянный и бесперебойный доступ к документации через локальную сеть, обмен документами с другими филиалами и Головной организацией.

Функциональными обязанностями группы правового обеспечения в лице главного юрисконсульта является проверка и визирование всех приказов, издаваемых администрацией филиала, на соответствие действующему законодательству; юридический анализ представленных к рассмотрению материалов на получение кредитов в том числе юридическое сопровождение сделок по обеспечению кредитных договоров; юридическое обслуживание заключенных от имени Внешторгбанка договоров; представительство интересов Банка в судебных органах, а также оформление трудовых контрактов, ведение, личных дел и трудовых книжек.

Что касается хозяйственного обслуживания деятельности филиала  ОАО Внешторгбанк в г. Костроме, то эти обязанности лежат на Общем  отделе, в состав которого входят начальник, инспектор, два водителя и уборщица. Основные задачи этого структурного подразделения: материально-техническое снабжение и организационное обеспечение управленческой деятельности.