Информационные технологии

    Основные  компоненты  

    Обязательным  компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе БД концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Информация в базу данных может поступать из внешнего окружения фирмы. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает сотрудникам фирмы связь друг с другом и с другими фирмами.

    Полученная  из базы данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

    Ранее мы рассмотрели такие компоненты, как текстовый и табличный процессоры и электронная почта. Остановимся на остальных компонентах автоматизированного офиса.

    Аудиопочта  – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его по телефону и также по телефону получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство, преобразующее аудиосигнал в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта реализуется в компьютерной сети и может использоваться для группового решения проблем. Для этого при отправлении сообщения необходимо указать список получаелей.

    Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является ее простота.

    Электронный календарь предоставляет возможность использования компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием сотрудников фирмы. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты и является ее составной частью.

    Система дополнительно дает возможность  получить доступ к календарям других менеджеров и может автоматически  согласовать время встречи. Использование  электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

    Компьютерные  конференции используют вычислительные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может намного превышать аудио- и видеоконференцию.

    Телеконфернция  включает в себя все три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

    Видеотекст  основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создание файлов видеотекста на своих ПК;
• заключение договора со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;
• заключение договора с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

    Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста в настоящее время очень популярен. Во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста.

    Хранение  изображений позволяет длительное время хранить большое количество документов. Хранится не сам документ, а его образ в цифровой форме.

    Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненной в цифровой форме изображение может быть в любой момент времени быть выведено на экран или принтер.

    Аудиоконференции  используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более двух человек. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками

    Видеоконференции  предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также инее требует компьютера. В процессе видеоконференции все участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телеэкране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается и звук.

    Наиболее  часто используются следующие конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении);
• односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь;
• двухсторонняя видео- и аудиосвязь.

    Факсимильная  связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом конце. 

Лекция 9.Автоматизированное рабочее место

    Как правило, пользователь-экономист хорошо знаком с предметной технологий, т.н. с последовательностью операций над данными и структурой их взаимосвязей, которая может быть выражена как в вычислительной, так и в реляционной форме.

    Функциональная  технология представляет собой синтез обеспечивающей и предметной технологий, осуществленный по некоторым правилам. Являясь некой средой преобразования данных и одновременно частью экономической информационной системы (ЭИС), она базируется на платформе, которая состоит из технической, программной, организационной и информационной частей.

    В конечном счете пользователь-экономист, пользователь-управленец могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест (АРМ), назначение которых заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения постовленных целей.

      С появлением персональных компьютеров  стало возможным их установка на рабочем месте работника и оснащение инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. ПК, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте, называют автоматизированным рабочим местом.

    АРМ – это некоторая часть экономической  информационной системы, обособленная в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой распределения целей и оформленная в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса. 

    Автоматизированное  рабочее место содержит в себе целиком функциональную информационную технологию (ФИТ) или ее часть. Какая  именно часть ФИТ закрепляется за тем или иным автоматизированным рабочим местом, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение ФИТ на АРМ не должно нарушать самой предметной технологии. Наложение функциональной информационной технологии на управленческую структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных задач. Распределение между компьютерами участников ФИТ может касаться либо хранимых данных, либо процессов обработки этих данных.

    Система поддержки принятия решения предполагает активное диалоговое взаимодействие пользователей ЭИС с учетом их образования, специфики, стиля и опыта работы.

    Обычно  различают три фазы принятия решения :

• интеллектуальная фаза – исследование среды, в которой будет приниматься решение;
• дизайн – разработка и оценка возможных альтернативных действий;
• выбор – принятие решения, т.е. выбор одной альтернативы.

    Поддержка принятия решения всегда носит целевой  характер и может отражаться в  следующих видах:

• совокупность сведений, которые позволяют оценить сложившуюся ситуацию и выбрать решение;
• подготовка возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;
• оценка изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т.е. ответа на вопрос: «Что будет, если?».

    В большинстве АРМ реализована лишь первая возможность – подготовка информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выбрать управленческое решение.

    Подготовка  решений без прямого участия  сотрудника возможна лишь в экспертной системе (ЭС), которая призвана отвечать на вопрос: «Как сделать, чтобы?». ЭС – это система, предназначенная для воссоздания опыта и знаний профессионала высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Такие системы разрабатываются для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. Ввиду больших финансовых и временных затрат в российских ЭИС экспертные системы не имеют большого распространения.

    Экономическая информационная система, поддерживающая процесс принятия решения управленческими  сотрудниками, должна быть построена  таким образом, чтобы поддерживать реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из наиболее распространенных форм организации ЭИС является система взаимосвязанных и взаимодействующих автоматизированных рабочих мест. При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерных систем. Поэтому степень защиты АРМ может служить одним из признаков классификации.

    При классификации информационных технологий по типу носителя информации различают  бумажную и безбумажную технологии. Бумажная технология использует в качестве входных и выходных документов бумажные носители. Безбумажная технология предполагает использование сетевых технологий на базе локальных и глобальных компьютерных сетей, развитых средств оргтехники, электронных документов.

    При выборе информационной технологии следует  учитывать ряд факторов:

• суммарный объем продаж ;
• повышение производительности труда пользователя;
• надежность;
• степень обеспечения информационной и компьютерной безопасности;
• требуемые ресурсы памяти и других устройств;
• функциональную мощность (предоставляемые возможности);
• простоту эксплуатации;
• время на обучение;
• качество интеллектуального интерфейса;
• возможность подключения в сеть ЭВМ;
• цену.

    Следует также учитывать эксплуатируемое программное обеспечение и стыковку с ним.

    Если  в качестве критерия взять организационную  структуру управления, то можно условно  выделить АРМ руководителя, АРМ управленческого  работника среднего и оперативного уровней. В соответствии с принципами избирательного распределения информации эти лица нуждаются в совершенно разной информационной поддержке.

    Руководителю  требуется обобщенная, достоверная  и полная информация, позволяющая  принимать правильные решения. Ему  нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия, к которым относятся:

• экономико-математические методы моделирования;
• статистические методы моделирования;
• методы анализа различных сфер деятельности предприятия;
• методы прогнозирования.

    Из  обеспечивающих технологий руководителю необходимы табличные, графические и текстовые процессоры, электронная, системы управления базами данных.

    Автоматизированное  рабочее место управляющих работников среднего и оперативного уровней  используется для принятия решений  и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: