Характеристики внешней
среды:
- взаимосвязанность всех факторов — определяет степень влияния одного
фактора на другие;
- сложность — определяет число и разнообразие
факторов, оказывающих значительное влияние;
- динамичность — определяет относительную скорость
изменения внешней среды;
- неопределенность — характеризует относительное
количество информации о внешней среде
и уверенность в ее достоверности.
Ни одна организация не может
существовать в изоляции от множества
других предприятии, фирм, учреждений.
Каждое из них оказывает определенное
воздействие на процесс функционирования
данной организации.
Например, несвоевременные
поставки сырья (из-за задержек со стороны
поставщиков или транспортных проблем)
могут нарушить сроки поставок готовой
продукции на рынки сбыта.
Анализ внешней среды завершается
составлением перечня как внешних
опасностей, так и возможностей,
открывающихся перед организацией.
Для наглядности внешние факторы
в этом перечне можно расположить в два
столбца – в одном — факторы, создающие благоприятные возможности
для организации, в другом — угрожающие
факторы, расположенные по степени убывания
воздействия.
1.3. Управленческая информация
и закономерности ее движения.
Управленческая информация - совокупность сведений
о процессах, протекающих внутри фирмы
и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Классификация управленческой информации
- По назначению
- одноцелевая - связана с решением одной конкретной
проблемы;
- многоцелевая - используется при решении нескольких
самых разнообразных проблем);
- По возможности хранения
- фиксируемая информация - может храниться практически
бесконечно, не подвергаясь при этом искажению,
чему свидетели наскальные надписи и рисунки
(и про информационные революции);
- не фиксируемая информация - используется в момент получения;
она также может храниться некоторое время,
но при этом постепенно искажается и исчезает
(речь, термобумага);
- По степени готовности для использования
- первичная информация - совокупность полученных непосредственно
из источника несистематизированных данных,
содержащих много лишнего и ненужного;
- промежуточная информация - состоит из сведений, прошедших
через процесс предварительной систематизации,
позволяющей решить вопрос о конкретных
направлениях и способах их дальнейшего
применения;
- конечная информация - дает возможность принимать обоснованные
управленческие решения;
- По полноте
- частичная - может использоваться только
в совокупности с другой информацией
- комплексная - дает всесторонние исчерпывающие
сведения об объекте и возможность непосредственно
принимать любые решения
- По степени надежности
- достоверная
- вероятностная - вероятностный характер может
быть обусловлен:
- принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения,
- неизбежными искажениями при передаче сведений
(особенно устных)
- заведомым распространением изначально ложных сведений.
Специфической формой такого рода управленческой
информации являются слухи. Они представляют
собой продукт творчества коллектива, пытающегося
объяснить сложную, эмоционально значимую
для него ситуацию при отсутствии или
недостатке официальных сведений. При
этом исходная версия, кочуя от одного
члена коллектива к другому, дополняется
и корректируется до тех пор, пока не сформируется
вариант, в целом устраивающий большинство.
Достоверность этого варианта зависит
не только от истинности исходного, но
и от потребностей и ожиданий аудитории,
а поэтому может колебаться в диапазоне
от 0 до 80—90%.
Поскольку люди в основном склонны
считать, что слухи исходят
из источников, заслуживающих доверия,
руководство фирм часто пользуется этим
обстоятельством, распространяя с их помощью
сведения, которые по тем или иным причинам
не могут быть преданы официальной огласке.
В то же время необходимо иметь в виду,
что доверием к слухам пользуются и участники
конфликтов, желающие недобросовестными
методами склонить окружающих на свою
сторону.
- По возрасту
- По объему
- По источникам
- По способам передачи и распространения (далее)
1.3.1. Этапы движения информации от отправителя
к получателю
- Отбор информации,
- случайный или целенаправленный,
- выборочный или сплошной,
- предписанный или инициативный,
- произвольный или основывающийся на определенных
критериях и т. п.
- Кодирование информации – перевод ее в ту форму, в какой она будет доступна
и понятна получателю, например, письменную,
табличную, графическую, звуковую, символическую
и т. п.
- Подбор способа передачи информации— устный, письменный, с помощью
различного рода искусственных сигналов,
условных знаков.
- Передача информации,
- Получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка и осмысление.
- Обратная связь
Обратная связь — есть сигнал, направляемый
получателем информации отправителю,
в котором подтверждается факт получения
сообщения и характеризуется степень
понимания (или непонимания) содержащейся
в нем информации.
Требования к обратной
связи
- Должна устанавливаться без промедления в ответ на конкретный сигнал (особенно,
если о ней просят)
- Должна облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации и возможности
восприятия партнером (а не собственному
удобству),
- Должна быть сознательной (отписки не допускаются)
- Должна характеризоваться доброжелательностью (за исключением редких ситуаций,
где требуется жесткость, например, в политике)
Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией
и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее
смысл.
Возможные помехи в
восприятии информации:
- Стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу
людей и ситуаций, позволяющие судить
о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам
может страдать как отправитель информации,
так и ее получатель
- Предвзятое отношение отправителя и получателя друг к
другу или к тому, о чем или о ком идет речь.
- Предвзятое отношение отправителя и получателя друг к
другу из-за их разного статуса, положения
- Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности.
- Разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании,
специальности, квалификации, национальными особенностями
либо слабым знанием языка.
Часто вербальная, то есть передаваемая
с помощью слов информация искажается
невербальным «довеском», Которые также могут по тем или иным
причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии, как известно,
отрицание сопровождается кивком головы,
что в большинстве стран воспринимается как знак согласия).
- физиологические и психологические причины:
- усталость, слабая память, забывчивость,
рассеянность партнеров;
- лень или, наоборот, импульсивность,
- излишняя эмоциональность, нетерпеливость
1.3.2. Особенность обмена письменной информацией
в рамках фирмы.
Обмен письменной информацией осуществляется
в рамках фирмы путем издания
и распространения различного рода
документов — приказов, инструкций,
служебных записок и т. п.
Цели обмена письменной информацией
- информирование сотрудников,
- оказание на сотрудников необходимого
управленческого воздействия,
- инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы,
- контроль за ее результатами,
- отчет о сделанном за определенный период,
- сообщения о каких-либо событиях и т. п.
Классификация документов в соответствии
с целью создания:
- распорядительные (приказ, указание);
- организационные (положение, устав, инструкция,
протокол);
- информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная
записка, акт, служебное письмо, телеграмма,
- телефонограмма, факсограмма, командировочное
удостоверение);
- личные (автобиография, заявление, доверенность).
Требования к управленческому
документу (например, служебное письмо):
- Четкое определение его содержания и объема (они связаны).
- Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, при необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно.
- Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной
важности, а малозначительные не включаются
вовсе. В то же время документ должен быть
достаточно полным и содержать всю основную
информацию, необходимую для понимания
сути проблемы.
- Спорных вопросов в документах обычно стараются не затрагивать,
или в крайнем случае давать их, как и разъяснения
в приложении
- Определенность в отношении получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо
представлять себе, какой информацией
он располагает по содержащимся в документе
вопросам и каково отношение к ним и к
отправителю (согласие, доверие, поддержка,
непредвзятость, безразличие, сомнение,
предубеждение, сопротивление и т. п.).
- Содержание документа излагается понятным, лаконичным языком, исключающим двойственное толкование
его смысла
1.3.3. Собрания и совещания как форма обмена
управленческой информацией.
Совещания и собрания
- форма коллективного обмена информацией,
заканчивающаяся принятием конкретных
решений.
Отличия совещаний от собраний:
| |
Совещание |
Собрание |
круг участников: |
специалисты или заинтересованные
лица |
весь персонал организации или
его представители |
круг обсуждаемых проблем |
рассматриваются конкретные текущие
вопросы |
рассматриваются более общие вопросы,
накопившиеся за определенный период |
цель |
имеют оперативный характер и призваны
внести коррективы в деятельность предприятия |
прежде всего, подводятся итоги
и определяются планы на будущее |
Эффективность совещаний и собраний
невелика (до 10%). Одной из основных
причин чего является неумение подавляющего
большинства людей работать посредством
этой организационной формы деятельности.
«Лучшими из них являются те, которые вообще
не нужно проводить».
Типовые ситуации для созыва совещаний
и собраний.
- нужно сделать важное сообщение, которое может породить значительное количество вопросов, требующих немедленного
обсуждения и уточнения на месте;
- нужно добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных важных и серьезных действий;
- нужно проинструктировать группу людей
по методам и процедуре выполнения какой-то
важной работы;
- требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию, слух.
Но даже и в этих случаях необходимо
подумать, не лучше ли принять единоличное
решение или обменяться мнениями
заочно, например по телефону.
Методы подготовки и проведения
совещаний
- Подготовка совещаний начинается с разработки повестки дня,
- Повестка дня согласовывается со всеми участниками, а затем уточняется и корректируется
и в окончательном варианте раздается
им перед началом мероприятия.
- Круг участников совещания должен быть максимально узким; приглашаются только те люди, без
которых вовсе нельзя обойтись:
- сотрудники, непосредственно связанные с принимаемыми решениями,
- конкретные их исполнители,
- специалисты в соответствующей области,
- лица, имеющие опыт действий в ситуации, по поводу которой созывается совещание