Лекции по "Информационному обеспечению управления"

Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке информации

Массивы по различным признакам  объединяются в информационные потоки, которые используются в процессе принятия решений (например, сведения по факультету документоведения)

Информационная подсистема - определяет отношение информации к определенной функции управления. (например, сведения по оплате – оперативный учет, сведения деканата по задолженностям – контроль)

Информационная система охватывает всю информацию системы управления одним или совокупностью экономических объектов (организацией) и является структурной единицей высшего уровня.

1.6. Свойства управленческой информации

Для реализации задач, которые возлагаются  менеджерами на управленческую информацию, она должна обладать следующими свойствами.

• Управленческая информация как экономическая категория является предметом труда менеджера и одновременно средством и продуктом его труда.
• Основная цель сбора управленческой информации - на ее основе как можно точнее, с минимальным уровнем неопределенности, формировать знания и принимать решения, то есть ее ориентация на знания и способности людей как новое качество экономического роста;
• Управленческой информации свойственны большие объемы,  многообразие источников и потребителей
• Управленческой информации свойственно многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды;
• Управленческой информации свойственен значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке;
• Закономерно несоответствие между управленческой информацией, которая основана на фактах, и деловым знанием, основанным часто "на интуиции" и "внутреннем чувстве".
• Полезность управленческой информации уменьшается из-за временного интервала между описываемыми событиями и публикацией информации.
• Информация переходит в знания, если она осознана и допускает применение в конкретной деятельности в виде информационного ресурса.

2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ

Организация – это открытая целевая система, которая производит товары или услуги, используя определенные циклы, включающие ресурсы (материальные и нематериальные активы), процессы и результаты.

• Как открытая система организация взаимодействует с окружающей средой и адаптируется к изменениям в ней.
• Организация состоит из набора взаимосвязанных элементов (людей, сырья, оборудования, финансов, информации, знаний и др.).
• Организация – это механизм, с помощью которого люди объединяют усилия и работают вместе ради достижения единой цели

Информационный контур – воздействие в системе управления организации управляющей и управляемой частей друг на друга в виде передачи информации (о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях). Входом в информационный контур является постановка задачи, выходом - результат ее решения.

Информационная система организации образуется на основе информационного контура вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Миссия информационной системы - предоставление нужной информации в нужное время и в нужном месте для обеспечения эффективного управления всеми ресурсами организации, создание информационно–вычислительной среды для принятия управленческих решений

1. Модель процессов принятия решений, планирования и управления

				Дополнительные источники
	Поиск альтернативных вариантов  действий				Сбор данных, связанных  с альтернативными действиями			Выбор из набора альтернативных действий
	Определение целей организации							Реализация принятых решений
			Процесс планирования
	Корректирование выявленных отклонений от плана							Сравнение фактических  и запланированных результатов.
	Процесс управления

 

1. Процесс планирования (непосредственно сам процесс принятия решения), который включает следующие этапы:
1. Определение целей организации;
2. Поиск альтернативных вариантов действий.
3. Сбор данных, связанных с альтернативными действиями.
4. Выбор из набора альтернативных действий.
5. Реализация принятых решений.
2. Процесс управления, который включает следующие этапы:
1. Сравнение фактических и запланированных результатов.
2. Корректирование выявленных отклонений от плана.

1. Типы принимаемых решений по уровням управления организации

Решения операционного  уровня – структурированные задачи контроля выполнения узкопрофессиональных операций сотрудниками операционных подразделений (например, выплаты зарплаты, учет продаж и денежных поступлений, распределения ресурсов).

Решения уровня специалистов – это частично структурированные задачи технологий работы со знаниями, которые принимаются информационными работниками и работниками, владеющими знаниями, и помогают фирме систематизировать и интегрировать новое знание в бизнес

Решения уровня поддержки управления принимаются менеджерами среднего звена и связаны с задачами на тактическом уровне - мониторинг и контроль операционных подразделений и функций, которые имеют тенденцию к большей структурированности (например, составление ежегодного бюджета, контроль над товарно-материальными запасами, календарное планирование производства).

Некоторые решения управленческого контроля частично структурированы и включают анализ «что если», для которого может  потребоваться внешняя и внутренняя управленческая информация.

Решения стратегического уровня организации обычно охватывают сложные, частично структурированные и неструктурированные задачи поиска стратегических решений, которые принимаются менеджерами высшего звена. Стратегические решения определяют цели, ресурсы и политику организации, а также прогноз будущего организации и ее бизнес - среды. Например, планирование прибыли, рабочей силы.

2. Технологии поддержки принятия решений

1. Операционные структурированные решения
• Системы обработки транзакций (Transaction Processing Systems),
• Технология планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning).
• Технология хранилища данных (Data Warehouse).
2. Неструктурированные решения на уровне специалистов
• Интеллектуальный анализ данных (Data Mining).
• Искусственный интеллект (Artificial Intelligence).
• Экспертные системы (Expert Systems).
• Нейронные сети (Neural Networks).
• Системы поддержки групп (Group Support Systems).
• Технология электронных совещаний.
3. Поддержка решений на управленческом уровне
• Менеджерские информационные системы (Management Information Systems).

MIS обслуживают управленческие  функции планирования, контроля  и принятия структурированных  решений при помощи составления обычных кратких и особых отчетов по основным операциям компании.

• В обычных отчетах агрегируются (суммируются) недельный, месячный или годовой результаты деятельности компании.
• В особых отчетах анализируются необычные показатели, обращается внимание менеджеров на потенциально важную информацию с акцентом на внутренних событиях.
• Системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems).

DSS направлены на поддержку принятия  частично структурированных решений,  оценки возможных альтернатив.

Они содержат инструменты моделирования, а также данные, которые можно получить из систем обработки транзакций (Transaction Processing Systems,TPS) или хранилищ данных(Data Warehouse).

Модели могут быть:

• простыми (модель доходов – расходов, которая используется при расчете прибыли)
• сложными, такие как оптимизационные модели, которые применяются для обоснования загрузки каждого станка на предприятии.

Наиболее распространенные виды DSS:

• генератор финансовых отчетов, который позволяет менеджерам планировать различные элементы финансовых отчетов в будущем, используя анализ «что, если».
• интерактивные системы, которые применяются для следующих целей:
1. календарного планирования производства,
2. планирования производственных возможностей,
3. прогнозирования общей производительности и прибыли при определенных условиях.

4. Неструктурированные решения на стратегическом уровне

• Системы поддержки принятия решений (DSS).
• Системы поддержки для высшего руководства (Executive Support Systems).

ESS предоставляют менеджерам высшего звена управления организацией внешнюю и внутреннюю управленческую информацию в режиме «онлайн», гарантируют каждому из них доступ к полному набору стандартизованных показателей на текущий момент времени.

2. Уровни целей и планов организации

Цель управления – это информация об определенном желаемом состоянии будущего (конечном результате), которого пытается достичь организация, доведенная до сотрудников и общества

Иерархия целей. Заявление о миссии является основой для стратегического уровня управления (уровень организации), который в свою очередь формирует тактический уровень управления (уровень подразделений) и далее операционный уровень управления (уровень рабочих групп)

Заявление о миссии – это общее определение целей коммерческой деятельности, а также корпоративных ценностей, которыми руководствуется компания.

1. Для внешнего окружения (инвесторов, потребителей, поставщиков) заявление о миссии несет информацию об основных направлениях бизнеса, отличающих ее от других компаний, обоснованности ее действий, сети филиалов.
2. Для сотрудников компании заявление о миссии показывает цели, к которым стремится организация, ее отношение к сотрудникам.

Стратегический уровень  управления (корпоративная стратегия).

Стратегические цели управления формулируют намерения организации в следующих областях:

• рыночные позиции,
• инновации,
• производительность,
• распределение ресурсов,
• прибыльность,
• управленческая деятельность и ее развитие,
• трудовая деятельность и установки сотрудников,
• обязательства перед обществом.

Стратегические планы определяют действия, которые компания намеревается предпринять для достижения стратегических целей (бизнес-планы, планы производства и маркетинговых исследований).

Ответственность за достижение и реализацию стратегических планов организации несут менеджеры высшего звена управления.

Тактический уровень  управления.

Тактические планы определяют конкретные действия подразделений, направленные на достижение стратегических целей, на короткий период планирования, обычно - ближайший год.

Разработка тактических планов в соответствии с корпоративной  стратегией и осуществление контроля за их выполнением является обязанностью менеджеров среднего звена.

Оперативный (операционный) уровень управления.

Оперативные цели – это конкретные результаты, которые должны достичь подразделения, рабочие группы, отдельные работники.

На их основе строится деятельность менеджеров низшего звена.

Операционное планирование предполагает выделение соответствующих ресурсов по каждому пункту плана, что должно быть согласовано с бюджетом организации.

Для решения операционных задач  составляются планы-графики, где определяются временные рамки их решения менеджерами и рабочими группами, согласованные с тактическими и стратегическими планами организации.