Лекции по "Информационному обеспечению управления"

Если кандидатов для присутствия  на совещании набирается слишком много, лучше пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не дать ожидаемых результатов.

4. Совещание должно начинаться в точно назначенный срок, определяемый временем, удобным большинству участников (а не только руководству!).

Обычно речь идет о второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: возбужденные участники вряд ли смогут продолжать нормальную работу на своих мест после бурных дебатов, и их лучше сразу же отпустить домой.

5. Продолжительность совещаний, за исключением чрезвычайных случаев, не должна превышать двух часов, и это не случайно.

Психологи отметили, что

• через 30—40 минут у людей наблюдаются признаки ослабления внимания;
• через 70—80 появляется физическая усталость;
• через 80—90 развивается отрицательная активность — разговоры, занятие посторонними делами;
• через 2 часа непрерывной работы ее участники готовы пойти на все, чтобы скорее разойтись по домам.

Понятно, что здесь уже не до конструктивной плодотворной работы.

6. При проведении совещаний необходимо строго придерживаться регламента: мероприятие начинается в точно назначенный срок без ожидания опаздывающих, и если не случается непредвиденных событий, должно быть закончено в предусмотренное время.
7. Итоги совещания оцениваются количеством и качеством выработанных на нем управленческих решений, и если таковых не последовало, то оно оказывается бесполезным. Именно в эти решения превращаются «заготовки», сделанные перед началом мероприятия — различного рода справки, диаграммы, графики.

«Проблемные совещания» - новая тенденция  в управлении фирмой

В последнее время в западных фирмах получили распространение так называемые «проблемные совещания» где происходит совместный поиск решения тех или иных важных проблем в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством.

Обычно такие совещания проходят в три этапа.

1. На первом этапе сотрудники встречаются с высшими руководителями и высказывают им все «наболевшие» проблемы, накопившиеся за истекший год. Персональная критика при этом не допускается, так как считается, что она снижает эффективность подобных мероприятий. Обоснованность полученных сведений и жалоб проверяется на месте.
2. На втором — руководители, базируясь на полученной информации, ищут возможные пути решения поставленных проблем.
3. На третьем этапе созывается общее собрание, на котором разработанные на предыдущем этапе варианты всесторонне обсуждаются и принимаются наиболее подходящий в соответствии с которым все и обязаны действовать.

1.3.4. Организация деловых бесед.

Деловая беседа — это форма обмена информацией между двумя или несколькими лицами в «узком кругу».

От совещаний и собраний она  отличается не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, так и последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для раздумий, за которыми могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия).

Беседы  являются необходимым составным элементом управленческих процедур:

• Оформление на работу или увольнение сотрудников;
• Аттестация работников;
• Прием посетителей;
• Консультирование;
• Деловые переговоры;
• Неофициальные встречи и т. П.

Классификация деловых бесед:

• По характеру
• Официальные
• Неофициальные («рабочими»)
• По направленности
• Целевые (преследующие конкретные задачи)
• Свободные (например, ознакомительные);
• По типовому подходу
• Регламентированные, то есть осуществляющиеся по определенным правилам и в предписанной последовательности (анкетирование)
• Нерегламентированные, бессистемные (дружеский разговор).

 

1.4. Методы сбора и анализа информации

Аналитическая работа (анализ информации) - процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников.

Анализ информации является одним  из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации.

Используя открытые информационные ресурсы, можно получить практически все необходимые, сведения об организации.

Этапы аналитической работы:

10. Определение круга исходной информации, необходимой для анализа, а также способов ее получения.
11. Интерпретация информации, т. е. выявление истинного значения той или иной информации.

В первую очередь в интерпретации  нуждается информация, полученная в  устной форме, так как частоте  или иное высказывание бывает понято превратно, причиной тому могут стать  иностранная речь, интонация, жесты, слэнг, фразы, вырванные из контекста либо неправильно понятые, и т. п.

12. Выделение посторонней информации и ее отсеивание (один из самых сложных и ответственных этапов).

Избыток информации, так же как и ее недостаток, представляет собой серьезную проблему, затрудняет и замедляет ведение аналитической работы.

Вместе с тем именно на этом этапе  существует опасность отбросить важную информацию. Как правило, это происходит в случае неправильной интерпретации сведений на предыдущем этапе.

13. Оценка информации — на данном этапе производится расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности.

Источником информации могут быть конкретные люди, газеты, телевидение, сайты сети Интернет и т. п. При  оценке информации обязательно присутствует субъективность, которую необходимо свести к минимуму.

Типичная система оценок:

 

Оценка источника:			Оценка информации:			Оценка способа получения  информации:
А — надежный источник; Б — обычно надежный источник; В — довольно надежный источник; Г — не всегда надежный источник; Д — ненадежный источник; Е — источник неустановленной  надежности.			а) подтвержденная другими фактами (правдива на 100 %) б) вероятно правдивая (правдива на 75 % ) в) возможно правдивая (правдива на 50 % ) г) сомнительная (правдива на 25 %) д) неправдоподобная (правдива на 0%) е) достоверность не поддается определению.			I получил информацию сам (видел, слышат и т. п.); II получил информацию через постоянный источник информации (информатор, открытые источники и т.п.); III получил информацию через разовый источник (случайно подслушанный разговор, слухи и т. п.).
Виды несоответствующей  истине информации				Методы выявления искаженной информации и предотвращения дезинформации
дезинформация, доведенная до сведения источника:		заведомая ложь, полуправда, правдивые сведения, которые в данном контексте подтолкнут воспринимающего информацию к ложным выводам.			различать факты и мнения учитывать субъективные характеристики источника информации и его предполагаемое отношение к выдаваемому сообщению четко осознавать, способен ли источник информации по своему положению иметь доступ к сообщаемым фактам иметь дублирующие источники, и каналы связи стараться исключать лишние промежуточные звенья передачи информации
информация, преднамеренно или непреднамеренно искаженная источником;
информация, произвольно или непроизвольно измененная в ходе передачи.		передача только части сообщения; пересказ услышанного своими словами; факты подвергаются субъективному восприятию

 

14. Построение предварительных версий — этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событии. Здесь необходимо:

А) выделить ключевые моменты,

Б) отделить их от менее важных, не играющих главной роли.

В) четко классифицировать полученные сведения по:

• степени достоверности источника,
• степени достоверности самих сведений
• степени достоверности способа их получения.

Материалами с пометками «источник  неустановленной надежности» и  достоверность не поддается определению» не рекомендуется пользоваться без крайней необходимости.

Меры оценки достоверности:

• проверка ряда источников по степени их независимости (с появлением технологии удаленного доступа и базам данных по сетям телекоммуникаций любая информация баз данных стала доступной многим пользователям);
• наведение справок об источнике информации (некоторые организации используют несколько баз данных, в которых могут содержаться противоречивые "факты" об одном и том же объекте;
• определение до какой степени информация опровергает существующие знания или опровергается ими.

 

Г) выявить все возможные гипотезы

Д) расположить их по степени вероятности

Е) поочередно проверять на стыкуемость со всеми данными.

Ж) если обнаружены противоречия в сведениях – основываться на опыте или собрать дополнительную информацию

К методам сбора конфиденциальной коммерческой информации фирм-конкурентов относится получение сведений из испорченных и выброшенных документов, черновиков, копированной бумаги, испорченных дискет и т. п. С одной стороны, они могут нести в себе ценнейшую информацию, и, с другой стороны, в этом нет ничего противозаконного. Кроме того, получение важной информации легальным путем возможно и при научно-техническом сотрудничестве по интересующей тематике, анализируя оговорки на совместных семинарах, конференциях и т. п.

 

1.5. Структурирование управленческой информации

Структурные единицы  управленческой информации

• Реквизиты
• Показатель
• Информационное сообщение
• Информационный массив

Реквизиты (реквизит-признак  и реквизит-основание) - отражают определенные свойства объекта, описываемого информацией. При обработке информации на ЭВМ реквизиты принято называть данными

• Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта и подлежат логической обработке (например: факультеты документоведения, таможни, юриспруденции…). Реквизиты-признаки могут быть представлены в виде кодовых обозначений (Системы кодирования информации)
• Реквизиты-основания характеризуют количественные свойства и подлежат арифметической обработке (например: количество студентов, двоечников, отличников…)

Показатель — выраженная числом характеристика какого-либо свойства экономического объекта, процесса или решения. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

По экономическому содержанию показатели. могут быть:

• натуральные,
• стоимостные (денежные),
• трудовые.

По  аспекту измерения:

• объемные,
• средние,
• приростные (кумулята),
• индексные

Структура показателя в теории и практике автоматизированной обработки информации

• количественное значение (основание)
• набор его содержательных признаков, называемый идентификатором (призначной частью).

Например, показатель “Количество студентов, поступивших на факультет документоведения в 2008 году составило 50 человек” имеем основанием число 50, а остальное — основные и дополнительные (разъясняющие) признаки, составляющие его идентификатор. При обработке данных с идентификаторами проводят логические операции, с основаниями — арифметические

2008 год

Факультет	Кол-во студентов
документоведения	50
таможни	40
юриспруденции	60

Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3-8.

Информационное сообщение - совокупность показателей в документе (например, по всем факультетам).

Информационный массив (файл) - группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, сведения за разные учебные годы).