Совершенствование деятельности туристического предприятия путем внедрения автоматизированной программы «Само-турагент»

5. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Может ли сотрудник туристической компании быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли компании наибольший доход в этом сезоне? Могут ли сотрудники рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? А в прошлом? Кто из постоянных клиентов турфирмы вправе рассчитывать на существенные скидки? В какие гостиницы (и какой категории) предпочитают размещаться клиенты компании? На эти и другие вопросы компании поможет быстро ответить всеобъемлющая система отчетов.

6. Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства. Эта функция пригодится сотрудникам в том случае, если сотрудники захотят проверить, кто в компании хорошо поработал в этом сезоне и достоин премии, принеся значительный доход туристической фирме фирме, а кто откровенно «халтурил».

7. Управление доступом различных пользователей к режимам системы.

8. Он-лайн поиск и бронирование туров. Имеется возможность найти и забронировать предложения некоторых туроператоров-пользователей ПК САМО-Тур в режиме он-лайн, используя программу «САМО-ТурАгент». Автоматически данная заявка подтверждается у туроператора. Дальнейшая работа со сформированной заявкой аналогична стандартному оформлению заявки с помощью «САМО-ТурАгент». Таким образом, программный комплекс «САМО-ТурАгент» помимо своей первоначальной функции - автоматизации внутриофисной работы туристического агентства приобретает принципиально новую функцию. Теперь с помощью «САМО-ТурАгент» возможно найти и забронировать тур в режиме реального времени.

9. Гибкость в создании и использовании собственных отчетов.

10. Наличие дополнительных справочников.

11. Учет эффективности рекламы.

12. Учет выдачи дисконтных карт.

13. Система сообщений. Позволит всем пользователям программного комплекса обмениваться текстовыми сообщениями. Сообщение, включающее в себя, например, информацию об актуальных заявках, может быть получено адресатом непосредственно после его отправления или в четко заданное отправителем время.

14. Информационная панель. Удобно расположенная панель  помогает пользователю «САМО-ТурАгент» получить интересующую его информацию (такую, как погода и время в любой точке земного шара, соотношение курсов валют и т.д.), а также быстро связаться посредством ICQ или электронной почты с сервис-центром «САМО-Софт» для уточнения интересующих вопросов. Требования к аппаратно-программным средствам:

Программный комплекс «САМО-ТурАгент» предназначен для работы в среде Windows.

Технические средства:

Минимально:

- Pentium II;

- 512 Мб RAM;

- 100 Мб на жестком диске.

Увеличение оперативной  памяти и использование быстрого жесткого диска ускоряет работу с базами данных.

Программные средства: Windows 2000 Professional и выше.

Рассмотрим, например, более  подробно как оформить заявку в программе «САМО-ТурАгент».

Для того чтобы создать  заявку, нужно открыть раздел «Заявки»: «Черновики» и нажать на кнопку «Добавить» на «Панели инструментов» (либо выбрать команду «Добавить» из контекстного меню). Откроется экранная форма «Заявки: Черновики (добавление)» (рис. 3.6).

 

Рис. 3.6. Раздел «Заявки»

 

Поле «Дата заявки» автоматически заполняется текущей датой, при необходимости ее можно исправить.

В область «Туристы» добавить туристов. Для этого нужно установить указатель в область «Туристы» и выбрать из контекстного меню (вызов контекстного меню осуществляется нажатием правой кнопки мыши) команду «Создать», или на «Панели инструментов» нажать на дублирующую её кнопку «Добавить строку» откроется форма «Туристы (добавление)» (рис. 3.7).

 

 

Рис. 3.7. Область окна «Туристы»

 

Нужно ввести данные туриста: ФИО, ФИО по – латински, паспортные данные, адрес, телефон и E-mail. Если турист является и покупателем, то в поля «Турист» и «Покупатель» нужно установить флажки.

Для добавления туроператора нужно подвести указатель к полю «Поставщик», после чего в поле справа появятся две кнопочки , и нужно нажать на кнопку . Откроется экранная форма «Туры (добавление)» (рис. 3.8).

 В поле «Направление» введите направление тура.

В поле «Партнер» нужно указать туроператора. Для добавления партнера подвести указатель к полю «Партнер», после чего в поле справа появятся две кнопочки , и нужно нажать на кнопку . Откроется экранная форма «Партнеры (добавление)» (рис. 3.9).

                 

 

 Рис. 3.8. Область окна «Туры»                    Рис. 3.9. Область окна «Партнеры»

 

После нажатия на кнопку «Сохранить» партнер будет автоматически добавлен в Справочник «Партнеры».

В поле «Минимальный срок подачи заявки (дней)»: экранной формы «Туры (добавление)» нужно указать количество дней, в течение которых необходимо подать заявку туроператору.

В области «Комиссии» нужно выбрать вид комиссии: На человека, На заявку или Процент. Данный параметр используется при расчете себестоимости предложений и подзаявок.

В поле «Необходимые документы» можно ввести документы, которые потребуются для данного тура.

Для добавления созданного тура нажмите на кнопку «ОК».

В экранной форме «Заявки: Черновики (добавление)» поля «Дата подачи документов» и «Дата предполагаемой оплаты подзаявки» заполняются автоматически, при необходимости их можно отредактировать.

В области «Заказы», переходя по вкладкам «Гостиницы», «Транспорт» и «Услуги», последовательно добавить необходимые услуги.

После заказа всех необходимых услуг нужно указать стоимость и себестоимость подзаявки (поля «Стоимость» и «Себестоимость» экранной формы «Заявки: Черновики (добавление)»).

Добавление гостиницы:

1. В области «Заказы» выбрать вкладку «Гостиницы»;

2. Нажать на «Панели инструментов» на кнопку «Добавить строку» (или правую кнопку мыши → «Создать»). Откроется экранная форма «Заказы гостиниц (добавление)» (рис. 3.10).

 

                            

 

  Рис. 3.10. Окно «Заказы  гостиниц»              Рис. 3.11. Окно выбора туристов

 

3. Выбрать гостиницу, город и категорию гостиницы (количество звезд);

4. Указать тип номера и вариант размещения в нем, тип питания;

5. В области «Даты проживания» установить период проживания в гостинице, по умолчанию заполняется датами тура подзаявки;

6. В поле «Количество номеров» введите количество номеров.

Далее разместить туристов по номерам. Для этого нужно установить указатель в требуемой строке, а затем двойным щелчком мыши (или нажатием клавиши Enter, или выбрать из контекстного меню команду «Открыть»), вызвать экранную форму «Выберите туриста» (рис. 3.11).

В данной форме установить указатель на нужного туриста и двойным щелчком мыши (или с помощью клавиши Enter) ввести его в активную строку списка туристов, прикрепленных к проживанию.

Добавление транспорта:

Ввести все рейсы, которые присутствуют в туре.

1. В области «Заказы» выбрать вкладку «Транспорт»;

2. На «Панели инструментов» нажать на кнопку «Добавить строку» (или правую кнопку мыши → «Создать»). Откроется экранная форма «Заказы рейсов (добавление)» (рис. 3.12).

 

 

Рис. 3.12. Окно «Заказы  рейсов»

 

3. Ввести название рейса, класс места, вид транспорта, город отправления и город прибытия.

Поле «Дата отправления» автоматически заполняется датой начала тура, по необходимости ее можно отредактировать;

4. В поле «Количество мест» указать необходимое количество мест на рейсе.

По умолчанию к заказу прикрепляются все туристы заявки, при необходимости туристов можно открепить от заказа.

Прикрепление (открепление) туристов к заказу на рейс осуществляется аналогично прикреплению туристов к заказу на гостиницу.

Добавление услуги:

На вкладке «Услуги» необходимо последовательно ввести все услуги, которые входят в состав пакета (визы, трансфер, страховки, экскурсии, и т.д.).

1. В области «Заказы» выбрать вкладку «Услуги».

2. На «Панели инструментов» нажать на кнопку «Добавить строку» (или правую кнопку мыши → «Создать»). Откроется экранная форма «Заказы услуг (добавление)» (рис. 3.13).

 

 

Рис. 3.13. Окно «Заказы  услуг»

 

3. Ввести тип услуги (трансфер, виза, страховки, экскурсии, прочее) и название услуги.

Область «Даты услуги» автоматически заполняется датами тура подзаявки, при необходимости можно отредактировать. По умолчанию к заказу прикрепляются все туристы заявки, при необходимости туристов можно открепить от заказа. Прикрепление туристов к заказу на услугу осуществляется аналогично прикреплению туристов к заказу на гостиницу.

Затраты на внедрение  «САМО-ТурАгента» представлены в приложении 21.

Автоматизированная система  «САМО-ТурАгент» имеет огромное количество функций, позволяющие более оперативно и эффективно выполнять рутинную работу сотрудников туристического предприятия.

Заключение

В данной работе были представленные основные моменты  совершенствования деятельности предприятия СКС и Т в целом (в частности в Кузбассе). Все поставленные задачи были решены, а значит конечная цель работы раскрыта.

В дипломной  работе были рассмотрены современное  состояние и перспективы развития туристического бизнеса в России и на туристском рынке Кемеровской области в частности.

Состояние туристического рынка в Кемеровской области  отражает уровень экономического развития региона и его хозяйственного потенциала, который является определяющим фактором развития туристской деятельности.

Другим важнейшим  фактором выступает быстрый рост туристических предприятий на территории региона. Из этого следует, что конкурентоспособность в сфере туризма достаточно высока и для того чтобы оставаться конкурентоспособной компанией на туррынке нужно совершенствоваться: быть в курсе всех туристических новинок, опережая конкурентов. Туристическая деятельность  - это одна из очень разносторонних сфер, где требуется широкий спектр знаний во всех направлениях. 

Были изучены теоретические  аспекты турпредприятия, его история  возникновения с начала XX века. Таким образом, основными понятиями являются определения турагентства и туроператора, их отличие друг от друга и их плотное сотрудничество.

В работе туристической  деятельности внедрение автоматизированных программ является одним из важнейших  методов ее совершенствования.

Система автоматизации в туристической сфере позволяет не только облегчить работу персонала предприятия СКС и Т, но и предоставлять достоверную информацию о делах и проблемах предприятия.

Но внедрение средств  автоматизации в туристической фирме на российском рынке, в том числе и на территории г. Кемерово препятствует ряд факторов. Во-первых, недостаток информации об использовании средств автоматизации на турпредприятиях; во-вторых, нет статистики об их функционировании, возможные проблемы; в-третьих, внедрение автоматизированной системы требует больших вложений. Но нужно учитывать тот факт, что вложения в автоматизацию - это долгосрочные вложения, которые окупятся с лихвой.

Проанализировав деятельность ООО «Интурсервис» во второй главе, можно с уверенностью утверждать  что это общество с ограниченной ответственностью, которое возглавляет Голуб Юрий Романович, опытный руководитель с 20-летним стажем работы в международном туризме. Предприятие функционирует с июня 1996 г., занимая при этом одну из лидирующих позиций на туристическом рынке Кузбасса, с июня 2007 г. работает в статусе туроператора.

Данное предприятие  прочно стоит «на ногах», находясь на стадии зрелости жизненного цикла. Поэтому очень затруднительно выявить проблемы в столь успешной фирме. Чтобы оставаться конкурентоспособной организацией  требуется более упрощенная схема работы, чему способствует внедрение автоматизированной программы «САМО-ТурАгент».

 На территории г.  Кемерово было проведено маркетинговое исследование, направленное на выявление потребности в автоматизации деятельности турорганизаций. Таким образом, в результате наблюдения, анкетирования сотрудников было выявлено, что большинство за то, чтобы их достаточно однообразная работа была более систематизированной. Но очень маленький процент работников туристской сферы в г.Кемерово знают о существовании программы «САМО-ТурАгент». Хотя она существует достаточно давно, но, к сожалению, еще недостаточно внедрилась в туристические предприятия (5 предприятий из 50 опрошенных пользуются данной программой). Поэтому, данная программа в Кузбассе в настоящее время является чем-то непреодолимым и чересчур сложным. 

Данные изменения в  ООО «Интурсервис» позволит сократить  рутинную работу, сократить трудозатраты; оценивать предприятие в целом за счет ведения статистики; повысить контроль над персоналом; уменьшить затраты, связанные с ошибками сотрудников.