Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

существования  предприятие  представляло  собой  торговое  место  на  базаре

посёлка  Сибирцево,  не   имеющее   работников.   Вся   работа   выполнялась

учредителями  и руководителями предприятия:  Натальей  Антоновной  и  Андреем

Николаевичем  Коломеец.  Развиваясь  предприятие  стало  владельцем  группой

магазинов  в  Черниговском  районе.  Среди  них  продуктовые,   парфюмерные,

бытовой техники, строительных материалов и инструментов, товары  для  детей.

В помещениях крупных  магазинов расположены бухгалтерии,  поэтому  бухгалтеры

могут контролировать наличие материала  на  складе,  отгрузку,   погрузку  и

проводить инвентаризацию в непосредственной  близости  от  офиса.  Благодаря

этому упрощена схема документооборота.

       Любой  экономический  объект  —  предприятие,   организация,   фирма,

производственно-хозяйственная и  финансовая  деятельность  которых  является

объектом познания и отражения бухгалтерского  учета,  —  представляет  собой

сложную, динамичную и управляемую систему. [6]

       Система — это упорядоченная  совокупность  разнородных  элементов  или

частей, взаимодействующих  между собой и с  внешней  средой,  объединенных  в

единое целое  и функционирующих в  интересах  достижения  единой  цели/целей.

[6]

       Структура экономической системы  (промышленного предприятия,  торговой

организации,  коммерческого  банка,  государственного  учреждения  и   т.д.)

представлена  на рис. 1.3, где основные информационные потоки  между  внешней

средой, объектом и системой управления помечены метками  над  стрелками  ИП1,

ИП2, ИПЗ, ИП4 и  связаны с  поддерживающей  их  экономической  информационной

системой (ЭИС).

                                    [pic] 

          Рис 1.1. Структура экономической  системы ПБОЮЛ «Коломеец» 

       Экономическая  информационная  система   (ЭИС)   представляет   собой

совокупность  организационных,  технических,  программных  и  информационных

средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки  и

выдачи  необходимой  информации,  предназначенной  для  выполнения   функций

управления. [5]

       В  построенных  по  такому  принципу  экономических   системах   вся

информация  из  внешней  среды  (нормативная   законодательная   информация,

поступающая из государственных учреждений; информация о  конъюнктуре  рынка)

напрямую поступает  в систему управления (информационный поток 1 –  ИП1),  из

системы  управления  во  внешнюю  среду  идет  ИП2,   представляющий   собой

совокупность  отчетной  финансовой  информации  в  государственные   органы,

потребителям  и кредиторам. ИП3 включает различную  организационную,  плановую

информацию,  поступающую  из  органов  управления  на   объект   управления.

Сотрудники  объекта  управления  работают   с   данными,   содержащимися   в

документах  ЭИС  (ИП4):  делают  регламентированные   отметки   относительно

имеющихся данных (например, фиксируют продажу товара), составляют  отчёты  в

систему управления. [5]

       Одной из функций поддерживаемых  ЭИС является учёт.

       Хозяйственный учет представляет  собой  совокупность  бухгалтерского,

оперативного  и статистического учета. Учет – одна  из  наиболее  трудоемких

функций управления. Отличительной чертой учета является  большая  массовость

и однородность исходных  и  итоговых  показателей.   Как  правило,  итоговые

показатели  формируются  путем   многократной   группировки   по   различным

признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

       Продукция поступает от оптовых   фирм  и  реализуется  непосредственно

потребителям, нуждающимся  в данном виде  товаров.  Организация  осуществляет

транспортировку продукции  с  оптовых  баз  в  магазины,  ее  складирование,

хранение, продажу  и доставку потребителям в случае необходимости.

       Номенклатура   реализуемых   товаров   составляет   несколько   тысяч

наименований   и    постоянно    увеличивается.    Наибольший    ассортимент

предоставляют магазины продуктов и бытовой  техники.

       Организация ведет розничную  торговлю за наличный расчет.

       Удовлетворяя потребности потребителям, предприятие розничной торговли

получает доход  от торговой надбавки на продаваемые товары.

       Во внешней системе ПБОЮЛ «Коломеец»  выполняет роль  посредника  между

оптовыми торговыми  организациями и  конечными  потребителями.  Наглядно  это

можно увидеть  из рисунка 1.1

       ПБОЮЛ «Коломеец» – среднее  по  величине  предприятие,  штат  которого

состоит   из  нескольких  десятков  человек.  В  штат  входят   руководитель

предприятия,   завмаги,   бухгалтера,   продавцы,   экспедиторы,   водители,

грузчики.

      Организационная структура фирмы  представляет собой схему  изображенную

  на  рисунке  1.2.  Она  главным   образом   определяется   географическим

  положением  магазинов (рис. 1.3) : в посёлке  Сибирцево 7 магазинов, каждый

  определённой  категории товаров, а в посёлке  Черниговка 1 большой  магазин

  с пятью  торговыми отделами. 

[pic]

       Рис. 1.2 Внутренняя структура организации 

       Во главе фирмы  стоит   руководитель  предприятия,  который   решает  в

основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического  характера.

Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы

движения финансовых потоков.

[pic]

Рис. 1.3. Географическим положением магазинов 

Организационными  вопросами  и  заказами  товаров   поставщикам   занимаются

заведующие магазинами. В их функции также входит поиск новых поставщиков с

более выгодными  условиями поставки. Они  решают  вопросы  закупки  по  всему

ассортименту.  Закупка  производится  на  основании  отсутствия  товара   на

складе, резком уменьшении его количества и заявок покупателей.

       Бухгалтерии  ведут  бухгалтерский  учет,  делают  баланс,   различные

встречные  сверки,  считают  все  налоги,  представляют  отчёты  вышестоящим

должностям и  налоговой  инспекции.  Так  же  бухгалтера  принимают  товар  в

магазины от поставщиков и экспедиторов.

       Товарные экспедиции закупают  товар на торговых базах оптовых   фирм  и

развозят его  по магазинам. В случае брака бытовой  техники они возвращают  её

фирме-продавцу.

       Продавцы работают с покупателями: принимают деньги, отпускают   товар,

принимают бракованную бытовую технику, оформляют заявку на  доставку  товара

на дом.

       Грузчик перемещает в магазине  тяжёлые товары.

       Водитель и грузчик осуществляют  доставку товара  (бытовой   техники  и

мебели) на основе заявки составленной продавцом.

       Автоматизированная система предназначена   для  решения  задачи  учета

товаров, то есть для отделов выполняющих функции  приёма и  продажи  товаров:

бухгалтерии и  продавцов.

       Рассмотрим подробнее экономическую  сущность задач, решаемых по  фирме

в целом и  отдельно по автоматизируемым отделам. 

        § 2. Характеристика процесса товародвижения  в ЭИС предприятия 

       ЭИС предприятия в рамках учёта,  как  функции  управления,  напрямую

связана с процессом  товародвижения.

       Товародвижение  -  это  сложный  экономико-организационный   процесс,

который протекает  как в пространстве, по каналам  сферы товарного  обращения,

так  и  во  времени,  от  момента  формирования   ассортимента   в   пунктах

производства  до  момента   реализации   товара   в   пунктах   потребления.

Товародвижение  включает  в  себя  весь  комплекс  хозяйственных  отношений,

возникающих  на  различных  стадиях   движения   продукта   -   от   момента

преобразования  природных  ресурсов  до  получения  конечных  потребительских

благ. Потребление  является заключительным этапом  процесса  воспроизводства.

В  потреблении   продукт   находит   общественное   признание,   а   процесс

производства  свое экономическое завершение. Однако потребление  отделено  от

производства  в  пространстве  и  во  времени.  А  товар  в   месте   своего

производства  располагает  только  потенциальной  потребительной  стоимостью.

Чтобы  потребительная  стоимость  превратилась  в  реальную,   действительно

способную  удовлетворять  определенные  потребности,   товар   должен   быть

доставлен  к  месту  потребления.   Следовательно,   возникает   объективная

необходимость   в   перемещении   товара,    т.e.    организации    процесса

товародвижения. При этом вначале необходимо определить, каким образом  будет

организовано  хранение, грузовая обработка и перемещение  товаров,  чтобы  они

оказались доступными для потребителей в нужное время  и в нужном месте. [2]

       Процесс товародвижения по своей  экономической  сути  можно   разделить

на два этапа. На первом этапе товары из районов производства доставляются в

районы потребления. На втором - происходит обеспечение  товарами  народного

потребления  розничной  торговой  сети,  товародвижение   принимает   форму

товароснабжения. [2]

       ПБОЮЛ «Коломеец» как  предприятие  розничной  торговли  участвует  во

втором этапе. Процесс  товародвижения  на  данном  предприятии  тоже   можно

разделить на два  этапа. На первом этапе товары завозятся  от оптовых  фирм  и

поставщиков.  На  втором  –  распределяются  между  магазинами  и продаются

покупателям.

       На данном предприятии этапы  выглядят, как показано на рис. 1.4.