Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

товар необходимо списать. Для учёта списания существует  журнал  «Списание».

Он  имеет  следующие реквизиты:  Дата  списания,  Наименование   списанного

товара,  Количество  списанного  товара,  Цена  списанного   товара,   Сумма

списания, Роспись  продавца, Причина списания. Товар  может  быть  списан  на

хозяйственные нужды, если он просрочен, если он испорчен. Недостаток  данной

системы состоит  в том, что когда продавец списывает  товар  ему  приходиться

отыскать  информацию  о  цене  товара  в  документах  (фактуре  или  журнале

прихода)  или, если данное наименование товара всё  ещё  есть  в  продаже,  в

ценнике на прилавке.

       В конце  дня  выручка   из  кассы  поступает   заведующему   магазином.

Продавец  учитывает  движение  денег  в   «Журнале   выручек».   В   журнале

указывается: Сумма  выручки,  Дата,  Роспись  продавца.  Основное  неудобство

учета в ручной обработке информации.

       Заведующий магазином,  получив   деньги  из  кассы,  составляет  отчёт

руководителю  предприятия о расходе денежных средств из кассы. В этом  отчёте

содержится информация о денежных суммах, которые были потрачены на:  расчёты

с поставщиками, хозяйственные нужды, зарплату сотрудников,  уплату  налогов.

По  причине  ручного  не  автоматизированного  труда  заведующему  магазином

необходимо просмотреть  все документы с целью поиска  и  расчёта  необходимой

информации. Эта  операция, отнимая большую часть  рабочего  времени,  снижает

эффективность работы завмага.

       В функции руководителя предприятия  входит предоставление  экспедитору

денег  необходимых  для  удовлетворения  заявки  магазина.  Для   этого   он

согласует с  экспедитором сумму  заявки  и  предоставляет  ему  деньги.  Учёт

выданных экспедитору  денег  происходит  в  «Журнале  учёта  денег  выданных

экспедитору». В  нём содержится: Дата  выдачи  денег,  Фамилия  Имя  Отчество

экспедитора, Сумма  выданных  денег,  Роспись  экспедитора.  После  пересчёта

предоставленных денег экспедитор  расписывается  в  журнале  учёта  выданных

сумм.

       Вернувшись из рейса, экспедитор  возвращает не  реализованные   деньги

руководителю  предприятия и фиксирует возврат денег в том же журнале.

       Одной из необходимостей учёта   является  фиксирование  информации  о

поставщиках. Для  этого  завмаг  снимает  на  ксероксе  копии  с  документов

поставщика, предоставляющих  ему право  вести  торговую  деятельность,  таких

как  свидетельство  предпринимателя,  доверенность   на   ведение   торговой

деятельности, и  помещает их в «Папку информации о  поставщиках».

       Главной функцией учёта является  определение результатов деятельности

предприятия.  Определить  результаты  деятельности  на   предприятии   ПБОЮЛ

«Коломеец» возможно только после проведения  пересчёта  непроданного  товара

(остатка) на  конец текущего отчётного периода  (ревизии). Ревизия  происходит

без применения автоматизированных информационных  технологий.  На  время её

проведения магазин  закрывается. Обычно ревизия занимает в больших  магазинах

около дня, в  небольших,  например,  в  парфюмерном,  полдня.  Организованна

ревизия следующим  образом:

   1) продавцы  делятся группами по два человека, один пересчитывает товар,

      другой записывает. Перед пересчитыванием  первый говорит наименование

      товара, пока он определяет количество  второй – записывает на листе

      бумаги наименование в столбце  «Наименование» и смотрит на  прилавке

      цену этого товара и записывает её в столбце «Цена». К этому времени

      первый определяет количество  товара и говорит второму. Второй

      записывает количество в столбце  «Количество». Затем они подходят  к

      другому виду товара и всё  повторяется пока количество всего товара не

      будет зафиксировано;

   2) затем  с помощью калькулятора они  перемножают количество на цену  и

      записывают результат в столбце  «Сумма», считают сумму сумм  и

      записывают в низу каждого  листа после надписи «Итого:»,  находят общую

      сумму остатка;

   3) бухгалтер  рассчитывает и предоставляет  данные о том, товара  на  какую

      сумму должно было остаться  в магазине;

   4)  бухгалтер  и продавцы сравнивают сумму  остатка по факту и рассчитанную

      бухгалтером по документам. Бухгалтер предоставляет данные  завмагу.

      Завмаг делает вывод о недостаче   или  избытке  товара  и   представляет

      отчёт руководителю предприятия.

       На основе этого отчёта руководитель  предприятия принимает решение   о

поощрении или  наказании персонала.

       Таким образом решается проблема  обеспечения достоверности  информации

о результатах  деятельности магазинов.

       На базе  проблемы  обеспечения   магазинов  необходимым  ассортиментом

товаров выделяется задача составления заявки поставщикам и  экспедиторам.  В

нее входит:

      1) определение остатков товара;

      2) определение интенсивности продажи  товара;

      3) прогноз спроса наименования  товара на период до следующего  завоза

         товара.

       Для составления заявки  определённому  поставщику  или  экспедитору,

продавец должен в журнале прихода   определить,  какой  товар  возит  данный

поставщик. После  этого  продавец  должен  найти  этот  товар  в  магазине  и

определить методом  пересчёта количество оставшегося  товара.

       Чтобы определить интенсивность продажи товара  за  прошедший период

продавец должен сравнить количество товара  находящегося  в  магазине  после

прошедшего привоза  с количеством  оставшегося  товара,  то  есть  определить

количество проданного товара за период с  момента  прошедшего  привоза.  Для

этого продавец должен  в журнале прихода определить дату последнего  привоза

товара,  и  количество  завезённого  товара,  и  вспомнить,  сколько  товара

осталось в  магазине до прошедшего привоза (так  как эта информация  нигде  не

сохраняется). Вычитанием из количества  товара,  оставшегося  до  привоза  и

завезённого, количества оставшегося  товара  на  момент  составления  заявки

определяется  количество проданного товара,  то  есть  интенсивность  продажи

товара за определённый период.

       Прогноз спроса наименования  товара на период  до  следующего  завоза

должен выполнятся  на  основе  интенсивности  продаж  за  период  с  момента

прошлого завоза. То  есть  должен  определяться  период  времени  следующего

завоза  данным  поставщиком  или  экспедитором.  И  определяться  количество

товара, проданное  с  момента  последнего  завоза  за  такой  же  период.  На

прогнозируемую  цифру  влияет  так  же  много  слабо  определяемых  факторов.

Например, предстоящие праздники могут  вызвать  повышенный  спрос  того  или

иного вида товара, в момент выдачи зарплат  повышается  потребление  крупной

бытовой техники.

       Таким образом, если бы продавец  составлял заявку так, как   это  надо

делать то  на  её  составление  уходило  бы  больше  половины  его  рабочего

времени.  Поэтому  на  практике  составление  заявки  происходит  на  основе

приблизительных данных:  продавец  смотрит  приблизительно,  сколько  какого

товара осталось, если наименование товара полностью  продано  продавец  может

забыть об этом наименовании товара и не заказать.  Это  приводит  к  потерям

потенциальной прибыли.

      Выходными документами, содержащими  основные результатные экономические

  показатели,  получаемые  в  процессе   учета   товародвижения,   являются

  документы,  приведенные в Таблице  1.  Данные   документы  формируются  на

  основе информации  из первичных документов, таких  как:

  -        денежные купюры;

- первичные документы  ревизии;

- фактура.

 Таблица 1. Перечень  выходных документов, получаемых в результате  решения

  задачи учета  товаров.

|Наименование  задач  |Наименование выходных |Период     |Назначение  документов       |Подразделения, кот.   |

|                    |документов            |решения    |                             |предназначены выходные|

|                    |                      |задачи     |                             |документы             |

|Определение  суммы в |Журнал прихода,       |1 раз в    |Учет и контроль  за состоянием|Бухгалтерия, завмаг,  |

|денежном выражении, |Журнал списания,      |месяц      |деятельности магазина        |руководитель          |

|на которую  в        |Журнал кассы          |           |                             |предприятия           |

|магазине должно     |                      |           |                             |                      |

|остаться товара     |                      |           |                             |                      |

|Определение  суммы в |Отчёт о наличии  товара|1 раз в    |Учет и  контроль за состоянием|Бухгалтерия, завмаг,  |

|денежном выражении, |                      |месяц      |деятельности  магазина        |руководитель          |

|на которую  в        |                      |           |                             |предприятия           |

|магазине осталось   |                      |           |                             |                      |

|товара              |                      |           |                             |                      |

|Обеспечение         |Заявка                |До         |Определение  необходимого     |Экспедиторы,          |

|магазинов           |                      |нескольких |товара                       |поставщики            |

|необходимым         |                      |раз в день |                             |                      |