Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

       [pic]

       Рис. 1.4. Этапы товародвижения. 

       Бухгалтерский  учет  реализации   товаров   на   данном   предприятии

осуществляется  по  мере  поступления денег в кассу от   покупателей   и

ежемесячном пересчёте  товаров оставшихся в магазине (ревизия).

       Схема товародвижения в ЭИС  предприятия выглядит как показано  на  рис.

1.5.

[pic] 

         -потоки товара;

        - потоки денег;

       - потоки документов, информации;

       - потоки бракованного товара;

       - система управления;

       - объект управления (технологический  процесс).

Рис 1.5. Характеристика информационных, денежных  и товарных потоков на

предприятии. 

       Товар   в   магазин   доставляется   тремя   путями:    поставщиками,

экспедиторами или заказывается руководителем  предприятия у оптовых фирм  или

производителей  отдалённых регионов. Поставщики –  это сторонние  организации,

которые сами доставляют товар в магазины.  Экспедиции  –  это  подразделение

фирмы, занимающееся закупкой и доставкой товаров  у оптовых фирм.

       Работа с постоянными поставщиками  происходит следующим образом:

             1) поставщики  завозят  товар   с  определённой  периодичностью,

                продавцы, зная эту периодичность,  подготавливают  заявки  на

                требующиеся наименования товара  к приезду поставщиков;

             2) продавцы отдают заявку поставщику;

             3) на  основе  заявки  поставщик   отгружает  товары,  и  отдаёт

                фактуру – регламентированный  документ,  на  основе  которого

                продавцы оплачивают товар;

             4) продавцы проверяют наличие  товара по фактуре;

             5) продавцы расплачиваются с поставщиком.

       Решение о работе с новым  поставщиком принимает завмаг:

             1)   потенциальный   поставщик   подходит   (либо    как-нибудь

                связывается) с завмагом со  своим предложением, как  правило,

                прайс-листом,  и  документами,  предоставляющими  ему право

                заниматься     торговой     деятельностью     (свидетельство

                предпринимателя);

             2)  завмаг  проверяет  документы   поставщика  и   выбирает   из

                предложения  товары,  которые  будет  закупать   магазин   и

                определяет их количество;

             3)  после  этого  он  работает  с  продавцами  как   постоянный

                поставщик.

       Поставщики предоставляют далеко  не все необходимые товары, поэтому в

фирме имеются  подразделения – товарные  экспедиции.  Экспедиция  состоит  из

трёх  человек:  экспедитор,   водитель,   грузчик.   Главную   роль   играет

экспедитор. Его  работа включает следующее:

            1) собрать заявки с магазинов, составленные продавцами;

            2) взять необходимую сумму денег  у руководителя предприятия   на

               основе содержания заявки;

            3) приехать  на  торговые  базы  оптовых  фирм,  купить  товары

               согласно заявке;

            4) в случае брака, вернуть бракованный товар фирме-продавцу;

            5) развести товар по магазинам;

            6) вернуть руководителю предприятия  не реализованные деньги или

               отчитаться по взятому в долг  товару.

       Не весь необходимый  магазинам  товар  представлен  оптовыми  фирмами

нашего региона, поэтому владельцем лично ведётся  поиск новых видов товара  в

глобальной сети Интернет.  Найдя  интересующий  товар  по  приемлемой  цене,

владелец связывается  по  телефону  с  фирмой  предлагающей  этот  товар  для

обсуждения всех условий  оплаты  и  доставки,  затем  по  электронной  почте

производит заказ. Как  правило,  заказываются  относительно  большие  партии

товара, так как  по сравнению с работой экспедиторов, когда товар  привозится

в течение полусуток,  товар,  заказанный  у  отдаленных  фирм,  доставляется

железнодорожным транспортом и имеет  большие  сроки  доставки:  до  полутора

месяцев.  Фирма, получив заказ,  по  электронной  почте  присылает  счёт  на

оплату. Владелец поручает оплатить счёт через банк бухгалтеру.  По  прибытии

товар определяется на склад.

       Вопросом  расширения и обновления  ассортимента занимаются  экспедитор

и завмаг. Экспедитор исследует предложения фирм-оптовиков  и  докладывает  о

появлении интересных предложений завмагу. Завмаг  принимает  решение:  везти

или не  везти  определённый  вид  товара.  Если  завмаг  не  уверен,  то  он

советуется  с  руководителем  предприятия.    Аналогичная   работа   ведётся

завмагом и  с поставщиками.

       Работа продавцов с покупателями состоит в следующем:

       а) покупатель в торговом зале  выбирает товар;

       б) продавец предоставляет товар  покупателю;

       в) покупатель расплачивается;

       г) если покупатель желает, чтобы  магазин доставил товар,  покупатель

      сообщает адрес и платит за  доставку;

       д) продавец записывает адрес,  наименование товара и его  количество в

      документе «Доставка»;

       е)  продавец  отдает   товар   и   документ   «Доставка»   водителю,

      обслуживающему магазин;

       ж)  водитель  доставляет  товар   по   указанному   адресу,   просит

      расписаться  в  документе   «Доставка»  покупателя   напротив   надписи

      «Претензий не имею». Затем  водитель отдаёт документ продавцу;

       з)  в  случае  бракованного  товара,  продавец  принимает  товар  от

      покупателя на замену, и отдает  его  в  зависимости  от  того,  откуда

      поступил товар экспедитору или  поставщику;

       и) в случае, когда  не купленный  товар испорчен  и  нет   возможности

      вернуть его поставщику (например  когда срок годности  товара  истекает

      после того как товар куплен  у поставщиков  но  ещё   не  продан)  тогда

      товар списывается, то  есть  в  журнале  списания  делается  запись  о

      наименовании и количестве товара и  дате  списания,  затем  товар  как

      правило выбрасывается.

       В работе с поставщиками и  экспедиторами продавцы  принимают   товар  и

расплачиваются  за него, а также меняют бракованный  товар.

       Диаграмма «сущность-связь» обеспечивающая процесс  товародвижения  на

данном предприятии  выглядит, как показано на рисунке 1.6.

[pic]

       Рис.1.6. Диаграмма «сущность-связь»

       Товар имеет свойство «наименование», которое  отражается  в  журналах

прихода и  списания,  магазин  имеет  свойство  «название»  которое  так  же

отражается в  журналах  прихода  и  списания  и  кассы.  В  журнале  прихода

отражается название поставщика. Сотрудник имеет свойство «должность»,  «ФИО»

и «Название  магазина» в котором они работают.

    Проблемы  автоматизации товародвижения, задачи на базе этих проблем и

                  процент их решения на данном  предприятии

       Главным недостатком ЭИС, с  которым столкнулось предприятие  на данном

этапе развития это отсутствие информации  о  количестве  проданного  товара.

Эта информация являлась бы основанием для составления  заявок.  А  в  данный

момент   заявки   составляются   продавцами   практически   на   основе   их

субъективного мнения. В результате не весь необходимый  товар  заказывается,

либо заказывается в недостаточном или избыточном количестве.

       Исходя  из  этого,  задачей   автоматизации  товародвижения   является

автоматизация учёта продажи товаров. Данная задача абсолютно не решена,  так

как все операции по определению  количества  проданного  товара  выполняются

вручную.

       Ещё одной проблемой является  затраты большого времени   на  проведение

ревизии.   Все   операции   выполняются   вручную.   Задача   полностью   не

автоматизирована.

       Так же к проблемам автоматизации  на данном предприятии можно отнести

выбор способа  коммуникации, то есть доставки информации из  одного  места  в

другое.  Эта  проблема  частично   автоматизирована:   некоторые   небольшие

документы  (заявки  поставщикам,   платёжные   поручения)   пересылаются  с

использованием  факса. Однако для обмена  большими  документами  используются

водители,  которые  делают  доставки  в  магазинах.  То  есть  не   решённой

проблемой остается недостаточная скорость обмена информацией. 

  § 3. Роль  учёта товарных запасов в хозяйственной деятельности предприятия 
 

       Многие   виды   товара   закупаются   повторно   взамен   аналогичных

использованных, поэтому  политика  в  отношении  запасов  оказывает  большое

влияние на решения  о количестве закупок. Сколько заказать, когда  и  сколько

хранить в запасе -  это  ключевые  вопросы,  предмет  постоянного  контроля,

требующий  концентрации  внимания  на  аспектах  качества  и  удовлетворении

потребностей  клиента, служащего и поставщика. [7]

       При  принятии  решений  о   доставке,  организации  складирования  или

осуществлении закупки важно понимать, для чего существуют  запасы  и  каковы

их относительные  плюсы и минусы. [7]

       Управление   запасом  усложняется   быстро меняющейся  обстановкой,  В

которой  осуществляется  планирование  покупки  и  создания  запаса.  Запасы

всегда кажутся  либо чрезвычайно большими, либо слишком  малыми, либо не  того