Осторожно hot dog

конверте, тем не менее он обязательно указывается  и в письме. Точнее,  перед

письмом после даты:

   Cetrum Collection Agency

   4376 Hollywood Boulevard.

   Los Angeles, California 947651

   Четвертое - это приветствие. "Dear Sir" - если вы не  знаете,  кто  будет

читать   ваше   письмо   там,   куда    вы    его    посылаете;    обращение

"Gentlemen/Gentlemen and Ladies" приемлемо лишь в тех   случаях,  когда  ваше

.письмо  носит уж  совсем  дипломатически-официальный   характер,  а  в  нашем

случае это не годится.

   Пятое - это сам текст.

   Шестое - это подпись. Сюда входят:  пара  теплых  слов  Sincerely  Yours,

Truly Yours, Faithfully  Yours,  Best  Regards,  ваши  имя  и  фамилия  плюс

должность: Sergey Ivanov, the Executive Director.  В  подписи,  как  это  ни

парадоксально, главное - ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным

гербовым  печатям, то на Западе самое важное - подписаться под всем тем,  что

было  написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные,  телефон  или  некий

адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми  часто  не  видно

самого  человека.

   И, наконец, седьмое - это инициалы  того,  кто  это  письмо  отправлял  и

писал: MG/vr. Прописные буквы - это ваши инициалы, а  вторые  две  буквочки,

строчные,- это инициалы,  к примеру,  вашей секретарши,  которая набирала

текст. Вместо "дэш",  что  идет  после  ваших  инициалов,  можно  ставить  и

двоеточие: MG:vr, это большого значения  не  имеет.  Седьмой  пункт  кому-то

покажется  не  особо  существенным,  но   для   щепетильного   американского

бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения  -  напомнить,

кто работал над составлением документа.

   Я обещал рассказать, когда  можно и нужно писать письма  от  руки.  Видите,

не забыл. В принципе  от  руки  можно писать  всегда,  если  у вас черный

стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее

особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо  получается

более интимным, более доверительным, что ли. Вы  демонстрируете  этим,  что

повод, по которому вы пишете, вас волнует.  Это  особенно  важно  учитывать,

если вы - студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец  и  у

вас есть шанс поехать на стажировку,  принять  участие  в  благотворительной

акции или просто отдохнуть в  молодежном лагере. Тогда ваш  "Reference"  даже

желательно писать от руки примерно в таком духе:

   Dear Sir,

   I would be very very grateful to your company if I only could use such  a

wonderful chance to have study practice  in  the  USA  where  I  might  have

improved my English and met new friends...

   Такое послание  выглядит  более  сердечным  и  заинтересованным,  чем,  к

примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее,

преуспевающего  молодого  референта,  чем нуждающегося  в помощи   бедного

студента. Но не забывайте, что все  каноны и форма построения делового письма

'-- "шапка", дата, приветствие,  сам текст и  подпись  -  сохраняются.  Также

учтите, что в английском  языке  уже  давно  не  употребляется  так,  как  в

русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном  в  правую

сторону. На Западе все больше пишут  прямо, печатно, без наклона, а если и  с

наклоном, то в левую  сторону.  Пропись  с  правым  наклоном  тем  не  менее

существует. Ее используют в каких-либо особых,  торжественных  случаях:  при

поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы...

   На Западе (да и на Востоке)  к компьютерам  уже  настолько   привыкли,  что

даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих

из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть

несколько строк. Даже если вы переписываетесь  с человеком, с которым  у  вас

достаточно добрые и дружественные  отношения,  то  и  тогда  соблюдайте  все

принципы деловой переписки. Вот  почитайте  письмо  директора  американского

лагеря отдыха, который относился  ко мне, как к своему сыну:

   October 8, 1992

   Hi, Michael,

   I am asking for your help! We have been advised by  the  Post  Office  to

send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one  addressed

to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.

   Please send us a card or letter as soon as you receive this letter  along

with the date received. We were told that if the address is not the current,

correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed  but

we do not -want to lose it or not have you receive it.

   Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially

the Thomas Family.

   Jeffrey C. Thomas

   Director

   JCT: v

   Как видите - вполне дружеское   письмо;  тем  не  менее   оно  выдержано  в

канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.

   Вернемся к традиционному деловому письму.

   Следующее,  что  надо  сделать  при  составлении   делового  письма,-  это

избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:

   As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of

$16. 49.

   Такие выражения, как  "herewith" и "as  per",  не  создают  ничего,  кроме

излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между  дружеским и

официальным тоном.

   As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.

   Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И

еще. Забудьте в деловой переписке  про все разговорные сокращения. Пишите  не

"don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't", a  "have  not"  и

т.д.

   Учитывая все сказанное,  просмотрите список словосочетаний, которых  лучше

избегать в  деловом  письме:  хотя  эти  выражения  и  часто  встречаются  у

американцев, янки не считают их подходящими  для деловых писем.  Они  слишком

громоздкие и официозные.

   according to our records acknowledge receipt of as to with reference to

   with regard to at hand on hand

   attached please find enclosed please find

   attached hereto enclosed herewith enclosed please find

   beg to inform

   beg to tell

   for your information

   hereby

   heretofore

   herewith

   I have your letter I wish to thank may I ask

   in due course of time in receipt of in the near future in view of

   our Mrs Johnson permit me to say pursuant to

   thank you again thank you in advance thereon

   Все эти слова и словосочетания  взяты  из  архивов  американской  деловой

переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот  еще

список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо

них пользоваться теми, что в правом столбике:

  Вместо

   Пишите

   Advice/ inform

   say/ tell/ let us know

   Along these lines

   like

   On the order of

   as/ according to

   at an early date/ at your earliest convenience

   soon/ today/ next week/ a specific date

   at this. time/ at the present time/ at this writing

   now/ at present

   Check to cover

   check for

   Due to the fact that

   because

   For the purpose of

   for

   Forward

   Send

   Free of charge

   Free

   in accordance with

   According to

   in advance of/ prior to

   Before

   in compliance with

   as you requested

   in the amount of

   For

   In the event that

   if/ in case

   kindly

   Please

   of recent date

   Recent

   Partly

   person/ a specific name

   Subsequent to

   after/ since

   The writer/ the undersigned

  I/ me

   Up to this writing

   untill now А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите,  чем

второй вариант отличается от первого.

   Dear Mr Fergusson,

   With reference to your order for Nashito camcoder we are  in  receipt  of

your check and are returning same.

   I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells  camcoders

to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it  best

to refrain from direct business with private consumers.

   For your information there are many retailers in your vicinity who  carry

Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.

   Hoping you understand.

   Yours truly...

   Ошибка этого варианта  в  том,  что  употребляются   слова  "said"  (здесь:

"упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать,  а вместо

"deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking  forward  to  your

early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for  your  interest

НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите  законченные  предложения:  We

look forward to your early reply: I hope to hear from you  soon:  Thank  you

for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.

   Dear Mr Fergusson,

   We have received your order for Nashito camcoder but  unfortunately  must

return your check.

   As a manufacturer we  sincerely  appreciate  your  interest  in  Nashito.

products. We are therefore enclosing a list of retailers in  your  community

who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy  to  serve

you.

   Sincerely yours...

   Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав

We are sorry или I appreciate, вы создаете  благоприятную деловую  атмосферу.

Никогда  не  обвиняйте  своего  клиента,  используя  выражения  типа:  "your

error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long

overdue bill, your credit rating is in  jeopardy,  то  это  будет  выглядеть

слишком уж агрессивно. Вот более  дипломатичный  подход:  Because  the  $435

balance on your account is now over sixty days past due. your credit  rating

is in jeopardy.

   Для позитивной перспективы  сотрудничества  сохраняйте  естественный  тон

письма. Даже  если  вы  затрагиваете  неприятные  темы,  будьте  тактичны  и

вежливы. В каждом письме адресат должен  видеть  ваши  добрые  намерения,  и

тогда даже бандиту с  большой  дороги  будет  приятно  вести  с  вами  дела.

(Шутка.)

   Любое светское письмо  станет теплее, если вы  напишете  обычное  "please"

или "thank you". Вместо We have received your order лучше написать Thank you

for your recent order,  вместо  безличного  Checking  our  records  we  have

verified the error in your  September  bill  -  Please  accept  our  sincere

apologies for the error in your September hill.

   Вторая  версия  нашего  письма  более  удачна  еще  и  потому,  что   нет

непосредственных претензий к  тому, кто это письмо будет читать. Вежливость -

это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.

   Ваше письмо должно быть  в первую  очередь  ориентировано  на  клиента.  К

примеру, Please accept our apologies  for  delay  является  просто  вежливой

формой. Но We hope you not been seriously inconvienced  by  the  delay  дает

понять, что вы проявляете заботу и  участие в делах вашего клиента.

   Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и  "we",  но

уж если вы их употребляете, то учтите следующее:

   пишите "1" - когда говорите  от себя лично, a "we"  -  когда   говорите  от

лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени  фирмы, как и выражения "our company" - все

это звучит несколько напыщенно, как  если бы отправитель вместо "я" постоянно

называл себя полным именем...

   Внимательнее и не слишком  часто используйте имя адресата  в своем  письме.

Если за этим не  следить,  то  боюсь,  что  ваше  письмо  получится  слишком

снисходительным.

   Теперь сравните еще два  письма и попробуйте определить, что делает второй

вариант более личным.

   Вариант первый:

   Dear Ms Mitchell,

   Having conducted our standard credit-  investigation  we  have  concluded

that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

   We believe that the extant of your current obligations makes  you  a  bad

credit risk.

   As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts

only to those customers with proven ability to pay.

   Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien's

on a cash basis.

   Вариант второй:

   Dear Miss Mitchell,

   I am sorry to inform you that your  application  for  an  Alien's  charge

account has been turned down.

   Our credit department believes that because of your  current  obligations

additional credit might be difficult for you to handle at this time.

   Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We  will

be delighted of course to reconsider your application in the  future  should

your financial responsibilities be reduced.

   Untill then we hope you will continue to  shop  at  Alien's  where  EVERY

customer is our prime concern.

   Sincerely Yours...

   ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

   Хорошее деловое письмо  должно быть хорошо спланировано  и построено. Что я

имею в виду? Вам необходимо заранее  определить все, что вы  хотите  сказать,

отметить самое важное, чтобы  письмо было предельно логичным,  законченным  и

доступным. Набросайте черновой вариант  главных  вопросов.  Перечислите  все

детали, которые вам важны. Проверьте  свой черновик: все  ли  к  месту?  Ведь

адресат должен получить только необходимую  информацию. Для лучшего понимания

фактов, причин и пояснений,  а  также  для  усиления  эмоциональности  можно

воздействовать на клиента  и  некоторой  дополнительной  информацией.  Иными

словами, говорите все, что поможет  вам получить желаемый  ответ.  Только  не

переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы  должны  чувствовать,  когда

надо закончить письмо. Если  оно,  на  ваш  взгляд,  получилось  слишком  уж

коротким, не поддавайтесь искушению  заполнить чистое пространство листа  или

Дополнить предложения. Ошибкой является также  повторение  одной  и  той  же

мысли, пусть она и кажется вам суперважной.

   Если вы уже поблагодарили  своего адресата, то можете испортить  логический

строй письма,  написав  в  конце  "Thank  you  again".  Хотя  могут  быть  и

исключения. Вот как, к примеру,  вполне  вежливо,  тактично и,  я бы  даже

сказал, обнадеживающе меня послали  подальше в одной диснеевской  компании,  в

которую я, четверокурсник иняза, в  свое  время  (вот  был  нахал!)  пытался

влезть.

   Dear Mr. Goldencov,

   Thank  you  for  sending  us  your  resume   regarding   our   employment

opportunities here at the European Creative Center.

   Unfortunately, your  candidature  does  not  correspond  to  any  of  our

available positions. We will however, keep your  name  on  file  for  future

reference.

   Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you

in your job search.

   Kindest regards,

   Pamela Young

   Office Coordinator

   Здесь, как видим, "thank you" повторяется два раза, но,  на  мой  взгляд,

письмо  от  этого  не  пострадало.  Просто  Памела  Янг  в  вежливой  манере

подчеркивает:  ей,  действительно,  было  приятно,  что  на   какой-то   там

французский филиал "Дисней Компани" обратил внимание аж советский (дело было

в 1990 году ) студент.

   Я упоминал о том, что  иногда не повредит некая дополнительная информация.