Осторожно hot dog

Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только  лишь  подчеркнуть,  но  не

ослабить   главную   мысль.   Иначе    приложение    некой    дополнительной

самостоятельной информации может  сбить с  толку  и  увести  в  сторону.  Вот

представьте, что  вы  получаете  письмо  с  давно  просроченным  сообщением,

которое заканчивается:

   Let us take this opportunity to remind you that our  August  Sale  begins

next week with three preview days for our special charge customers.

   Избегайте различных излишеств. К примеру:

   Because my husband's birthday is October 8 I  would  like  to  order  the

threepiece luggage ensemble in your fall catalog.

   В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не

дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

   I have received your invitation inviting me to participate in your annual

Conference.

   Так как  пригласительные   письма  для  того  и  посылают,  чтобы  кого-то

пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так  же  ошибочно  писать  the

green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый  -  это

уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

   А теперь посмотрите на  следующий образец.

   If we cooperate together the project will be finished quickly.

   "Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово "together" не  нужно.  И

вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его  и  пишите.

Так, вместо "as a result" можно написать "because", a вместо "as  otherwise"

- "otherwise".

   "Разговорные"  приставки  "up/on/off..."  не  употребляются   в   деловых

письмах. Пишите не connect up/continue  on,  но  connect/continue...  Не  Mr

Jones handled the job in an efficient manner, a Mr  Jones  handled  the  job

efficiently. Короче и понятнее.

   Сравните два следующих  письма. Обратите внимание на  нагромождение  лишних

слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.

   Вариант первый:

   Dear Ms Tompson,

   I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me  to

make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.

   Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting  on  June  18.  I

feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received

your invitation on June 5 and it  is  not  enough  time  to  prepare  myself

completely for the speech.

   Yours truly...

   Вариант второй:

   Dear Ms Tompson,

   I am pleased with the invitation to speak to the

   National Association of Secretaries.

   Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I  will  not

have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.

   I will be happy to address your organization on another occasion  if  you

give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.

   Sincerely Yours

   Выбрасывая из  письма  лишние  слова  и  повторы,  тем  не  менее  будьте

внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное.  Так,  некоторые  из  желания

быть предельно краткими опускают артикли "the",  "a",  "an"  и  предлоги,  а

получается вот что: Please send order special delivery.

   Единственное,  чего  здесь  добился  приверженец  "телеграфного"   стиля,

опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто  встретить  в

заголовках английских газет  и  журналов),  так  это  резкого  и  безличного

обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order  by  special

delivery.

   Когда вы набираете деловое  письмо на компьютере, всегда  старайтесь, чтобы

оно уместилось в рамках экрана, полностью .было перед глазами  клиента.  Это

особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы

деловой переписки те же.

   НИКОГДА не решайте в  одном письме две проблемы  сразу. Если ваше  послание

содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из  серьезных  вопросов  вы,

скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо,  в  лучшем  случае,  вам

ответят частично, вскользь. Лучше  ставить вопросы так, чтобы вашему адресату

было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").

   Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть  "одноядерным".  Если  вы

только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео-  или

аудиоаппаратуры, то не следует тут  же  предлагать  условия  поставки  оной.

Лучше напишите позже еще одно письмо.

   ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

   Тут, конечно, ваше письмо  имеет большое значение. От него  многое зависит,

и вам надо уметь себя преподнести.

   На что следует обратить  внимание? В первую очередь на  резюме, которое еще

называют "data sheet"  или "vita",  куда  входит  перечисление  всех  ваших

достижений: когда и какую школу, институт  и  прочее  учебное  заведение  вы

закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных  или рабочих

мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете  с  последнего

места работы и заканчиваете самым  первым (с указанием  дат).  Второй  важный

момент - это ваше письмо-запрос, где  вы  -  как  бы  и  продавец,  и  товар

одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но  уже в более

развернутой форме, вы доверительно  рассказываете  о  себе,  о  своем  опыте

работы...  Короче,  стараетесь  понравиться  своему  адресату.  Applications

бывают двух видов. Первый вид -это  письмо-ходатайство. Его вы  пишете,  если

отвечаете  на  объявление  какой-нибудь  фирмы.  В нем обязательно должна

присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это

самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:

   Rebecca Sprau

   2544 South Fruitsnake Road

   Land Haute,- Indiana 54267

   May 4, 1996

   Mr Robert T. Smith, Vice President

   Indiana Petroleum and Electric Company

   1143 Broad Street

   Land Haute, Indiana 47786

   April 25, 1996

   Dear Mr. Smith,

   Having served for the past several years  as  the  sole secretary  of  a

private business, I would like  to  apply  for  the  position  of  executive

secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.

   As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was  directly

responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally

those of  a  'gal  Friday.'  In  addition  to  typing,  filing,  and  taking

dictation,  I  was  responsible  for  scheduling  all  the  Mr   Jordanson's

appointments and telephone-calls.

   Essentially, I did everything  I  could  to  make  Mr  Jordanson's  heavy

responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an  executive

secretary and believe  I  am  prepared  to  anticipate  and  meet  all  your

expectations.

   I  would appreciate  your  giving  me  the  opportunity  to  discuss  my

qualifications in person. I would be happy to come for an interview at  your

convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.

   Sincerely Yours

   Rebecca Spraut

   Вторая разновидность application - это "неходатайственное" письмо. Вы  не

откликаетесь на объявление,  а  сами  ищете  работу  по  совету  или  просто

наудачу. В таком случае ваше письмо все равно  должно  содержать  ссылку  на

источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться  в  данную

компанию. К примеру:

   Dear Sir,

   This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at

the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr.  Robert  Pliner,

suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.

   Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте  рассмотрим,

как составляется резюме.

   Olga Smirnov

   2300 West Fruitbridge Rd.

   Send Terre, Indiana 47811

   (521) 777 12 48

   CAREER OBJECTIVE:

   to obtain a position as an secretary with a large corporation.

   WORK EXPERIENCE:

   March 1995 Secretary, the Benlow Corporation.

   to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.  Responsible  for

general running of the

                             office of small private firms.

   October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,

   March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.

   July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,

   October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.

   EDUCATION:

   September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.

   July 1991 Courses in  typing,.  Filing,  Gregg  shorthand,  and  business

machines operation.

 

                          Central High School, Berne, Indiana.

                          Diploma, July 1989.

   SPECIAL SKILLS:

   typing - 70 w. p.m.

   shorthand - 120 w. p. m.

   Languages - French, Russian

   В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о  том,  какую

работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе

WORK. EXPERIENCE,  начиная  с  последнего  и  заканчивая  самым  первым,  вы

перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с

указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое  время

трудились. Колонка EDUCATION - это, понятно, сведения о  вашем  образовании:

укажите, что и когда вы в свое время с успехом  закончили.  Если  служили  в

армии, то укажите и это под  отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:

   ARMY SERVICE

   May 1981 to June 1983 private

   Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и  не  надо.  Проверять

все равно никто не будет. Ну, а  под  заголовком  SPECIAL  SKILLS  указывайте

все, что вы умеете делать и чем  можете похвастаться:  печатать,  по-испански

говорить, из спортивного лука стрелять...  В  конце  резюме  под  заголовком

REFERENCE  можете  приложить  список  тех,  кто  дал  вам   рекомендательные

письма-характеристики с указанием  имени, телефона или же адреса.  Это  вовсе

не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: "Кто вы и правда  ли

все,  что  написано?".  Просто  ваш  "референс"   будет   выглядеть   вполне

убедительным. Вспомните то, что  я вам уже говорил: все  наши  важные  печати

очень часто не имеют для американцев  никакого  значения.  Хотя  присутствие

печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом  из

серьезного государственного учреждения, посольства, консульства...

   ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ

   Ради Бога, не надо писать  с канцелярской точностью, в  каком году и месяце

вы пошли в школу, вступили в  пионеры, поступили в институт и  так далее.  Все

эти сухие статистические данные уже  есть в вашем резюме.  Основная  же  цель

биографии (если, конечно же, такая  требуется) - это просто  познакомиться  с

вами поближе как с личностью, проверить вашу речь... Вам же нужно всего лишь

расслабиться и написать биографию  в  виде  рассказа,  изложить  свою  жизнь,

возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у  BIOGRAPHY  -  те  же  цели  и

задачи, что и у "апликейшн  форм",- расположить к себе того, кто будет читать

вашу бумагу. Вот посмотрите:

   I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov city,

Ukraine.

   As my father military officer we travelled a  lot  all  of  Soviet  Union

around. So I spent my green years first in East Germany  that  influenced,on

me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to  live  in

Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and  fell

in love with rock music.

   After I finished the school, I failed my enter exams to the  High  School

and joined the Army. Compulsary Army you know.

   In two years my military service was over and I' ve been working  at  the

plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered  the  Minsk

State Pedagogical  Institute(recently  Linguistic  University)  for  Foreign

Languages where I have met my real friends, studied English and French,  was

going for Archery and founded a local student theater and paper...

   Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам  из

"Рейтера". Мы привыкли писать  уж очень казенно и сухо, чего, как  видите,  в

данном случае не требуется.

   Теперь о характеристиках,  или REFERENCE. И вновь забудьте  обо всех  наших

советских  штучках  типа  "Товарища  Иванова  я знаю  как   принципиального

коммуниста,  правильно  понимающего  политику  партии  и  правительства...".

Характеристика, как и иная документация, лучше воспринимается англичанами  и

американцами, будучи подана в несколько  игривом, дружеском  тоне.  Не нужно

быть многословным и скрупулезным в фактах. Следует подчеркнуть  достоинства и

позитивный  опыт  работы,  выделить  определенные  черты  человека.  Короче,

посмотрите сами.

   REFERENCE June 21, 1994

   Ms. Roberta Vasqez

   The Vasqez Travel Agency

   4765 Broadway

   New York, NY 10032

   Dear Ms. Vasqez,

   I am happy to provide the information you requested regarding  Jim  Cash,

with understanding that this information will be confidential.

   Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant  in  my  store

since September 1992.  He  has  always  been  willing  to  work  odd  hours,

including weekends and holidays, and has proven  to  be  a  hardworking  and

trustworthy employee.

   Sincerely Yours,

   Brian Muller

   Proprietor

   Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато  и  вполне

убедительно.

   Следующий подраздел писем-характеристик  -  это  рекомендательные  письма.

Они отличаются от "референс" тем, что если  в  первых  вы  просто  сообщаете

информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы,  естественно,

рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что  без  этого

парня компания просто пропадет. Ну, примерно так:

   Therefore, I can recommend Mr.  Cash,  without  any  hesitation  for  the

position of your travel agency.

   Рекомендательное письмо в принципе только этой деталью  и  отличается  от

"референс", а точнее, вашей  личной рекомендацией в  конце,  как  только  что

было показано в примере. И характеристика, и  рекомендация  должны  включать

обоснование цели письма и перечисление,  по  возможности,  всех  должностных

обязанностей и выдающихся качеств  того, кому  дают  эту  характеристику  или

рекомендацию.

   Таковы основные  принципы  составления  документации,  касающейся  вашего

трудоустройства. Мы  не  затронули  разнообразные  анкеты.  Но  там  от  вас

требуется только поставить крестик  или галочку в нужной клеточке или  писать

только то, о чем конкретно  спрашивается.

   ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ

   Любой человек, мало-мальски   занимающийся  бизнесом  и сотрудничающий  с

заграничными партнерами, хочет  он того или нет, пишет массу  писем-запросов.

Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о  предоставлении  нужной

информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт  и  ваша  вежливость  могут  стать

решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и  правильно

поняли, не забывайте учитывать, что  ваш запрос должен быть:

   а) краток и специфичен: точно по теме;

   б) обоснован;

   в) с законченной аккуратно   изложенной  информацией.  Составляйте  письмо

так, чтобы вашему адресату легко  было на него отвечать. Иначе... Вот видите,

что получилось: