Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Оформление  в службе кадров дел постоянного  и длительного (более 10 лет) хранения включает следующие операции:

    - оформление обложки дела, внесение  необходимых уточнений в реквизиты  обложки дела;

    - подшивка или переплет дела;

    - нумерация листов в деле;

    - составление листа-заверителя дела;

    - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

    Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, опись дел и лист-заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел, пересистематизация документов в деле не производится.

    Дела  постоянного и  длительного хранения подшиваются в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Форма обложки дела дана в приложении 10.1. В конце года в обложку дел вносятся уточнения:

    - при изменении названия организации  и подразделения дописываются  новые названия;

    - в заголовок дела вносятся  дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.);

    - проставляется количество листов  в деле.

    В конце каждого дела подшиваются  чистые бланки форм для заверительного листа, а вначале дела в необходимых  случаях – бланки форм для внутренней описи документов дела.

    Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно по каждому  тому или части.

    Для учета количества листов в деле и  фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (см приложение 10.4).

    Все последующие изменения в состоянии  и составе дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение  новых документов и пр.) отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

    Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и длительного  хранения составляется внутренняя опись документов (см. приложение 10.2). Ее рекомендуется составлять также для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание. Внутренняя опись помещается в начале дела на отдельном листе.

    Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени  важности (см. приложение 10.3).

    В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

      Книга учета сотрудников; приказы  по личному составу; личные  дела или личные карточки; лицевые  счета по заработной плате;  невостребованные трудовые книжки.

    В конце каждой описи указывается  цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

    8.3. Передача дел на архивное хранение.

    Дела  с документами до передачи в архив  хранятся по месту их формирования, т.е. в службе кадров. Руководители и работники отдела кадров, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

    Выдача  дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На выданные дела заводятся карты-заместители дела и берется расписка.

    Изъятие документов из дел постоянного срока  хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии  документа и акта об изъятии подлинника. Передача дел по личному составу в архив осуществляется только по описям.

    Дела  временного хранения (сроком до 10 лет  включительно) передаче в архив, как  правило, не подлежат, а остаются на хранении в отделе кадров и по истечении  установленного срока уничтожаются. Однако в исключительных  случаях эти дела по решению руководства организации могут передаваться в архив по номенклатуре дел.

    Прием каждого дела производится работником архива (лицом, ответственным за архивное хранение) в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи дел постоянного и длительного хранения, сдаваемых в архив, делается соответствующая отметка. Цифрами и прописью в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающих и передающих должностных лиц.

    Хранение  дел службы кадров в архиве организации  производится в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

    Кадровые  документы по личному составу  в архиве организации хранятся обычно отдельно от других групп управленческих документов. Хранение дел службы кадров в архиве организации включает следующие  виды работ:

    - обеспечение сохранности дел;

    - классификацию дел по личному  составу;

    - учет дел по личному составу;

    - создание справочного аппарата  к делам по личному составу;

    - использование документов по  личному составу.

    Сохранность дел. Обеспечение сохранности дел предусматривает целый комплекс работ. Среди них – создание оптимальных условий хранения дел (предоставление для архива по возможности изолированного помещения, его оборудование противопожарными средствами и охраной, наличие специального оборудования для хранения дел, создание определенного температурно-влажностного режима).

    Рациональное  размещение дел предусматривает  раздельное хранение документов постоянного  хранения и документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Поступающие в архив  дела размещаются на стеллажах и в шкафах таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились отдельно. То же – и в отношении документов ликвидированных организаций. В архиве производится топографирование, т.е. стеллажи, полки, шкафы нумеруются для быстрого поиска дел.

    Соблюдение  порядка выдачи дел из архива –  непременное условие обеспечения  сохранности и правильного использования хранящихся документов.

    Проверка  наличия дел и их состояния  выявляет соответствие их фактического наличия количеству дел в описях; при этом обнаруживаются дела, требующие профилактической обработки и реставрации.

    Классификация дел. Классификация дел по личному составу в пределах архива представляет собой их группировку по фондам и коллекциям.

    Архивным (документационным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одной организации. Фонд является основой классификационной и учетной единицей хранения документов архива и дроблению не подлежит. Хронологические границы фонда – это даты образования и ликвидации организации.

    Дела, производство которых велось последовательно  в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены  делопроизводством.

    При ликвидации организации с передачей  ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а не законченные делопроизводством – в состав фонда организации-преемника.

    Личные  дела, если они передавались из одной  организации в другую в связи  с переводом сотрудников, включаются  фонд получившей их организации.

    Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

    Учет  дел. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива, а необходимость ведения и виды вспомогательных документов определяются архивом. Основными учетными документами в архиве являются:

    - книги учета поступления и  выбытия документов – для учета  в архиве каждого поступления  и выбытия документов;

    - лист фонда – для фиксации  изменений в названии фонда,  учета и нумерации описей дел  фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

    - описи дел – для поединичного  и суммарного учета дел.

    Справочный  аппарат. Справочный аппарат к делам по личному составу создается для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также для наиболее полного использования содержащейся в них информации.

    Основная  часть справочного аппарата –  архивные справочники по составу  и содержанию документов, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры.

    Основные  формы использования документов по личному составу следующие:

    - информирование руководства и  структурных подразделений организации,  в составе которой функционирует  архив;

    - информирование других организаций  и исполнение их запросов; исполнение  запросов социально-правового характера.

    Для использования представляются документы  архива, кроме тех, которые могут  нанести ущерб интересам государства  или граждан. Документы службы кадров, отнесенные к составу государственной  части Архивного фонда РФ, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное государственное хранение.

    Архив организации по истечении сроков хранения передает на постоянное хранение кадровую документацию с научно-справочным аппаратом в соответствующий  государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования.

    Организации, чьи документы приему в государственные  архивы не подлежат, уничтожают дела с  истекшими по перечню сроками  хранения без согласования с архивными  органами  при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

    Передача  кадровых документов постоянного хранения в государственный архив, как  правило, производится ежегодно. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся кадровых документов постоянного хранения допускается передача документов один раз в пять лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема  9. УЧЕТНАЯ И СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

    9.1. Табель учета рабочего времени.

    Табель учета рабочего времени позволяет:

• отражать количество отработанных часов отдельным сотрудником;
• фиксировать ежедневное присутствие или отсутствие на рабочем месте по тем или иным причинам;
• рассчитать заработную плату каждого сотрудника организации;
• сделать статистику по затратам рабочего времени.

    Стоит отметить, что табель учета рабочего времени обязаны вести все организации, без исключений. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утвердило две унифицированные формы табеля учета рабочего времени - это Т-12 и Т-13

    Форму Т-12 принято считать универсальной, а вот форму Т-13 принято применять, если в организации установлена автоматическая система контроля рабочего времени.