Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Если  в поступившем документе имеется  ссылка на другие документы, то их подбирают  и передают вместе с поступившими документом.

    3. После предварительного рассмотрения  документы, подлежащие регистрации, регистрируются и передаются для рассмотрения по существу содержащихся в них вопросов руководителям организации и структурных подразделений

    Рассмотрение  документов должно производиться в  кратчайший срок, преимущественно в  день поступления. Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюциях. Как правило, на документах не должно быть больше одной резолюции.

    4. После наложения резолюции документы передаются на исполнение.

    II. Порядок прохождения исходящих документов состоит из:

    - составления проекта документа;

    - его изготовления;

    - согласования;

    - подписания;

    - утверждения (в необходимых случаях);

    - регистрации;

    - отправки.

    До  передачи подготовленного документа  на подпись необходимо проверить  его содержание, правильность оформления, наличие отметок о согласовании и приложений к документу. Одновременно на подпись представляется подборка материалов, на основании которых составляется документ.

    После подписания документы регистрируются и передаются в экспедицию (или секретарю) для отправки. Там их сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документов, соответствие числа экземпляров количеству адресатов и т.п. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

    III. Внутренние документы готовятся, оформляются, исполняются и используются в пределах самой организации. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования – с входящими документами.

    Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной форме. Под расписку могут передаваться контролируемые и наиболее важные документы.

    Передача  документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря. Он делает соответствующую пометку в регистрационной форме. Если нужно передать документ из одного структурного подразделения в другое, то следует поставить в известность секретаря подразделения, в котором зарегистрирован документ. Контролируемые и наиболее важные документы передаются через подразделение, контролирующее исполнение документа, или секретаря учреждения (организации).

    В организациях должен быть налажен  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Это необходимо для определения численности делопроизводственного персонала, технического оснащения процессов документационного обеспечения, уточнения загрузки структурных подразделений и отдельных исполнителей, а также расчета финансовых затрат на этот вид деятельности. Причем используется показатель объема документооборота, под которым понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

    При определении объема документооборота раздельно подсчитывают количество основных документов и число экземпляров (копий), изготовленных средствами размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель – число экземпляров (копий).

    Входящие  и исходящие документы учитывают  в экспедиции при первоначальной обработке или отправке документов.

    Внутренние  документы учитывают по месту  их подготовки или исполнения, каждый документ учитывают однократно.

    Результаты  учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер  совершенствования работы с документами. Это делается в виде сводки.

    Регистрация документов – важный элемент документооборота. Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса и даты с последующей записью о документе в регистрационных формах. Целью регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления (см. приложение 9.2), создаваемые –  в день подписания или утверждения (см. приложение 9.5). При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения в  другое он повторно не регистрируется.

    Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы  руководителя по основной деятельности, приказы по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    Однако  не все документы регистрируются централизованно. Документы специальных систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях, т.е. в местах создания и исполнения документов. Например, распорядительные документы по основной деятельности – в службе ДОУ, финансовые – в финансовом отделе или бухгалтерии, по поставкам и закупкам – в коммерческом отделе и т.д.

    Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному  обеспечению управления и в табеле документов организации.

    Обязательной  регистрации подлежат документы, поступающие  от вышестоящих органов или направляемые в их адрес (см. приложение 9.4), важнейшие  внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы  и пр.), а также обращения граждан. Одновременно утверждается перечень документов, которые могут не регистрироваться (см. приложение 9.3).

    При регистрации документов используется их индексация. Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополняемого индексом дел.

    Индекс  дела состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел (например, 50/2-15, где 50 – номер в пределах массива определенных документов, 2 – условное цифровое обозначение подразделения, 15 – номер дела, в которое будет подшит документ). Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

    7.2. Номенклатура дел: задачи, форма и содержание.

    Номенклатура  дел службы кадров. Документы после их исполнения группируются в дела, содержащие документы, относящиеся к определенному вопросу или участку деятельности организации и подшитые в отдельную обложку.

    Чтобы правильно формировать дела, производится их классификация, которая закрепляется в номенклатуре дел и является списком наименований дел, формируемых делопроизводством и должным образом оформленных.

    В номенклатуру дел включаются все  документы, образуемые в деятельности организации, кроме технической  документации и печатных изданий.

    В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют типовые и примерные номенклатуры дел организаций, не входящих в указанную категорию.

    Разделяют сводную номенклатуру дел организации  и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

    В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, секретарем-референтом составляется одна номенклатура. Сводную  номенклатуру крупной организации  составляет делопроизводственная служба.

    По  форме, структуре и реквизитам сводная  номенклатура дел организации и  номенклатура дел ее структурных  подразделений аналогичны.

    По  окончании делопроизводственного  года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных дел за год по категориям учета и их общее число (см. приложение 9.1).

    Номенклатура  дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура  дел службы кадров составляется для  обеспечения порядка формирования и учета дел службы и выполняет  следующие задачи:

    - распределение исполненных документов в дела;

    - систематизация дел;

    - закрепление индексов дел;

    - установление сроков хранения  дел;

    - служит основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов  на уничтожение дел;

    - является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

    Ответственность за составление номенклатуры дел  службы кадров возлагается на ее руководителя или специально назначенного работника по кадрам в небольших организации.

    В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам дел и срокам хранения, и включается в сводный  проект номенклатуры дел организации.

    В течение делопроизводственного  года служба кадров ведет номенклатуру дел и вносит в нее по согласованию с архивом и службой делопроизводства необходимые изменения.

    Если  в течение года служба кадров не претерпит существенных изменений по структуре, составу и выполняемым функциям, то ее номенклатура дел переутверждается.

    Форма и содержание номенклатуры дел. Номенклатура дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности службы.

    При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться  уставом или положением об организации, положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами по работе, типовыми и примерными перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленному образцу (рис.7.1).

    В графе 1 (индекс дела) номенклатуры дел  проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения  службы кадров и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах службы кадров. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 04-08, где 04 – обозначение службы кадров, о8 – порядковый номер дела по номенклатуре дел), группа цифр отделяется от другой с помощью тире.

    В графе 2 (заголовок дела) располагаются в определенной последовательности заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (ОРД), далее – содержащие плановые и отчетные документы, затем – остальные заголовки по мере убывания сроков хранения документов.