Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным  в течение года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

    При составлении заголовков дел следует  учитывать, что:

    - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

    - заголовок должен быть кратким,  четко и в обобщенном виде  отражать основное содержание  и состав документов дела;

    - не допускается употребление  в заголовках дела неконкретных  формулировок типа «переписка по кадрам», «общая переписка», «разные материалы», и т.п.

    Заголовки дел в процессе их формирования могут  уточняться.

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

    - название вида дела (переписка,  журнал, и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

    - название организации – адресата  или корреспондента документа,  от которого он получен;

    - краткое содержание документа  дела;

    - название местности, с которой  связано содержание документов  дела;

    - даты (период), к которым относятся  документы дела;

    - указание на то, что документы  дела являются копиями.

    Название  вида заводимого дела или разновидности  документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» - в  конце заголовка.

    В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности указываются во множественном числе: «Приказы по основной деятельности за 2009 год. Копии».

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется: «Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров».

    В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название: «Переписка с высшими учебными заведениями  о приглашении на работу выпускников».

    В заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указываются  период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор: «Годовой план повышения квалификации специалистов на 2010 год».

    Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

    В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета  документов.

    Графа 3 (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 (срок хранения и номер статьи по перечню) указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой  на перечни или примерные номенклатуры дел.

    В графе 5 (примечание) помещаются отметки: о незаведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

    При оформлении номенклатуры дел следует  оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут  быть использованы в дальнейшем для  внесения заголовков дел, не предусмотренных  в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

    По  окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись.

    7.3.Формирование дел.

    При оформлении документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

    Основанием  для группировки дел по номинальному признаку служит название их разновидности: приказы, протоколы, акты, справки и т.п.

    При формировании документов по предметно-вопросному признаку за основу берется их содержание: «Документы по вопросам переподготовки кадров».

    Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора: «Протоколы аттестационной комиссии».

    При переписке используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дела помимо корреспондента раскрывается содержание вопроса: «Переписка с органами социального развития по вопросу назначения пенсий».

    Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку: «Переписка с учебными центрами Москвы». Группировка документов за какой-либо определенный период производится по хронологическому признаку: «Квартальные отчеты о работе с кадрами за 2009 год».

    Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, содержательная часть которых соответствует  заголовку дела.

    При оформлении дел документы постоянного и временного хранения группируются отдельно; подлинники отделяются от копий; годовые планы и отчеты – отдельно от месячных и квартальных; утвержденные документы – отдельно от проектов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема  8. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ СЛУЖБЫ КАДРОВ

    8.1. Подготовка кадровых документов к архивному хранению. Экспертная комиссия.

    Подготовка  к последующему хранению и использованию  – завершающий этап делопроизводственного  процесса.

    Делопроизводство  по кадрам также завершается подготовкой  дел службы кадров к передаче в архив организации, а при отсутствии такого архива – к последующему хранению непосредственно в кадровой службе.

    До  передачи исполненных документов в  архив организации они могут  находиться в структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе, на исполнении у исполнителей в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п.

    На  папках должны быть указаны фамилии  инициалы исполнителя. Папки в течение  дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются  в ящик стола или шкаф. Текущая работа документов закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

    Хранение  исполненных документов текущего года осуществляется в специальных  папках- регистрах. Папки – скоросшиватели здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Для длительного хранения пригодны папки с мягкой (шнурками) системой крепления, что позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. Хранение законченных дел в столах запрещается. В текущих архивах подразделений для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и др. Для удобства поиска необходимого дела или документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикреплять к стеллажу, дверце шкафа и пр. В конце года законченные делопроизводством дела сдаются в архив организации.

    Подготовка  к архивному хранению включает в  себя экспертизу научной и практической ценности кадровых документов, предварительно сформированных в дела; оформление дел в службе кадров; описание и уничтожение подлежащих ему дел; обеспечение сохранности дел; передачу их в архив организации.

    Под экспертизой ценности документов понимается отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения.

    Экспертиза  в службе кадров проводится в два  этапа:

    1) при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования;

    2) при подготовке дел к сдаче  в архив организации или к  последующему хранению в службе  кадров.

    Для организации и проведения экспертизы, а также для контроля и оказания практической помощи в этой работе создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации создается приказом ее руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Примерный ее состав: заместитель руководителя организации, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводственной службы или отдела кадров), секретарь-референт.

    Экспертная  комиссия организации в своей работе руководствуется Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федерального архивного агентства нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

    Комиссия  совместно со специалистами должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения  тех документов, срок хранения которых  истек. Негосударственные организации  самостоятельно принимают решения  по экспертизе ценности документов. В тоже время они должны согласовывать свои действия с архивным органом при выделении документов к уничтожению. Экспертная комиссия – совещательный орган, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством организации.

    Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по разным срокам хранения:

    - постоянного хранения в государственных  архивах;

    - временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

    - временного хранения (до 10 лет);

    - подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

    Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  передаются в ведомственный архив. Передача их проводится по описям.

    Дела  временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются с разрешения архивного органа.

    Уничтожение документов и дел оформляется  актом (см приложение 10.5). Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих гриф «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

    Специалисты установили оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве – 3 года, хотя некоторые предприятия  сокращают этот срок до 1-2 лет. После истечения этих сроков решается вопрос, оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

    Определение конкретных сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, проводится по Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом. Нарду с этим перечнем используют номенклатуру дел организации, где также указываются сроки хранения дел.

    По  документам, сроки хранения которых  не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.

    Устанавливать сроки хранения только по их заголовкам нельзя. При подготовке дел к сдаче  в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел.

    В зависимости от значимости документов, устанавливаются сроки хранения в 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет  и «постоянно». Срок хранения в таком  случае определяет сама организация. При  исчислении сроков хранения учитывают только годы, день и месяц хранения значения не имеют.

    Особое  внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров нужно  обращать на дела постоянного и длительного  хранения ( со сроком свыше 10 лет), так  как именно они подлежат сдаче в архив организации. Дела службы кадров сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, а хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения уничтожаются.

    8.2. Оформление дел.

    Оформление  дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел службы кадров проводится ее работниками при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.